Permissões do CRM: negócios e tarefas — quem vê o quê e quem pode mexer

No CRM, quando alguém da equipe não consegue fazer alguma coisa, o caminho é sempre o mesmo, nesta ordem.

1. O CRM está disponível para a sua empresa?
O CRM é um aplicativo à parte e abre por Meus aplicativos. Se ele não aparece para ninguém — nem para o usuário master —, não é permissão: o aplicativo não está liberado para a empresa, e mexer no cadeado não resolve mesmo.
Antes de tratar isso como contratação, abra Meus aplicativos › Ver todos os aplicativos, procure o CRM e veja o que está escrito no botão do card dele. Se estiver Testar grátis, é você mesmo quem liga o aplicativo, na hora, por 7 dias, sem pedido e sem falar com ninguém.
Se estiver Acessar e mesmo assim o CRM não abrir, é porque o teste já foi usado alguma vez ou o prazo dele acabou — aí sim o assunto é contratação, e o comercial trata preço e plano.

2. Onde se libera o acesso do CRM
Dentro do próprio aplicativo, em Configurações › Usuários. O cadeado na linha da pessoa abre as permissões dela; o botão Grupos de usuários, no alto dessa mesma lista, leva aos grupos, e lá o cadeado abre as permissões do grupo inteiro.

Um detalhe que trava muita gente: esse item Configurações › Usuários dentro do CRM só aparece para quem já tem liberado o acesso à tela de Usuários do sistema. Quem não tem, não enxerga por onde liberar nada.

A lista de permissões vem em blocos: Prospectos, Funis, Negócios, Tarefas, Relatórios e Configurações. Em cada tela, a primeira linha é a tela inteira e as de baixo são as ações.

3. Se uma permissão não aparece para NINGUÉM
Aí não é do usuário: ou o aplicativo não está liberado para a sua empresa — e aí vale o passo 1, olhar o botão do card antes de qualquer coisa —, ou aquela permissão está desligada para todo mundo. Não adianta procurá-la pessoa por pessoa.

4. As permissões do CRM que mais geram chamado

  • Acessar de outros funcionários, no bloco Negócios — sem ela a pessoa só enxerga os negócios em que ela é a vendedora ou que ela mesma cadastrou. Vale para a lista, para o funil, para abrir um negócio por link e até para os números do painel do CRM. A queixa que chega é "sumiram os negócios", "o funil está vazio", "só aparecem os meus". Quase sempre é esta.
  • Acessar de outros funcionários, no bloco Tarefas — a mesma coisa do lado das tarefas: sem ela só aparecem as tarefas em que a pessoa é a responsável.
  • Gerenciar negócios — a ação com esse nome, dentro da tela Gerenciar negócios. É ela que abre o painel do negócio, aquela tela cheia com produtos, tarefas, anexos e ações. Sem ela o negócio não abre, mesmo com Listar liberado.
  • Editar, em Gerenciar tarefas — vale também para concluir e reabrir tarefa. Quem tem só Listar consegue ver, mas recebe "Você não tem permissão para acessar esta área." ao marcar a tarefa como feita.
  • Editar ou Adicionar, em Gerenciar negócios — anexar e remover arquivos no negócio depende de ter uma das duas. Tirar só uma não bloqueia os anexos.
  • Adicionar, em Gerenciar tarefas — além da tela de tarefas, é ela que habilita criar tarefa de dentro do negócio. Sem ela, ali o botão fica desativado.
  • Enviar e-mail e Compartilhar WhatsApp, em Gerenciar negócios — são duas liberações separadas, uma não depende da outra. Atenção: a opção continua aparecendo na tela; quem não tem a liberação recebe "Você não possui permissão para realizar esta ação!" ao clicar. Não é falha, é a recusa.
  • Listar de cada tela é o que controla o item de menu: sem ela, o menu correspondente desaparece.

5. Três coisas que NÃO se resolvem por permissão do CRM

  • Marcar o negócio como ganho ou perdido, arrastar o card entre etapas e importar negócios. Não existe liberação separada para nada disso: quem enxerga a tela faz.
  • Desconto e alteração de preço dentro do negócio. Quem manda ali é o acesso do módulo de vendas, não o do CRM. Se o vendedor não consegue dar desconto no negócio, a liberação está nas permissões de vendas. O mesmo vale para cadastrar cliente, produto, serviço ou prospecto de dentro do negócio.
  • Excluir várias tarefas de uma vez. Só o usuário master faz isso, mesmo com a opção de excluir liberada.

6. Depois de mexer
Peça para a pessoa sair e entrar de novo: o acesso só é recarregado no novo login.