Modelos de documento do RH: contrato e termo do profissional para assinar digitalmente

Isto é sobre gerar documentos para o profissional assinar — contrato de trabalho, termo de admissão, termo de desligamento — a partir do Recursos Humanos. Se você procura os tipos de documento que o candidato envia (RG, CPF, comprovante), é a tela Configurações › Documentos, explicada em outro artigo.

Os modelos de documento do RH são os mesmos modelos do aplicativo de Assinatura Digital. A tela do RH é um atalho para eles: o que você cria aqui aparece lá, e o contrário também. Por isso tudo o que está neste artigo depende de a sua conta ter a Assinatura Digital.

Caminho

  • Recursos Humanos › Configurações › Modelos de documento
  • Para gerar o documento de uma pessoa: Recursos Humanos › Cadastros › Profissionais, abrir o profissional e ir na aba Assinaturas.

Sem a Assinatura Digital

Se a sua conta não tem a Assinatura Digital, a tela Modelos de documento e a aba Assinaturas mostram um convite para contratar, com o link Contrate agora, em vez da lista. Não é erro: é a tela avisando que o recurso depende desse aplicativo.

Criar um modelo

1. Em Modelos de documento, clique em Adicionar.
2. No bloco Identificação, preencha Informe o nome do modelo e, se quiser organizar, escolha uma Pasta.
3. Deixe ligado Modelo ativo para que ele apareça na hora de gerar documentos.
4. Escreva o texto no editor à direita e insira os campos (variáveis) que devem ser preenchidos com os dados de cada pessoa.
5. Clique em Cadastrar.

Na lista, cada modelo tem os botões Visualizar, Editar, Excluir e Gerar documento. As colunas são Nome, Ativo e Criado em.

Gerar o documento de um profissional

1. Abra a ficha do profissional e vá na aba Assinaturas.
2. Clique em Gerar documento.
3. Em Seleção de modelo, escolha o Modelo. A Pré-visualização mostra como ele fica.
4. Em Forma de preenchimento, escolha:
- Quero preencher o documento antes do envio — as variáveis do modelo já vêm preenchidas com os dados do cadastro do profissional; você confere e envia.
- O signatário preenche o documento — você compartilha o modelo por e-mail e a própria pessoa preenche.

Também dá para gerar direto da lista de modelos, pelo botão Gerar documento da linha.

Acompanhar a assinatura

A aba Assinaturas da ficha lista os documentos daquela pessoa, com as colunas Documento, Gerado em e Assinatura (a situação da assinatura). Pelos botões da linha você abre o documento ou reenvia o link por e-mail.

A lista encontra os documentos pelo CPF e pelo e-mail do cadastro do profissional. Se os dois estiverem em branco, nenhum documento aparece ali.

Quando dá errado

  • A tela pede para contratar a Assinatura Digital — a conta não tem esse aplicativo. Os modelos e o envio para assinatura dependem dele.
  • O documento assinado não aparece na aba Assinaturas — confira se o CPF e o e-mail do cadastro do profissional são os mesmos usados no documento.
  • O modelo não aparece para escolher — confira se ele está com Modelo ativo ligado.