Prospecto no CRM: cadastro, importação por planilha e conversão em cliente

O prospecto é o contato que você ainda está tentando conquistar. Ele fica no aplicativo CRM, no módulo Prospectos.

O CADASTRO

Em Prospectos, clique em Adicionar. O formulário é o mesmo do cadastro de cliente: Tipo de cliente (Física, Jurídica ou Estrangeira), Situação, Nome, E-mail, Documento, telefones, Site e Vendedor/Responsável; depois endereços, contatos, limite de crédito, foto, anexos e observações. Só o Nome é obrigatório, o resto pode ser completado depois.

IMPORTAR UMA LISTA

Na tela de Prospectos, em Mais ações, está a opção de importar de uma planilha, com uma planilha modelo para baixar. Você envia o arquivo, indica qual coluna corresponde a cada campo (as que não interessam podem ser marcadas como "Não importar esta coluna") e conclui a importação.

A importação traz os dados gerais e um endereço. Limite de crédito, contatos, foto e anexos continuam sendo preenchidos no cadastro.

Se alguma linha não entrar, o sistema mostra o número da linha e o motivo. Os casos mais comuns são nome em branco e documento já cadastrado. Esse segundo caso costuma assustar porque a mensagem fala em CLIENTE mesmo quando você está importando prospectos: é esperado, porque o bloqueio de documento repetido da conta enxerga cliente e prospecto na mesma base.

A mesma tela também exporta a lista e permite excluir vários prospectos de uma vez.

Importar NEGÓCIOS é outra coisa: outra tela, outra planilha e outras regras, tratadas na fonte de importação de negócios.

CONVERTER NA MÃO

Na lista de prospectos, a ação ao lado do nome transforma o prospecto em cliente na hora. Não nasce um cadastro novo: é o mesmo registro que passa a ser cliente, com os endereços, os contatos e o histórico. As tarefas do CRM ligadas a ele continuam valendo, agora no cliente.

Enquanto não for convertido, o prospecto não aparece nas buscas de cliente da venda, do financeiro e da nota fiscal.

CONVERTER PRECISA DE ACESSO

Converter exige o mesmo acesso de cadastrar cliente. Quem não tem esse acesso recebe "Você não tem permissão para realizar esta ação.". Isso vale para todos os caminhos de conversão, inclusive os automáticos.

OS DOIS CAMINHOS QUE CONVERTEM SOZINHOS

Existem dois, e eles funcionam de formas diferentes. Confundir um com o outro é a origem de quase toda queixa sobre esse assunto.

O PRIMEIRO É MARCAR O NEGÓCIO COMO GANHO.

Esse caminho obedece a um ajuste que fica em Configurações do CRM, no card Negócios, chamado "Converter prospecto em cliente". A lista é fechada e tem três opções: Converter sempre, Perguntar antes e Não converter. Com Converter sempre, a conversão acontece na hora. Com Perguntar antes, o sistema pergunta se você quer converter aquele contato, e só converte se você confirmar. Com Não converter, nada acontece. Enquanto ninguém escolher uma opção, o comportamento é o de Perguntar antes.

Duas ressalvas importantes nesse caminho. A primeira: ele só age quando o contato do negócio ainda é prospecto. Se já for cliente, nada é perguntado e nada acontece, o que é o correto. A segunda: ele dispara quando você troca a situação pela listagem de negócios, pelo quadro de etapas ou pelo painel do negócio. Salvar o formulário do negócio já com a situação Ganho não dispara a pergunta nem a conversão.

O SEGUNDO É GERAR O ORÇAMENTO, A VENDA OU A ORDEM DE SERVIÇO A PARTIR DO NEGÓCIO.

Aqui a conversão é sempre feita, sem perguntar e sem consultar aquele ajuste das Configurações. Ao salvar o documento, o contato passa a ser cliente. Mesmo com o ajuste em Não converter, este caminho converte.

Vale lembrar a regra que vem junto: venda e ordem de serviço só podem ser geradas a partir de negócio já marcado como Ganho, e o orçamento pode ser gerado antes disso.

O QUE COSTUMA DAR ERRADO

"Marquei o negócio como ganho e o contato continua na lista de prospectos." Olhe nesta ordem. Primeiro o ajuste "Converter prospecto em cliente": se estiver em Não converter, é exatamente isso, e não há falha nenhuma. Se estiver em Perguntar antes, a pergunta pode ter aparecido e passado batido, ou a situação foi trocada salvando o formulário do negócio, que não pergunta. Depois confira se quem fez a mudança tem acesso ao cadastro de clientes. De qualquer forma, gerar o orçamento, a venda ou a O.S. converte.

"Para um vendedor converte e para o outro não." Quase sempre é a forma de trocar a situação, um pela listagem e o outro pelo formulário, ou o acesso ao cadastro de clientes.

"Converti sem querer, como volto?" Não volta. Não existe caminho para transformar um cliente de novo em prospecto. Se for o caso, colete a situação e encaminhe.

O cadastro do cliente em si, e o motivo de prospecto e cliente serem o mesmo registro, estão no artigo sobre a diferença entre o CRM e o cadastro de clientes.