Categoria, Setor, Condição e Situação: onde cada um vale e o que a exclusão faz com os bens

Os cadastros de apoio do Controle de Bens ficam entre os atalhos da tela inicial do aplicativo, ao lado de Bens, Etiquetas, Relatórios e Usuários: Situações, Condições, Categorias e Setores. Na tela eles parecem iguais. Não são. A diferença entre eles explica boa parte dos chamados desse aplicativo.

CATEGORIA E SETOR VALEM POR LOJA
No cadastro de Categoria e no de Setor existe a aba Lojas, com a lista das lojas às quais você tem acesso e a opção Selecionar todas as lojas. Ao adicionar, todas já vêm marcadas. Essa aba só aparece para quem tem mais de uma loja. Com uma loja só, não há o que escolher e a aba não é exibida.
A categoria e o setor só aparecem para quem está na loja marcada. É essa a explicação de "criei o setor e ele não aparece no cadastro do bem": o setor existe, mas não está vinculado à loja em que a pessoa está trabalhando. A saída é trocar de loja ou editar o cadastro e marcar também aquela loja.
Nos dois cadastros a loja é obrigatória: a tela avisa "Selecione no mínimo uma loja em que esta categoria (ou este setor) ficará disponível" e, se você desmarcar todas, não deixa salvar — aparece a mensagem "Você deve selecionar no mínimo uma loja de acesso.".
Como a lista de lojas do formulário é a das lojas do usuário, pela tela ninguém consegue disponibilizar uma categoria ou um setor para uma loja à qual não tenha acesso.

CONDIÇÃO E SITUAÇÃO VALEM PARA A EMPRESA INTEIRA
Condição e Situação não têm vínculo de loja nenhum. O que você criar vale em todas as lojas da empresa e aparece para todo mundo. Não procure aba Lojas nesses dois: ela não existe.

O NOME É ÚNICO NA EMPRESA
Categoria e Setor não aceitam nome repetido dentro da empresa. Se você tentar, a resposta é: Nome já cadastrado.
Isso vale mesmo quando o cadastro que já existe está em outra loja e você não consegue vê-lo na sua listagem. Nesse caso não crie outro com nome parecido: peça para editar o que já existe e marcar também a sua loja.
Condição e Situação não fazem essa checagem. Nelas o nome repetido passa.

O QUE CADA UM TEM DE PRÓPRIO
Categoria: nome, Depreciação (% anual) e Situação (Ativa/Inativa). O percentual da categoria é levado para o bem quando você escolhe a categoria no cadastro do bem; se o bem já tinha um percentual preenchido, o sistema pergunta antes de substituir. O que é depreciação e como ela aparece nos relatórios é assunto das fontes do cadastro do bem e dos relatórios.
Setor: nome, Responsável (um usuário do sistema, buscado pelo nome) e Situação (Ativo/Inativo).
Condição: só o nome. O significado de cada condição é convenção da sua empresa.
Situação: nome, Cor (obrigatória, escolhida em uma paleta de cores fixa) e Exibir na listagem (Sim ou Não). Uma situação com Exibir na listagem igual a Não faz os bens que a usam sumirem da lista de bens. O bem continua existindo e continua nos relatórios; ele só não é mostrado na listagem. Se um bem "sumiu" e ninguém excluiu, confira a situação dele antes de qualquer outra coisa.

EXCLUIR CATEGORIA, SETOR OU CONDIÇÃO NÃO APAGA BEM
Ao excluir uma categoria, um setor ou uma condição, o sistema primeiro desvincula os bens e só depois apaga o cadastro. Nenhum bem é perdido: eles ficam apenas sem aquele dado preenchido.
Vale lembrar que categoria e setor são obrigatórios no cadastro do bem. Então, na próxima vez que alguém editar um bem que ficou sem categoria ou sem setor, o sistema vai exigir que os dois sejam informados de novo antes de salvar.

EXCLUIR SITUAÇÃO EM USO APAGA OS BENS
Aqui o comportamento é diferente, e é grave. A situação não desvincula os bens antes de ser apagada. Excluir uma situação que está em uso leva junto os bens que estavam com ela, e com esses bens vão as fotos, as revisões e o histórico deles. Não é um risco teórico: é o que acontece.
Antes de excluir qualquer situação, faça assim. Confirme que a situação está com Exibir na listagem igual a Sim, senão os bens dela nem aparecem na lista para você achar. Abra a lista de bens, use a busca avançada filtrando por essa situação e troque a situação de todos os bens que aparecerem. Atenção: a lista de bens mostra só os bens da loja em que você está, mas a situação vale para a empresa inteira — então repita a conferência loja por loja. Só exclua depois que nenhum bem, em nenhuma loja, estiver usando aquela situação.
Se a situação simplesmente não é mais usada no dia a dia, o mais seguro é deixá-la cadastrada e apenas parar de escolhê-la.
Se a exclusão já aconteceu e bens desapareceram, não tente recadastrar por cima nem excluir mais nada. Abra chamado com o suporte informando o nome da situação excluída e a data aproximada, para que a possibilidade de recuperação seja avaliada.

QUANDO UMA LOJA É EXCLUÍDA
Excluir uma loja do sistema tem efeito aqui dentro. Uma rotina de sincronização do Controle de Bens apaga os bens daquela loja e remove a loja das categorias e dos setores. A categoria e o setor continuam existindo para as demais lojas.
Se a loja excluída era a única marcada naquele cadastro, ele fica sem loja nenhuma: some das listagens e não é possível abri-lo nem para editar — ao tentar, aparece "Você não tem permissão para acessar este registro.". E, como o nome continua ocupado na empresa, criar outro com o mesmo nome devolve "Nome já cadastrado.". Nesse caso, use um nome diferente e abra chamado informando o nome do cadastro que ficou preso.

O QUE COSTUMA DAR ERRADO
"Criei a categoria/o setor e não aparece no cadastro do bem": ele está vinculado a outra loja. Confira a aba Lojas do cadastro e a loja em que a pessoa está trabalhando. Isso vem antes de qualquer hipótese de permissão.
"O sistema diz que o nome já existe e eu não vejo esse cadastro na minha lista": ele existe em outra loja da mesma empresa. Edite o que existe em vez de criar outro.
"Sumiu a aba Lojas do cadastro": quem está usando tem acesso a uma loja só.
"Não acho onde vincular a loja na Condição ou na Situação": não existe. Esses dois valem para a empresa inteira, por natureza.
"Os bens sumiram da listagem": primeiro veja Exibir na listagem da situação usada por eles. Só depois pense em exclusão.
"Excluí uma situação e sumiram bens": foi a exclusão. Pare, não mexa em mais nada e escale.

QUAIS EXISTEM NA SUA CONTA
Quem cria as categorias, os setores, as condições e as situações é a própria empresa. Não há como o suporte dizer de fora quais existem na sua conta. Diga o que aparece na sua tela e o atendimento segue a partir daí.

Quem pode ver, criar, editar e excluir esses cadastros é assunto da fonte de permissões do Controle de Bens.