CRM: importar negócios por planilha
Importar negócios é diferente de importar prospectos: outra tela, outra planilha, outras regras. A importação de prospectos é assunto à parte; cliente e produto se importam pelo ERP.
A PLANILHA
O sistema lê a aba que estiver ativa quando o arquivo abre e a linha 1 tem que ser o cabeçalho. Cada coluna é casada pelo TÍTULO, não pela posição — a ordem das colunas pode ser qualquer uma.
Os títulos são estes nove e a lista é fechada: Título do negócio, Data de abertura, Data de fechamento, Cliente/Prospecto, Vendedor/Responsável, Descrição, Funil, Etapa, Situação. Asterisco no fim do título é ignorado; qualquer outra diferença faz a coluna inteira ser descartada sem aviso, e na conferência as linhas aparecem vazias ou desalinhadas. É a causa nº 1 de importação que sobe vazia. Use a planilha modelo do link na tela e não mexa no cabeçalho.
Não vêm produtos, serviços nem valores: o negócio nasce zerado. Dá para vinculá-los linha a linha na conferência, antes de gravar.
LIMITES
Menos de duas linhas: "Nenhum registro encontrado.". Mais de 100 registros: "Não é possível importar mais de 100 registros por arquivo!" É por arquivo — base grande vai em lotes. A contagem é de linhas da planilha, então linha lá embaixo com resto de formatação também conta: apague o que estiver abaixo dos dados.
A CONFERÊNCIA
Antes de gravar, a planilha aparece na tela com os erros marcados linha a linha; não existe planilha de retorno. Linha com erro fica de fora; as boas entram e nada é desfeito.
Data de abertura é obrigatória. Célula formatada como data o sistema converte sozinho; texto fora de dia/mês/ano vira "Data inválida". Cliente/Prospecto, Funil, Etapa e Situação são obrigatórios ("Este campo é obrigatório!"). Funil, Etapa e Situação têm de já existir e são achados pelo nome, ignorando maiúsculas e espaços; sem achar, "Cadastro não encontrado". Título do negócio vazio passa na conferência e só cai no contador de erros do resumo.
O QUE PEGA
Vendedor/Responsável não é obrigatório nem recusa: nome que não bate com usuário ativo é trocado por você, calado.
Cliente/Prospecto não achado na sua loja vira prospecto NOVO, pessoa física, com nome e vendedor. Cadastro de outra loja não é achado; grafia diferente cria outro; e o mesmo nome repetido no arquivo costuma gerar um prospecto por linha. É assim que a base enche de duplicado.
A Etapa é procurada pelo nome em todos os funis, sem conferir com a coluna Funil — nome de etapa repetido entre funis pode cair no funil errado.
Situação Perdido entra já cancelada, motivo Outro. A numeração segue a sequência da loja e, se o número já existir, pula para o próximo livre. No fim aparece quantos entraram e quantos deram erro.