Gestão de Cobranças: o que é e o que tem dentro

Gestão de Cobranças é o aplicativo que avisa o cliente sobre o que ele tem a pagar — antes do vencimento, no dia e depois — por e-mail, SMS e WhatsApp, sem ninguém precisar mandar um a um.

Ele não cria dívida nova. Ele lê os RECEBIMENTOS (as contas a receber) que já existem no financeiro e avisa sobre eles. A cobrança nasce do recebimento já lançado — de uma venda, de uma assinatura ou de um lançamento feito à mão.

COMO CHEGAR

O Gestão de Cobranças é um aplicativo com menu próprio: você entra nele pelo menu de aplicativos do sistema. Lá dentro o menu se organiza assim:

  • COBRANÇAS — Recebimentos, Vendas, Assinaturas, Eventos e Serasa.
  • CADASTROS — Clientes, Itens e Planos.
  • CONFIGURAÇÕES — Réguas, Mensagens, Situações, Meios de pagamentos e Troca de arquivos.
  • ORGANIZAÇÃO — Grupos, Usuários, Lojas, Marca da empresa e Dados da empresa.

Além de Painel, que é a tela de abertura do aplicativo, Relatórios, Área do Cliente e Início, que devolve você ao sistema principal.

As duas telas que montam a cobrança são Configurações › Réguas e Configurações › Mensagens. As cobranças em si ficam em Cobranças › Recebimentos.

O QUE TEM DENTRO

  • RÉGUAS — a sequência de avisos: quando dispara, por qual canal, com qual texto. É o coração do aplicativo.
  • MENSAGENS — os modelos de texto de cada etapa, com tags que viram os dados reais na hora do envio.
  • CLIENTES — o cadastro, com a situação de pagamento de cada um e a régua que se aplica a ele.
  • RECEBIMENTOS — as contas a receber que dão origem à cobrança.
  • VENDAS e ASSINATURAS — o que gera os recebimentos. Assinatura é o contrato que se repete.
  • MEIOS DE PAGAMENTO — os bancos usados para emitir boleto.
  • ÁREA DO CLIENTE — o portal com endereço e visual próprios onde o cliente vê as cobranças dele, tira segunda via do boleto e paga.
  • SITUAÇÕES — os status que você mesmo cria para vendas, assinaturas, recebimentos e eventos.
  • RELATÓRIOS — recebimentos, vendas e assinaturas.
  • ITENS, EVENTOS, PLANOS e CONFIGURAÇÕES completam o módulo.

COMO AS PEÇAS SE ENCAIXAM

Uma venda ou assinatura gera um recebimento. O recebimento tem uma forma de pagamento. A régua está vinculada a formas de pagamento — e só cobra os recebimentos cujas formas estejam nessa lista. Chegando o dia de cada etapa, o sistema envia o texto do modelo daquela etapa pelos canais marcados e registra o envio no histórico do cliente e do recebimento.

Esse encadeamento explica quase toda dúvida de "por que não enviou": em algum ponto dele falta um elo.

POR QUE O APLICATIVO EXISTE

A maior parte do atraso não é falta de dinheiro, é esquecimento. Um lembrete alguns dias antes do vencimento derruba a inadimplência sem desgastar a relação. Cobrar depois de vencido sempre custa mais caro, em tempo e em constrangimento.

DUAS COISAS QUE COSTUMAM SER CONFUNDIDAS

  • Cobrança é o AVISO. Boleto é o MEIO DE PAGAMENTO. Um cliente pode receber lembrete de uma conta que vai pagar em dinheiro, em Pix ou em cartão.
  • O aviso automático não depende de você lembrar de mandar, mas depende de a régua existir, estar ativa e estar vinculada à forma de pagamento daquele recebimento.

E SE NÃO APARECE

Comece pela permissão: o bloco do Gestão de Cobranças pode estar desligado na tela de permissões — para o grupo ou para aquele usuário. Ele não é vendido à parte e não tem teste grátis, então não existe um card de contratação para você mesmo ligar — o que libera o acesso é a permissão.

NÃO É A MESMA COISA QUE O APLICATIVO COBRANÇAS

Existe também um aplicativo mais antigo, chamado apenas Cobranças, bem mais simples: uma tela só, aviso apenas por e-mail e um prazo escolhido de uma lista pronta. Quem usa aquela tela não tem réguas com etapas, nem SMS e WhatsApp, nem Área do Cliente. Se a sua tela é essa, o que vale para você é o material do aplicativo Cobranças, não este texto.