Cobranças (app antigo) x Gestão de Cobranças: qual das duas você está usando

O ERP tem hoje dois aplicativos de cobrança convivendo, e eles não são a mesma coisa. Esta fonte é sobre o antigo, que aparece só como Cobranças. O outro é a Gestão de Cobranças, o módulo novo, que fica dentro do Financeiro e tem régua de cobrança, envio por WhatsApp e SMS, Área do Cliente e emissão de boleto por bancos. Antes de responder qualquer dúvida de cobrança, descubra em qual dos dois você está. Trocar um pelo outro é o erro mais comum deste assunto.

Quem decide qual dos dois funciona é uma configuração de versão da empresa, gravada pelo próprio sistema. Essa configuração não aparece em tela nenhuma, nem para você. Então a forma prática de descobrir é olhar a tela.

COMO SABER QUAL DOS DOIS VOCÊ ESTÁ USANDO

No aplicativo antigo, a tela inicial de Cobranças tem um bloco só: "Listar cobranças". Se você vê mais de um bloco ali, não é este aplicativo.

A listagem se chama Cobranças e tem estas colunas: Responder para, Assunto, Enviar cobrança, Forma de pagamento e Cadastrado por. As ações por linha são visualizar, editar e deletar, e no topo há Adicionar cobrança e a busca avançada.

O cadastro é um formulário de e-mail e nada mais: Responder para, Assunto, Enviar cobrança (a periodicidade), Forma de pagamento e Mensagem.

Se em vez disso você vê régua, etapas, escolha de canal, horário de envio, Área do Cliente ou seleção de banco, você está na Gestão de Cobranças, e a resposta é a da Gestão de Cobranças, não esta.

O QUE ESTE APLICATIVO FAZ

Ele lê os recebimentos em aberto do seu financeiro e dispara um e-mail de lembrete de pagamento. Só isso.

Ele não emite boleto, não confirma pagamento e não dá baixa. Quando o e-mail traz link de boleto ou de pagamento, quem gerou aquilo foi o financeiro do ERP; o e-mail apenas aponta para lá.

Cada cobrança pertence à loja em que foi cadastrada e só alcança recebimentos daquela loja. Empresa com várias lojas precisa de cobrança cadastrada em cada uma.

O CADASTRO, CAMPO A CAMPO

Responder para: o e-mail que recebe as respostas do cliente. Vem preenchido com o e-mail do seu usuário.

Assunto: o assunto do e-mail. Vem preenchido com "Lembrete de pagamento".

Enviar cobrança: quando disparar, em relação ao vencimento. A lista é fechada e tem quinze opções: 21, 15, 10, 7, 5, 3 e 1 dia antes do vencimento; no dia do vencimento; 1, 3, 5, 7, 10, 15 e 21 dias depois do vencimento. Já vem em "5 dias antes do vencimento".

Forma de pagamento: amarra a cobrança a uma forma de pagamento do financeiro. Com o campo preenchido, só entram no envio os recebimentos daquela forma; deixando em branco, entram os de qualquer forma. Preste atenção na lista que esse campo oferece, porque ela engana: ela é montada pelo lado das saídas, ou seja, traz as formas de pagamento e as que servem para os dois lados, e deixa de fora justamente a forma marcada só como recebimento. É um recorte estranho para uma tela que só olha recebimentos, mas é o que o sistema faz hoje. Este campo apenas pesquisa: para criar uma forma nova, use a tela de formas de pagamento do ERP.

Mensagem: o corpo do e-mail, com as variáveis abaixo. Já vem com um texto de exemplo pronto, que você pode trocar.

O sistema não deixa passar de dez cobranças cadastradas. A contagem é da loja em que você está, embora a mensagem de bloqueio fale em empresa. Se precisar de outra, edite ou apague uma das que existem.

AS VARIÁVEIS DA MENSAGEM

A tela tem o link "Ver variáveis que podem ser utilizadas na mensagem". A lista mostrada é fechada e tem seis: [NOME_ENTIDADE], [DESCRICAO], [DATA_VENCIMENTO], [FORMA_PAGAMENTO], [VALOR_TOTAL] e [NOME_USUARIO]. Escreva com os colchetes.

Há uma sétima que o envio também substitui, embora não esteja nessa lista: [LINK_PAGAMENTO], que imprime um link para o boleto ou para a página de pagamento daquele recebimento no ERP.

COMO O ENVIO ACONTECE

O envio é automático e cada cobrança cadastrada dispara no máximo uma vez por dia. Não existe botão de enviar agora, não existe reenvio manual e não há campo de horário no cadastro. Quando a fila do dia é grande, ela sai em lotes ao longo das execuções.

