CRM: liberação por loja, configurações gerais, backup e API do CRM
Esta fonte trata de como o CRM é liberado, de como ele é configurado e da API do próprio CRM. Cadastro de cliente, produto, orçamento, venda e ordem de serviço continuam sendo do ERP e se respondem pelas fontes do ERP.
O ACESSO AO CRM TEM DOIS NÍVEIS
Este é o ponto que mais gera resposta errada. Ter o CRM na empresa não é a mesma coisa que ter o CRM na loja.
Nível 1, a empresa. O recurso CRM precisa estar vigente no plano da empresa. Sem isso o sistema responde "O seu plano atual não lhe permite utilizar a integração com o CRM. Por favor, contrate outro plano!" e leva a pessoa para a tela de plano.
Nível 2, a loja. Além do nível 1, o CRM precisa estar vinculado à loja em que a pessoa está logada. Sem esse vínculo o sistema responde "Você não possui uma integração ativa com o CRM." e joga a pessoa para a tela de Integrações do CRM. Na própria tela de Integrações a mensagem que aparece é "Esta loja não está integrada ao CRM.".
A tela de Integrações do CRM é justamente quem cria e desfaz esse vínculo, então ela exige só o nível 1. É por isso que a pessoa consegue entrar nela mesmo com o CRM bloqueado no resto do aplicativo.
A CONSEQUÊNCIA PRÁTICA EM CONTA COM VÁRIAS LOJAS
O vínculo é por loja. Cada liberação do recurso CRM ocupa uma loja de cada vez: ao adicionar a integração, o sistema pega uma liberação ainda sem loja e a prende à loja atual; ao remover, devolve essa liberação para o estado sem loja. Se não houver nenhuma liberação livre, a tela responde "Recurso não disponível.".
Por isso o CRM pode abrir numa loja e não abrir na outra dentro da mesma conta. Antes de mandar o cliente para o comercial, pergunte em qual loja ele está e confira o vínculo daquela loja na tela de Integrações do CRM. Muita reclamação de "o CRM sumiu" é troca de loja, não plano.
No período de teste grátis a liberação não fica presa a uma loja: ela vale em qualquer loja da conta, e por isso o sistema também não deixa desfazer o vínculo nesse período: "Não é possível remover integração no período de Teste grátis. Você pode utilizar o recurso livremente durante este período.".
QUAIS TELAS COBRAM O VÍNCULO COM A LOJA
Hoje a exigência do vínculo não está em todo o CRM. Cobram: Funis, Tarefas, Gatilhos, Atributos de negócios, E-mails e a geração dos relatórios do CRM. Não cobram: a tela inicial do CRM, a lista e o kanban de Negócios, as Configurações e a tela de filtros dos relatórios, que abre antes de gerar.
Isso explica um sintoma confuso: o CRM abre, o painel aparece, os negócios aparecem, e o erro "Você não possui uma integração ativa com o CRM." só estoura quando a pessoa clica em Funis, Tarefas ou manda gerar um relatório. É o mesmo problema, não é uma falha isolada daquela tela.
CONFIGURAÇÕES GERAIS DO CRM: BLOCO NEGÓCIOS
Numeração. É o código atual dos negócios desta loja. O próximo negócio usa o número seguinte. Cada loja tem a sua numeração, independente das outras e independente da numeração de pedidos do ERP. Uma loja que nunca definiu nada mostra o maior código já usado nela. O campo aceita só números.
O contador se atualiza sozinho quando o código foi gerado pelo sistema. Código digitado à mão no negócio não mexe no contador.
Se o número seguinte já estiver ocupado por um negócio existente daquela loja, o sistema não trava o cadastro: ele usa o maior código da loja mais um. O mesmo vale para o código digitado à mão que já exista: o sistema troca por um livre em vez de recusar o cadastro. É a razão de o código gerado às vezes não ser exatamente o que a pessoa esperava depois de mexer na numeração.
Converter prospecto em cliente. Três opções: Converter sempre, Perguntar antes e Não converter. Leia a próxima seção antes de responder sobre este campo.
CONFIGURAÇÕES GERAIS DO CRM: BLOCO FUNIS
Funil padrão. É o funil que o sistema carrega ao abrir o painel do CRM e a listagem ou o kanban de negócios, e é o que já vem selecionado ao abrir um negócio novo. Só existe um funil padrão por empresa: marcar um desmarca automaticamente o anterior.
ONDE A CONVERSÃO DO PROSPECTO OBEDECE À CONFIGURAÇÃO E ONDE NÃO OBEDECE
Obedece quando você muda a situação do negócio para Ganho e o cliente do negócio é um prospecto. Aí: Converter sempre converte direto; Perguntar antes mostra a pergunta "Deseja converter o prospecto ... em cliente?"; Não converter não converte nada. Vale tanto na lista quanto no kanban. Atenção ao campo em branco: quem nunca escolheu nada cai no comportamento de perguntar.
Não obedece quando você gera orçamento, venda ou ordem de serviço a partir do negócio. Nesse caminho o prospecto vira cliente sempre, e a configuração não é consultada. Não adianta marcar Não converter para impedir isso.
Então a resposta certa para "configurei Não converter e o prospecto virou cliente assim mesmo" é: alguém gerou um documento a partir do negócio. Não prometa que existe um jeito de desligar essa conversão, porque não existe.
