Importar bens por planilha: as colunas, o que o sistema cria sozinho e por que a linha não entra

Importar por planilha é o caminho para trazer o patrimônio de uma vez, sem digitar bem a bem. A tela sai da listagem de Bens, pelo botão Mais ações, opção Importar de uma planilha. Na empresa que ainda não tem nenhum bem cadastrado, o mesmo caminho aparece como Importar meus bens. Atenção: esse Mais ações é o da LISTAGEM. O Mais ações de dentro de um bem já cadastrado é outro e não importa nada.

SÃO DOIS PASSOS, E O SEGUNDO É O QUE DECIDE TUDO
Primeiro você envia o arquivo Excel. A própria tela pede .xlsx e avisa o tamanho recomendado: até 1000 itens na planilha ou 2 MB de arquivo. Planilha maior do que isso, quebre em partes. Enviado o arquivo, o sistema lê as primeiras linhas e mostra uma prévia.
Depois vem o de-para: para CADA coluna da sua planilha você escolhe, num seletor, o que aquela coluna é. Nenhuma coluna pode ficar sem escolha. Se a coluna não interessa, marque Não importar esta coluna. Sem escolher tudo, a tela não deixa avançar.
Cada campo só pode ser usado uma vez. Escolhido numa coluna, ele some da lista das outras — só Não importar esta coluna pode se repetir.
O sistema já tenta adivinhar o de-para comparando o título da sua coluna com o nome do campo. É um chute, e ele erra quando o seu título é diferente. Confira coluna por coluna antes de mandar importar.
A opção Minha planilha possui cabeçalhos vem marcada. Marcada, a primeira linha é descartada. Desmarcada, a primeira linha é tratada como um bem.
Na própria tela existe o link para baixar a planilha padrão. Começar por ela evita quase todo o resto deste texto.
A gravação vai em lotes, um pedaço por vez, e o resumo só aparece quando termina. Não feche a tela no meio.

AS COLUNAS QUE O SISTEMA SABE LER
A lista é fechada. É exatamente isto, com estes rótulos, e nada mais: Código, Nome, Marca, Categoria, Condição, Situação, Número Série, Número Patrimônio, Setor, Funcionário, Data Implementação, Fornecedor, Data Aquisição, Valor, Possui garantia? (Sim ou Não), Data Garantia, Vida Útil, Depreciação (%), Valor Residual, Observação, Cadastrado em, mais a opção Não importar esta coluna.
Cinco aparecem com asterisco e são as obrigatórias: Código, Nome, Categoria, Setor e Data Implementação. Elas precisam de duas coisas: estar apontadas numa coluna do de-para E estar preenchidas na linha. Faltando o apontamento, ou vindo a célula vazia, a linha é descartada e entra na conta de erros sem gerar mensagem nenhuma. O que cada campo significa está na fonte do cadastro do bem, campo a campo; aqui só tratamos da importação.

O QUE O SISTEMA CRIA SOZINHO
Categoria e Setor. Se o nome que vem na planilha não existir ainda, o sistema cadastra a categoria e o setor na hora, já ativos e vinculados às lojas do seu usuário. Você não precisa criar essas listas antes de importar.
A comparação é pelo nome, na empresa inteira, e é exata. Nome com uma diferença mínima (abreviação, singular e plural) não é reconhecido como o mesmo, e o sistema cria mais um parecido — depois você fica com dois setores quase iguais na lista. Já espaço sobrando antes ou depois do nome faz pior: o sistema não acha o setor existente, tenta criar um repetido, não consegue, e a linha inteira cai. Escreva o nome exatamente como já está cadastrado.
A categoria e o setor novos são criados antes de o bem ser gravado. Se aquela linha cair depois, por código repetido por exemplo, a categoria e o setor ficam criados do mesmo jeito.

O QUE ELE NÃO CRIA
Condição e Situação. Essas duas ele apenas procura. Se o nome não bater com uma já cadastrada, o bem entra sem condição e sem situação, e nada avisa você. Cadastre as suas condições e situações antes e escreva na planilha exatamente como estão lá.
Fornecedor. Casa por nome exato com o cadastro de Fornecedores do ERP, o mesmo que você usa no resto do sistema. Não bateu, o bem entra sem fornecedor. Fornecedor novo tem que ser cadastrado antes.
Funcionário. Este é o ponto que mais confunde, e vale ler duas vezes: a coluna Funcionário é casada contra os USUÁRIOS do sistema, não contra o cadastro de Funcionários do ERP. É a mesma lista que o campo Funcionário do cadastro do bem consulta. Se o nome da planilha não for o nome de um usuário, o campo fica em branco, sem aviso. Nome de funcionário que não é usuário do sistema não vai entrar.

TUDO ENTRA NA LOJA ATUAL
Não existe coluna de loja na importação. Todo bem é gravado na loja em que você está no momento em que importa. Se o patrimônio é dividido entre lojas, troque de loja e importe uma planilha por loja.

DETALHES QUE DERRUBAM A IMPORTAÇÃO
Possui garantia? só entende duas palavras, escritas assim mesmo: Sim e Não. S, SIM, X, 1 não valem. Qualquer outra coisa não é lida como sim, e a Data Garantia é limpa junto.
Célula vazia em Código, Nome, Categoria, Setor ou Data Implementação derruba a linha, calada. Não conte com o sistema preencher nada no lugar.
Linhas em branco sobrando no fim da planilha também contam como erro. Se o resumo acusar mais erros do que você esperava, apague as linhas vazias e as sobras abaixo dos dados.
Código já usado por outro bem da mesma loja derruba a linha. A importação não repete código nem sobrescreve o bem que já existe.
Cadastrado em está no de-para, mas não adianta trazer a data antiga: em todo bem novo o sistema grava a data e a hora da importação.
Datas: use o formato da planilha modelo. Célula formatada como data no Excel é lida como dia/mês/ano.
Arquivo que não seja planilha Excel (.xls ou .xlsx) é recusado logo no envio, com a mensagem Este arquivo XLS não é válido..
Foto, arquivo anexo e revisão do bem não entram por aqui. Não existe coluna para eles.
A importação só CADASTRA bens novos. Ela não atualiza bem já existente.

O QUE COSTUMA DAR ERRADO
Terminou com Importados no sistema: 0 e nenhuma explicação. Na maioria dos casos é o de-para: uma das cinco obrigatórias ficou sem coluna apontada, ou ficou marcada como Não importar esta coluna. Quando isso acontece, todas as linhas caem e essa queda não gera mensagem por linha. Volte, refaça o de-para e confira Código, Nome, Categoria, Setor e Data Implementação.
O resumo mostra número de erros mas não mostra quais linhas. É assim mesmo nesta tela: o resumo traz Importados no sistema, Erros na importação e Total. Não espere uma lista de linhas nem uma planilha de erros. Para achar o que caiu, compare a planilha com a listagem de bens depois de importar.
Importou e faltou a primeira linha, ou entrou um bem com o nome da coluna. É a caixinha Minha planilha possui cabeçalhos marcada ao contrário.
Os bens entraram, mas sem condição, sem situação ou sem funcionário. Não é falha da importação: os nomes não bateram com o que existe cadastrado.
Erros contados linha a linha vêm dessas causas: célula vazia numa das cinco obrigatórias, linha em branco sobrando na planilha, código repetido na loja, ou nome de categoria/setor que não bate com o que já está cadastrado.
Importou na loja errada. Não há como corrigir pela planilha; a loja é a que estava ativa na hora da importação.