Gatilhos e e-mails automáticos do RH: alvos, eventos, variáveis e por que o e-mail não saiu
Um gatilho do RH é uma regra que manda um e-mail sozinho quando algo acontece no aplicativo. Ele é montado na tela de Gatilhos do RH e tem sempre as mesmas partes: nome, ALVO (o cadastro observado), EVENTO (o que precisa acontecer nele), o MODELO DE E-MAIL que será enviado, uma descrição e a chave ativo. O modelo de e-mail é obrigatório: sem escolher um, o gatilho não é salvo. O nome não se repete: se já houver outro gatilho com o mesmo nome, o sistema recusa e avisa que aquele gatilho já existe.
OS SEIS ALVOS
A lista é fechada, não dá para criar outro: Benefícios, Processos de recrutamento, Processos de contratação, Processos de desligamento, Profissionais e Setores. Não existe gatilho de Vaga nem de Time.
OS EVENTOS DE CADA ALVO
Também é lista fechada, e cada alvo só oferece os seus.
Benefícios: adicionar benefício.
Profissionais: alterar o cargo, alterar salário, integrá-lo a um setor.
Processos de recrutamento, de contratação e de desligamento: iniciar processo, cancelar processo, finalizar processo.
Setores: definir o responsável.
QUEM RECEBE O E-MAIL
Sempre a pessoa do registro: o profissional ou o candidato daquele processo, daquele benefício ou daquela alteração. No alvo Setores, quem recebe é o responsável pelo setor. O gatilho não avisa o gestor, não avisa o usuário do sistema e não manda cópia para o RH.
AS VARIÁVEIS DO MODELO
No assunto e no texto do modelo de e-mail você escreve a variável entre colchetes e o sistema troca pelo valor na hora do envio. Cada contexto troca as suas.
Processos: [titulo] [etapa] [fluxo] [situacao] [profissional] [profissional_email] [vaga] [data_inicio] [data_fim] [data_previsao_fim] [responsavel] [responsavel_email].
Profissionais: [email] [profissional] [profissional_email] [admissao] [matricula] [nascimento] [situacao] [genero] [cargo] [setor] [salario].
Benefícios: [beneficio] [beneficio_valor] [beneficio_tipo] [beneficio_desconto] [beneficio_periodicidade] [profissional] [profissional_email] [salario] [admissao] [matricula] [nascimento] [situacao] [genero] [cargo]. Repare que aqui NÃO valem [email] nem [setor].
Setores: [setor] [profissional] [profissional_email].
Uma armadilha: a lista de sugestões que aparece na tela do modelo de e-mail não é igual à que o gatilho troca. [processo_situacao], [processo_inicio] e [processo_previsao_fim] estão entre as sugestões, mas quem troca essas três é o envio manual de e-mail feito a partir do processo — no e-mail do gatilho elas saem escritas. No gatilho, use [situacao], [data_inicio] e [data_previsao_fim].
Variável fora da lista do contexto não é trocada: sai escrita no e-mail do jeito que foi digitada.
OS SETE GATILHOS DE FÁBRICA
No primeiro acesso ao aplicativo, e de novo quando você passa a usar o RH em outra loja, o sistema cria sete gatilhos prontos com sete modelos de e-mail: nova remuneração, novo cargo, alteração de setor, novo benefício, responsável pelo setor, seleção iniciada e candidato recusado. Todos nascem DESATIVADOS. Enquanto ninguém abrir e ativar, nada é enviado.
POR QUE O E-MAIL NÃO SAIU
Na ordem em que costuma acontecer.
1. O gatilho está desativado. É o caso mais comum, justamente porque os de fábrica vêm assim.
2. A pessoa não tem e-mail no cadastro. Em processo, profissional e benefício o envio é abortado em silêncio, sem erro na tela; no alvo Setores, o e-mail simplesmente não chega, também sem aviso.
3. O limite mensal de e-mails da conta acabou. A partir dali nenhum gatilho envia e nada avisa; o valor vem da configuração da conta, não há tela para mudá-lo, então é caso de escalar para o atendimento.
4. No alvo Profissionais o gatilho só dispara na EDIÇÃO da ficha, e só quando o salário, o cargo ou o setor mudam de fato e o campo não fica vazio. Cadastro novo nunca dispara. Benefício é diferente: se o profissional já é cadastrado com o benefício, o gatilho de benefício dispara.
5. Em processo, iniciar processo só vale no momento em que o processo é criado; depois disso apenas cancelar e finalizar disparam, e pelas ações de cancelamento e de mudança de situação. E a situação precisa se chamar Ativo, Cancelado ou Finalizado — situação com outro nome não aciona nada.
6. Em Benefícios, se existir um gatilho amarrado àquele benefício específico, só ele roda e o gatilho genérico fica de fora.
7. Em Setores, setor sem responsável vinculado não dispara. O contrário também vale, e explica o e-mail repetido: com responsável vinculado, QUALQUER gravação do setor dispara de novo, porque o sistema não compara se o responsável mudou.
8. Gatilho e modelo de e-mail pertencem à loja em que foram criados. Trabalhando em outra loja, valem os gatilhos dela.