Para um recebimento entrar no e-mail do dia, ele precisa: estar em aberto, sem baixa; ser um recebimento, não uma despesa; ser da mesma loja da cobrança; ter forma de pagamento informada; e ter o vencimento batendo exatamente com a periodicidade que você escolheu. Se a cobrança tem forma de pagamento amarrada, a do recebimento precisa ser a mesma.

O e-mail vai para o e-mail do cadastro de quem deve: cliente, fornecedor, transportadora ou funcionário, conforme o recebimento. Sem e-mail no cadastro, não sai envio.

Depois de um envio bem-sucedido, o sistema gera notificação ligada àquele recebimento para o usuário que cadastrou a cobrança e, se for outro, também para o usuário que cadastrou o recebimento. E o mesmo recebimento não é considerado duas vezes pela mesma cobrança no mesmo dia.

Uma consequência disso: se o recebimento foi pulado por falta de e-mail no cadastro, preencher o e-mail depois não faz o envio daquele dia acontecer. Ele só volta a ser considerado se outra periodicidade cadastrada bater com o vencimento.

O QUE NÃO EXISTE NESTE APLICATIVO

Esta lista é fechada e é o que mais gera confusão: não existe régua, não existe envio por WhatsApp nem por SMS, não existe Área do Cliente, não existe tela de histórico de envios dentro do aplicativo, não existe escolha de horário, não existe seleção de banco, não existe botão de reenviar e não existe relatório. Tudo isso é da Gestão de Cobranças.

Cuidado com o item do histórico: não ter tela aqui dentro não quer dizer que o envio não deixe rastro. Ele deixa, do lado do ERP, na consulta de envios do recebimento e na própria marca de boleto ou link enviado do recebimento. Quem detalha isso é a fonte do link público de pagamento.

SE A SUA EMPRESA PASSAR PARA A GESTÃO DE COBRANÇAS

A mudança de versão acontece de dois jeitos: alguém da empresa abre a Gestão de Cobranças no Financeiro e conclui o onboarding dela, ou a GestãoClick migra a empresa pelo processo interno. Não há botão na tela do aplicativo antigo para migrar nem para voltar atrás, e a mudança vale para a empresa inteira, não para uma loja só.

A partir daí, este aplicativo antigo para de enviar. Ele não avisa: simplesmente não sai mais e-mail por ele, e a configuração que passa a valer é a régua no Financeiro.

É por isso que o caso "parou do nada e ninguém mexeu em nada" quase sempre é isto. Se ninguém alterou cobrança, ninguém apagou nada e os e-mails cessaram de um dia para o outro, verifique se apareceu a tela nova de régua no Financeiro. Se apareceu, os envios passaram a sair de lá, e é lá que você configura.

Na migração, as suas cobranças antigas viram etapas da régua nova, com o mesmo assunto, a mesma mensagem e a mesma periodicidade, e chegam só com e-mail ativo: WhatsApp e SMS ficam desligados até você ligar. Cobranças antigas com a mesma periodicidade viram uma etapa só. As formas de pagamento que estavam amarradas em cada cobrança passam a valer para a régua inteira, não etapa por etapa. Os cadastros antigos não são apagados pela migração.

O APLICATIVO É LIBERADO POR LOJA

O acesso é validado por loja, não por empresa inteira. Se em uma loja a tela abre e em outra aparece aviso de plano, é isso: a liberação está em uma loja e não na outra. Quem trata liberação é o comercial.

O QUE COSTUMA DAR ERRADO

Cadastrei e não sai e-mail nenhum. A causa quase sempre está no recebimento, não na cobrança: recebimento já baixado, sem forma de pagamento informada, de outra loja, com vencimento diferente da periodicidade escolhida, ou de forma de pagamento diferente da que você amarrou na cobrança. Vale checar também se o recurso de cobranças continua válido no plano: recurso vencido interrompe o disparo automático.

O cliente não recebeu, mas outros receberam. Olhe o cadastro dele: sem e-mail no cadastro de cliente, fornecedor, transportadora ou funcionário, aquele recebimento é pulado em silêncio.

A forma de pagamento que eu quero não aparece no campo do cadastro. É o recorte da lista, explicado acima: ela sai pelo lado das saídas, e a forma marcada só como recebimento fica de fora. Não adianta procurar de outro jeito na tela. Enquanto isso, deixe o campo em branco: sem forma amarrada, a cobrança considera os recebimentos de qualquer forma de pagamento.

No filtro da busca avançada também não acho a forma que amarrei. É esperado, e pelo mesmo motivo: o filtro usa exatamente o mesmo recorte do cadastro, então o que não aparece em um não aparece no outro. Isso não afeta o envio. Para conferir qual forma está valendo, abra a cobrança.

Parou de enviar sozinho. