O que dentro do CRM é do ERP: prospecto e cliente são o mesmo cadastro
O CRM parece um sistema fechado, mas boa parte do que você usa dentro dele é o próprio ERP. Saber o que é de quem resolve a maioria das dúvidas do tipo "cadastrei aqui e não apareceu lá".
Esta fonte é o mapa dessa fronteira. Ela não reexplica os cadastros do ERP: aponta para eles.
PROSPECTO E CLIENTE SÃO O MESMO CADASTRO
O prospecto não é um cadastro separado que vive dentro do CRM. Ele é um registro do cadastro de clientes do ERP, marcado como prospecto. Cliente e prospecto estão na mesma base, e o que separa um do outro é essa marca.
Isso tem três consequências práticas.
A primeira: o formulário do prospecto é o formulário do cliente, com os mesmos campos, os mesmos endereços, os mesmos contatos e os mesmos anexos. Não há dois cadastros para manter.
A segunda: converter o prospecto em cliente não cria cadastro novo. É o mesmo registro trocando de marca, com o mesmo código, o mesmo histórico, os mesmos endereços e os mesmos contatos. As tarefas do CRM ligadas a ele continuam valendo, agora apontando para o cliente. Por isso também não existe caminho de volta: não dá para transformar um cliente de novo em prospecto.
A terceira: o bloqueio de documento repetido da conta enxerga cliente e prospecto na mesma base. É por isso que a importação de prospectos recusa uma linha dizendo que já existe CLIENTE com aquele CPF ou CNPJ. A mensagem está certa, não é erro de tela.
Como se cadastra, como se importa, como se converte e o que dispara a conversão sozinho está na fonte de prospecto.
AS TELAS QUE ABREM DENTRO DO CRM MAS RODAM NO ERP
Prospectos, inclusive a importação, a exportação, a classificação por estrelas e a conversão.
O cadastro de cliente, inclusive a checagem de documento e de e-mail já usados que acontece enquanto você digita.
Produtos e serviços. Quando você monta os itens do negócio, a busca vai ao cadastro de produtos e de serviços do ERP, e o preço obedece às regras de valor de venda do ERP.
Funcionários. É lá que o vendedor do negócio e o responsável da tarefa são cadastrados, e os nomes que aparecem no negócio levam para a ficha do funcionário no ERP.
Venda, ordem de serviço e orçamento gerados a partir do negócio: o formulário que abre é o do ERP, com as regras e as liberações do ERP.
Compromisso é da Agenda, que é outro aplicativo. Compromisso não é a mesma coisa que a tarefa do CRM.
O QUE É DE VERDADE DO CRM
Funis e etapas. Negócios, com seus itens, sua situação e seu histórico. Tarefas, tipos de tarefa e tarefa modelo. Gatilhos e modelos de e-mail. Campos extras de negócio. As configurações do CRM, o backup do CRM e o vínculo da loja com o CRM. Os relatórios do CRM.
POR QUE ISSO IMPORTA NO DIA A DIA
Quando alguém pergunta como cadastra produto, como muda o preço de venda ou como cria condição de pagamento no CRM, a resposta é a do ERP. Não existe um cadastro de produto do CRM. É a mesma tela, e o que você alterar ali vale no sistema inteiro.
Quando o desconto aparece travado dentro do negócio, a liberação também é a do ERP, no módulo de vendas. Não adianta procurar essa liberação nas permissões do CRM.
Quando alguém diz que o cliente sumiu do ERP, confira antes o contrário: o registro pode estar marcado como prospecto. Prospecto não entra nas buscas de cliente da venda, do financeiro e da nota fiscal, então ele parece ter desaparecido sem ter sumido.
Quando alguém diz que as permissões do CRM não aparecem na tela de permissões do ERP, ele está certo. Elas ficam dentro do próprio aplicativo.
NÃO CONFUNDA COM O PIPEDRIVE
Existe também um aplicativo Pipedrive, que é a integração com o CRM de terceiro de mesmo nome, com as pessoas, as organizações e os negócios de lá. É outro assunto, com fonte própria.