Gatilhos do CRM: automação por situação e etapa, e os modelos de e-mail

Atualizado em 22/10/2026

QUANDO (LISTA FECHADA)
Em Situação: Ativar negócio, Ganhar negócio, Perder negócio, Arquivar negócio. Em Etapa: Mudar de etapa. Escolhendo Mudar de etapa aparece Para a etapa, uma lista de etapas agrupada por funil: o gatilho fica preso à etapa escolhida e só dispara quando o negócio entra nela.
Situação conta quando ela é trocada pela tela de mudança de situação do negócio (inclusive ao marcar como perdido). Etapa conta quando o negócio é movido de etapa — arrastando no kanban, pela lista ou pela barra de etapas dentro do negócio. Salvar o formulário de edição do negócio com outra etapa ou outra situação não dispara nada.

ENTÃO DEVERÁ (LISTA FECHADA)
Criar tarefa, Duplicar negócio, Enviar e-mail. Você aponta a tarefa modelo, o funil ou o modelo de e-mail, marca Ativo e, se quiser, escreve uma Descrição.
Criar tarefa copia uma tarefa modelo — a busca do campo só traz tarefas modelo, e dá para cadastrar uma ali mesmo — e vincula a cópia ao negócio e ao cliente dele; tipo, prioridade, responsável e descrição vêm do modelo. Em Para quando? entram quantidade e O mesmo dia, Hora(s) depois, Dia(s) depois, Semana(s) depois ou Mês(es) depois (fechada); com O mesmo dia a quantidade fica desabilitada e a previsão da tarefa fica para hoje, sem hora.
Enviar e-mail usa o modelo e manda para o e-mail do cliente do negócio. Só a mensagem tem as tags trocadas pelos dados: o assunto sai exatamente como foi escrito. O remetente é o e-mail do usuário que fez a mudança.
Duplicar negócio cria um negócio novo no funil escolhido, sempre na primeira etapa dele, copiando itens, anexos e campos extras, com número novo da numeração da loja. Tarefas e histórico não vão junto. O negócio novo aparece com um raio e a indicação de que foi criado por gatilho.

TAGS DO MODELO DE E-MAIL
São seis, fechadas: [total], [negocio], [cliente], [vendedor], [situacao], [data_fechamento] — os botões acima do campo Mensagem inserem cada uma no texto. Valem só no gatilho. A tela Enviar e-mail de dentro do negócio usa outro conjunto: [NOME_USUARIO], [NEGOCIO], [CLIENTE], [VALOR_TOTAL]. Tag de um lado chega escrita como texto do outro.

O QUE COSTUMA DAR ERRADO
O gatilho é da loja em que foi criado: só dispara para quem está atuando naquela loja, e a listagem também é por loja. O mesmo vale para o modelo de e-mail e a tarefa modelo apontados — precisam ser da mesma loja. Gatilho inativo não dispara. Se o cliente do negócio não tem e-mail preenchido, nada sai e nada é avisado. Quando o disparo falha, o negócio muda de situação ou etapa normalmente e nenhuma mensagem aparece. O envio usa o SMTP da empresa quando configurado e não sai se o e-mail do usuário estiver bloqueado. Trocar o nome do gatilho reescreve o nome gravado nos negócios que ele criou.
Modelo de e-mail exige nome, assunto e mensagem. Gatilho exige nome, evento, ativo e a entidade alvo. Cliente e o e-mail dele são do ERP.