Tarefas do CRM: cadastro, tipos de tarefa e tarefa modelo

A tarefa do CRM nunca fica solta: é sempre amarrada a um registro, e é por esse vínculo que ela aparece dentro dele.

O QUE O CADASTRO EXIGE
Nome, tipo, prioridade, data prevista, responsável e a entidade dona da tarefa. Faltando um, o sistema diz qual ("A data previsão é obrigatória."). A entidade é lista fechada de três: Cliente, Prospecto ou Negócio. Hora prevista e descrição são opcionais. Nas configurações do CRM dá para deixar tipo, prioridade, entidade e um prazo em dias já preenchidos — é por isso que às vezes o formulário abre com campos prontos.

SITUAÇÃO E RESULTADO
Situação é lista fechada de duas: Pendente e Finalizada, e o próprio formulário da tarefa tem esse campo. Quando você finaliza a tarefa pela lista, o sistema pede o Resultado, também fechado: "Tarefa concluída com sucesso" ou "Não foi possível realizar tarefa", com observação opcional. Finalizada pode ser reaberta. Tanto finalizar quanto reabrir são acesso de editar tarefa.

DENTRO DO NEGÓCIO
A tarefa com entidade Negócio é listada dentro daquele negócio — ela é buscada pela entidade e pelo registro escolhidos no cadastro, e pela loja em que você está. Cadastrada já como Negócio, ela também entra no histórico do negócio; trocar a entidade depois, ou a cópia que o gatilho cria, não geram essa linha de histórico, embora a tarefa continue aparecendo no negócio.

TIPOS DE TAREFA
Cadastro da empresa, não da loja. Exigem nome e ícone ("É necessário informar o nome!", "É necessário informar o ícone!") e não aceitam nome repetido ("Este tipo de tarefa já está cadastrado."). Cada um liga e desliga: o desativado some da lista de escolha, e cadastrar tarefa com tipo inativo devolve "Falha ao salvar tarefa, tipo não encontrado.". Renomear o tipo ou trocar o ícone atualiza as tarefas já cadastradas.

TAREFA MODELO
É outra coisa: um molde de tarefa, com tipo, nome, prioridade, situação, responsável, descrição e anexos. Os modelos ficam em Tarefas › Opções auxiliares › Modelos de tarefas, e também dá para cadastrar um na hora, de dentro do gatilho ou da escolha do modelo.

Para criar uma tarefa a partir de um modelo, vá em Tarefas › Gerenciar tarefas, abra a seta do botão Adicionar e escolha Importar tarefa modelo. Na janela Selecionar modelo de tarefa, busque o modelo: o formulário da tarefa abre preenchido com o que veio dele, e você completa a entidade e a data prevista. Os anexos do modelo entram na tarefa, e remover um deles ali não mexe no modelo.

No gatilho com a ação de criar tarefa, a busca só traz tarefas modelo — tarefa comum não. Quando o gatilho dispara (precisa estar ativo, e o evento é sempre de negócio: mudar de etapa, ganhar, perder, arquivar ou ativar), o sistema COPIA o modelo, amarra a cópia ao negócio do evento e usa o prazo que o gatilho definiu; sem prazo definido, a previsão fica com a data de hoje.

MODELOS DE DESCRIÇÃO
Não existem mais. O botão Modelos que ficava ao lado do campo Descrição saiu do formulário da tarefa. Para reaproveitar um texto, use a tarefa modelo, que já traz a descrição junto.

O QUE COSTUMA DAR ERRADO
Só vejo as minhas: a lista de tarefas traz por padrão só as tarefas em que você é o responsável; ver as dos outros depende de liberação. A tarefa fica na loja em que foi criada, e abrir uma de outra loja responde "Tarefa não encontrada.". Excluir várias de uma vez é só do usuário master — mesmo com uma única selecionada; excluir uma tarefa por vez, não. Anexo vai até 10 MB por arquivo, no máximo 10 arquivos por tarefa, mas ao COPIAR uma tarefa os anexos não vão junto. Agendar compromisso pela tarefa cria registro na Agenda, que é outro módulo. E não existe recorrência, lembrete nem aviso de vencimento: quem cria tarefa sozinho é o gatilho, e uma vez por evento.