Enviar o boleto ou o link de pagamento por e-mail e WhatsApp a partir do recebimento (envio manual do ERP)
ANTES DE TUDO: ESTE ENVIO NÃO É DO APLICATIVO COBRANÇAS
O que está descrito aqui é o envio avulso, feito por você, de dentro de um recebimento do financeiro do ERP. Você abre a tela, confere o texto e clica em Enviar. Sai um e-mail por vez, para aquele lançamento.
Isso é diferente das outras duas coisas que também mandam cobrança:
O aplicativo Cobranças (o antigo) é uma regra automática: você cadastra uma vez e o sistema roda sozinho, mandando e-mail para quem vence naquele prazo. Você não escolhe o momento e o canal é só e-mail.
A Gestão de Cobranças é a régua com etapas e mais canais.
Se o cliente fala em régua, etapa, disparo automático ou "parou de mandar sozinho", o assunto é um desses dois, não este.
ONDE FICA E POR QUE ÀS VEZES A OPÇÃO NÃO APARECE
A opção está no menu de ações de cada linha, na lista de contas a receber e na de boletos bancários. O nome muda conforme a forma de pagamento do lançamento: "Enviar boleto por e-mail", "Enviar Pix por e-mail" ou "Enviar link por e-mail"; e "Enviar boleto por WhatsApp" ou "Enviar link por WhatsApp".
Ela só aparece quando três coisas são verdade ao mesmo tempo: você está numa lista de contas a receber ou de boletos bancários e o lançamento ainda não foi baixado; a forma de pagamento dele tem boleto, Pix ou cartão marcado; e o usuário tem a permissão Visualizar boleto e link de pagamento. Não é preciso ter conta bancária, carteira ou integração ligada à forma para a opção aparecer.
Atenção a uma diferença: quem controla o que aparece no menu é a permissão Visualizar boleto e link de pagamento, mas o envio em si tem permissão própria no cadastro de perfis (enviar boleto por e-mail e compartilhar por WhatsApp). Por isso é possível ver a opção no menu e, ao clicar, receber "Você não tem permissão para acessar esta funcionalidade." Nesse caso o que falta é a permissão da própria ação, não a de imprimir.
Nas listas de recebimentos que ficam dentro dos aplicativos PagSeguro, Iugu, PagHiper e Mercado Pago a opção de WhatsApp não é exibida; a de e-mail sim.
POR QUE A TELA NÃO ABRE: A LISTA É FECHADA
Antes de abrir, o sistema confere o lançamento. Se algo não bate, ele avisa e não abre. São estes seis motivos, com o texto exato, e não há outros:
"Registro não encontrado!" - o lançamento não existe ou não é da loja em que você está.
"Este lançamento já foi pago!" - recebimento baixado não envia mais nada.
"Este recebimento não está vinculado a uma forma de pagamento cadastrada no sistema!" - o lançamento está sem forma de pagamento.
"A forma de pagamento vinculada não está configurada corretamente!" - a forma não tem boleto, nem Pix, nem cartão marcado. Não há o que mandar.
"Os dados da forma de pagamento não está completo!" - falta preencher os dados do banco na forma: Banco do Brasil pede agência, conta e convênio; Bradesco, Caixa, Itaú e Santander pedem agência e conta; HSBC pede agência e código do cliente.
"Não existe um cliente/pessoa vinculado a este recebimento!" - o lançamento não tem cliente, fornecedor, transportadora ou funcionário. É de quem vem o nome e o contato que a tela preenche.
Configurar a forma de pagamento e resolver recusa do banco não é assunto desta tela: é do material de boletos do Financeiro.
A TELA DE E-MAIL
A janela abre com o título "Enviar boleto por e-mail" mesmo quando o que vai é Pix ou link - o título é fixo, não indique erro por causa dele.
Se a forma de pagamento é de cobrança registrada e a remessa daquele boleto ainda não foi enviada, aparece um aviso vermelho no alto: "Este boleto ainda não foi registrado, você deve enviar o arquivo de remessa para o banco." O aviso não impede o envio, mas é o sinal de que o banco ainda não conhece esse boleto.
Ela abre com tudo preenchido e você só ajusta o que quiser:
Nome (do cliente, do fornecedor, da transportadora ou do funcionário, conforme o lançamento).
E-mail. Vem o endereço do cadastro. O botão de mais adiciona outra linha e o de menos remove. Quando a pessoa tem mais de um endereço disponível (o do cadastro e os contatos com e-mail), aparece uma lista de sugestão ao clicar no campo, mostrando o e-mail seguido do nome e do cargo do contato. Escolhendo um contato na primeira linha, ele passa a ser o contato padrão de boleto daquele cadastro (vale para cliente e fornecedor) e virá sozinho da próxima vez. Se você escolher um endereço que já está em outra linha, o sistema avisa "Este e-mail já foi selecionado!" e limpa a linha.
Responder para. Vem o e-mail do usuário logado. É ele que sai como remetente e é para ele que a resposta do cliente volta. O nome que aparece é o nome fantasia da loja.
Assunto do e-mail e Mensagem do e-mail.
Um campo com o link de pagamento, só para leitura, com botão de copiar. O rótulo desse campo repete o assunto do e-mail - é assim mesmo, não é erro.
E o botão Enviar.
O teto é de três endereços. A tela recusa o quarto com "Não é possível enviar para mais de 3 e-mails!", e mesmo que outros cheguem ao servidor só os três primeiros são enviados. A tela padrão não tem campo de cópia: quem precisa receber junto entra como um dos três endereços.
O envio é um por vez, na ordem da lista. Se um falhar, o processo para ali e a mensagem de erro aparece - os anteriores já saíram, os seguintes não.
