Situações: os status e as automações que eles disparam

Situação é o status pelo qual você acompanha cada registro. Você cria as suas, com os nomes do seu processo. Mas situação aqui não é só rótulo: ela pode DISPARAR AÇÃO. É o ponto que mais surpreende quem usa.

São quatro conjuntos independentes: vendas, assinaturas, recebimentos e eventos. O que você cria em um não aparece nos outros.

O QUE TODA SITUAÇÃO TEM

NOME e COR — o rótulo e a cor do selo na listagem.
PADRÃO — a situação inicial sugerida sempre que um registro novo é criado.
EXIBIR NA LISTAGEM — define se os registros nessa situação aparecem na tela de listagem. Registro que "sumiu da lista" costuma estar em uma situação marcada para não exibir.
A ORDEM se ajusta arrastando as situações na listagem.

AS AUTOMAÇÕES DA SITUAÇÃO DE VENDA

Na situação de venda existe um bloco de automações. Elas rodam no momento em que a venda passa a ter aquela situação:

  • FINANCEIRO — se lança ou não o financeiro ao entrar nessa situação. É o que faz a venda virar conta a receber.
  • NOTA DE SERVIÇO — se a nota fiscal de serviços é gerada ao entrar nessa situação.
  • ENVIO DE E-MAIL — se o link da venda é enviado ao cliente automaticamente ao entrar nessa situação.

Há ainda PERMITE EDIÇÃO, que trava ou libera a edição da venda naquela situação, e EXIBIR NO LINK DE COBRANÇA, que controla se a situação aparece para o cliente no link.

Isso responde a duas queixas frequentes: "o sistema mandou e-mail sozinho" e "apareceu uma conta a receber que eu não lancei". Nos dois casos, quem fez foi a automação da situação escolhida — não a régua de cobrança.

NA SITUAÇÃO DE RECEBIMENTO

A opção principal define se, ao ser selecionada, a situação marca o lançamento como QUITADO ou como PENDENTE. É o que liga o status ao ciclo de cobrança: situação que quita tira a conta da cobrança; situação que deixa pendente mantém.

Existe também um bloco SITUAÇÃO ATRASADO, com nome e cor próprios que passam a valer quando aquele lançamento está atrasado. É a mesma situação se apresentando de outro jeito — não é uma segunda situação.

NA SITUAÇÃO DE ASSINATURA E DE EVENTO

A de assinatura controla se lança e se aparece no link de cobrança. A de evento é a mais simples: nome, cor e exibir na listagem.

CUIDADO PARA NÃO CONFUNDIR

A situação do RECEBIMENTO é um status que você define. A situação do CLIENTE (Novo, Em dia, A vencer, Atrasado) é calculada pelo sistema e não se edita. Mesmo nome, coisas diferentes.

Vale desenhar poucas situações e claras. Lista longa demais faz todo mundo parar de atualizar, e aí o status deixa de significar alguma coisa.