Configurações do RH: tipos de documento e modelos de e-mail

Duas telas de Configurações, dentro do aplicativo de RH, definem o que o sistema PEDE e o que ele ESCREVE. O que ele FAZ SOZINHO — os gatilhos — tem material próprio, e é para lá que vão as dúvidas de alvo, evento, variável e e-mail que não chegou.

DOCUMENTOS — O QUE O SISTEMA PEDE
Em Configurações › Documentos você monta os tipos de documento que a empresa exige das pessoas.
Essa lista não nasce vazia: na primeira vez que alguém abre o aplicativo, o sistema a cria a partir do catálogo dele, e todos os tipos vêm com Exibir ligado e com Obrigatório e Exigir anexo desligados. Você ajusta dali em diante.
Um tipo não é só um nome: ele pode carregar CAMPOS próprios, e cada campo tem nome, tipo e a marcação de obrigatório ou não. É assim que um tipo "CNH" pode pedir número, categoria e validade, em vez de só receber um arquivo solto.
Cada tipo tem ainda três chaves que mudam o comportamento dele na ficha do profissional:
- EXIBIR — se ele aparece;
- OBRIGATÓRIO — se precisa estar preenchido;
- EXIGIR ANEXO — se, além dos campos, o arquivo em si é obrigatório.
Essas três explicam quase toda dúvida de "por que o sistema está me cobrando isso" ou "por que esse documento sumiu da ficha". Obrigatório e exigir anexo não são a mesma coisa: um cobra o preenchimento, o outro cobra o arquivo.
UM DETALHE QUE GERA CHAMADO: a lista de tipos de documento é POR LOJA. Ao entrar numa loja que ainda não tinha essa configuração, o sistema cria a lista padrão de novo para aquela loja. Quem diz "meus documentos voltaram ao padrão" quase sempre trocou de loja — os ajustes da outra loja continuam lá.

MODELOS DE E-MAILS — O QUE O SISTEMA ESCREVE
Em Configurações › Modelos de e-mails ficam os textos enviados a candidatos e colaboradores ao longo dos processos. Você cria, edita e exclui os modelos, e dispara o e-mail do processo a partir deles.
A lista também já vem com sete modelos de fábrica, cada um ligado a um gatilho — e como os gatilhos nascem desativados, esses textos ficam parados até alguém ligar o gatilho correspondente. Assim como os tipos de documento, os modelos são por loja.
Na criação do texto o sistema oferece GERAR COM IA, que escreve um rascunho para você ajustar. É rascunho: leia antes de enviar.
Quais variáveis o texto aceita, e o que cada uma troca, dependem do contexto do gatilho — está no material de gatilhos e e-mails automáticos do RH.
Não confunda MODELOS DE E-MAILS com MODELOS de descrição, que servem para reaproveitar texto de vaga.

CAMPOS EXTRAS SÃO OUTRA COISA
Não confunda os campos de um TIPO DE DOCUMENTO com os CAMPOS EXTRAS do cadastro, que ficam em Cadastros › Opções auxiliares › Campos extras. Os primeiros pertencem ao documento; os segundos, à ficha do profissional.

O QUE MAIS FICA EM CONFIGURAÇÕES
Portal (a página pública de vagas), os fluxos dos três processos, Gatilhos, Integração e Usuários. Cada um tem material próprio.

O QUE COSTUMA DAR ERRADO
"O sistema está cobrando um documento que eu não quero": alguma das três chaves daquele tipo está ligada. É ajuste da empresa.
"Preenchi tudo e ele continua reclamando": exigir anexo está ligado e falta o arquivo.
"Sumiu um documento da ficha": Exibir foi desligado naquele tipo.
"Meus documentos voltaram ao padrão": você está em outra loja.
"O tipo que eu preciso não existe": crie o tipo; a lista é da empresa.