O QUE VAI ESCRITO NO E-MAIL
Assunto e mensagem não são inventados pela tela: vêm do modelo de e-mail da sua empresa. O sistema escolhe o modelo pela forma de pagamento: modelo de Boleto bancário quando a forma só tem boleto; modelo de Link de pagamento quando ela tem cartão ou Pix. Sem modelo próprio da empresa, vale o modelo padrão do sistema. Se todo mundo recebe sempre o mesmo texto e você quer mudar, é o modelo que precisa ser editado.
As variáveis que o sistema troca são cinco, e a lista é fechada: [data_vencimento], [valor_total], [descricao_recebimento], [nome_entidade] e [codigo]. Na tela de cadastro do modelo a lista de sugestão mostra só quatro - [nome_entidade] também funciona, mesmo não aparecendo ali. Qualquer outra variável escrita no modelo sai literal no e-mail, do jeito que foi digitada.
O corpo do e-mail é a sua mensagem, depois a linha "Para efetuar o pagamento, acesse o seguinte endereço:" com o endereço, e no fim o rodapé com os dados da loja. Essa linha do endereço só entra quando a forma de pagamento tem boleto, Pix ou cartão.
Se a empresa preencheu um servidor de e-mail próprio (SMTP) nas configurações, o e-mail sai por ele; se não, sai pelo serviço de envio da conta. Isso importa no diagnóstico: SMTP próprio com dado errado derruba o envio.
Mensagens que podem aparecer na hora de enviar: "Este e-mail encontra-se bloqueado!", quando aquele endereço está na lista de bloqueio (o envio para aquele endereço não acontece e o processo para); "Ocorreu um erro ao enviar o e-mail!", que é falha no envio em si; e "Ocorreu um erro ao enviar o e-mail, atualize a página e tente novamente.", que é a verificação de segurança da página - basta recarregar a tela. Há também um limite de requisições por usuário: quem dispara muitos envios em sequência recebe "Limite de requisições excedido!" e precisa esperar.
COMO CONFERIR SE SAIU
Na lista de contas a receber existe uma coluna E-mail, com três estados: Não enviado, Enviado e Visualizado. Ela só aparece na lista depois que pelo menos um lançamento daquela tela teve envio - por isso pode não estar visível numa lista onde nada foi enviado ainda. Passando o mouse, o sistema mostra a data e a hora.
Enviado quer dizer que o e-mail saiu do sistema. Visualizado quer dizer que alguém abriu o link do boleto ou do pagamento fora do ERP - e quando isso acontece o usuário que enviou também recebe uma notificação dizendo que o cliente visualizou o boleto.
Além disso, fica um registro no histórico do lançamento dizendo que foi enviado por e-mail o boleto ou o link, com o número e para quem foi, junto com a data e o usuário que enviou. É por aí que se confere.
A TELA DE WHATSAPP
São dois campos: Número de celular, que vem do cadastro no formato (xx) xxxxx-xxxx, e Texto da mensagem, que vem do mesmo modelo de e-mail. A própria tela avisa que o link vai junto com a mensagem automaticamente.
Confira o número antes de enviar. Se o celular do cadastro estiver sem DDD, o campo mostra XX no lugar dele - e aí é preciso digitar o DDD certo, senão a conversa abre com número errado.
O ponto que mais confunde: o sistema não envia o WhatsApp. Ao clicar em Enviar, ele monta a conversa com o seu texto mais a linha "Para efetuar o pagamento, acesse o seguinte endereço:" e o endereço, e abre o WhatsApp em outra aba com tudo digitado. Quem aperta o enviar é você, no WhatsApp. Se a aba não abriu, provavelmente o navegador bloqueou o pop-up.
Por isso o WhatsApp não marca o recebimento na coluna E-mail nem entra no histórico do lançamento como o e-mail entra.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
"Não aparece a opção de enviar." Na ordem: o lançamento já foi baixado; a forma de pagamento não tem boleto, Pix nem cartão; o usuário não tem a permissão Visualizar boleto e link de pagamento; ou você está na lista de contas a pagar, e não na de receber.
"A opção aparece, mas dá erro de permissão ao clicar." É a permissão da própria ação (enviar boleto por e-mail ou compartilhar por WhatsApp) no perfil do usuário, diferente da de imprimir boleto.
"Cliquei no WhatsApp e abriu a tela em branco, sem número e sem texto." É o mesmo bloqueio que o e-mail mostraria em texto, só que a tela do WhatsApp não exibe o motivo. Clique em enviar por e-mail no mesmo lançamento: a mensagem que aparecer ali é a causa.
"Enviei e o cliente diz que não recebeu." Primeiro confirme que saiu, pela coluna E-mail e pelo histórico do lançamento. Depois: o endereço pode estar bloqueado; a empresa pode estar com SMTP próprio mal configurado; pode ter caído em spam; ou você digitou mais de três endereços e só os três primeiros saíram.
"O texto do e-mail está errado ou desatualizado." É o modelo de e-mail da empresa. Corrija lá, não na tela de envio.
"Mandei o boleto e o cliente diz que o banco não reconhece." O envio não confere se o boleto já foi registrado no banco. Em banco que trabalha por arquivo, o boleto só existe para o banco depois da remessa - é justamente o que o aviso vermelho da tela de envio indica. Isso é assunto do material de boletos do Financeiro.
"O e-mail chegou com o link de outro endereço." O endereço que vai no e-mail é gerado no momento do envio e pode não ser igual ao que o campo de link mostra na tela. Vale o que chegou ao cliente; teste abrindo o link do próprio e-mail.