Nos dois caminhos a conversão exige que o usuário tenha permissão de cadastrar cliente. Sem essa permissão a conversão falha, e no caminho do documento a falha aparece como falha ao criar o pedido.
CONFIGURAÇÕES GERAIS DO CRM: BLOCO TAREFAS
Os quatro campos são valores padrão do formulário de nova tarefa, não são travas: o sistema preenche e a pessoa pode trocar na hora.
Tipo e Prioridade preenchem os campos correspondentes da nova tarefa. Data prevista soma à data de hoje o período escolhido. A lista de períodos é fechada: Após 3 dias, Após 5 dias, Após 7 dias, Após 15 dias e Após 30 dias. Entidade define a que a tarefa se liga, e a lista também é fechada: Cliente, Negócio e Prospecto. A Entidade padrão só é aplicada quando a tarefa é aberta solta; se a pessoa cria a tarefa de dentro de um registro, vale o registro de onde ela veio.
Onde os quatro valem por inteiro: na tarefa criada pela tela de Tarefas e no formulário de tarefa do gatilho. Na tarefa criada de dentro do negócio só entram Prioridade e Data prevista: o tipo vem da aba escolhida ali, e a tarefa já nasce ligada ao negócio.
A PREFERÊNCIA DE VISUALIZAÇÃO É DE CADA USUÁRIO
Ver os negócios em kanban ou em lista, e a ordenação do kanban, não são configuração da empresa. Ficam gravadas por usuário e por loja. Por isso a mesma conta abre diferente para duas pessoas, e a mesma pessoa pode ver de um jeito numa loja e de outro na outra. Não há campo nas Configurações do CRM para o master forçar a visão do colega: cada um troca na própria tela.
BACKUP DE DADOS DO CRM
Existe solicitação de backup dos dados do CRM. A tela é a mesma tela de Backup de dados do ERP, apenas filtrada para o CRM, então o roteiro geral de backup é o do ERP. O que muda aqui é o conteúdo.
Os módulos que entram são uma lista fechada: Prospectos (com contatos e endereços dos prospectos), Negócios e Tarefas.
O backup é por loja: sai o que existe na loja em que a solicitação foi feita. Só o usuário master solicita, e quem não é master recebe "Somente o usuário master pode realizar backups!". Há limite de quantidade: "Você não pode realizar mais do que dois backups por semana.".
O arquivo não sai na hora. A solicitação entra na fila, e quando fica pronta a própria tela oferece o download. Cada arquivo tem data de exclusão mostrada na listagem e some depois dela, então oriente o cliente a baixar assim que ficar disponível.
A API DO CRM
O CRM tem API própria, com duas áreas dentro do aplicativo: Documentação e Token.
Os recursos expostos hoje são uma lista fechada: funis, negócios, prospectos, tarefas e tipos de tarefas. Não existe API do CRM para gerar orçamento, venda ou ordem de serviço a partir do negócio.
A API exige dois recursos no plano da empresa. Falta o de API e a resposta é "O seu plano atual não permite integrar com API. Por favor, contrate outro plano!". Falta o de CRM e a resposta é "O seu plano atual não permite integrar com CRM. Por favor, contrate outro plano!". Repare que a API valida no nível da EMPRESA e não exige o vínculo com a loja: a API pode funcionar enquanto a tela do CRM daquela loja continua bloqueada. São checagens diferentes.
As ações principais (listar, cadastrar, editar, visualizar e excluir) ainda passam pelas permissões do usuário do token. Se o token não aponta para um usuário específico, vale o usuário master. Sem permissão, a resposta é "Você não tem permissão para acessar esta funcionalidade.". Ou seja: tirar uma permissão do usuário no ERP derruba a chamada equivalente na API.
A tela de Token dentro do CRM abre a mesma configuração de token da API do ERP, não um token separado do CRM. Nunca peça o token do cliente e nunca repita um token que ele tenha colado. Se ele colar, oriente a gerar um novo por ali. O roteiro geral de API e token do ERP é de outra fonte, não repita aqui.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
"O CRM abre num computador e no outro não." Quase sempre não é computador: é loja diferente selecionada no login.
"Apareceu Você não possui uma integração ativa com o CRM." É o nível 2. O CRM não está vinculado à loja atual. Resolve na tela de Integrações do CRM, adicionando a integração naquela loja.
"O CRM abre mas Funis e os relatórios dão erro." Mesmo caso acima. As telas que não checam o vínculo abrem; as que checam, não.
"Configurei Não converter e o prospecto virou cliente." Foi gerado orçamento, venda ou O.S. a partir do negócio. Esse caminho converte sempre.
"Mudei a numeração e o código veio diferente." A numeração é da loja em que você estava; e se o número já existir naquela loja, o sistema pula para um código livre.
"Meu colega vê kanban e eu vejo lista." Preferência de cada usuário, por loja. Cada um troca na própria tela.
"Pedi o backup e não veio." Confira se quem pediu é o usuário master, se já foram feitos dois backups na semana e se o prazo de exclusão do arquivo anterior não passou.
"A API do CRM devolveu erro de plano." São dois recursos diferentes, API e CRM, os dois no nível da empresa. A mensagem diz qual dos dois faltou.
ONDE ESTE ASSUNTO NÃO FICA
Permissões de usuário dentro do CRM, Meus aplicativos e teste grátis, roteiro geral de API e token do ERP, e o comportamento da conversão do prospecto ao gerar o documento têm fontes próprias. Aponte para elas em vez de reexplicar.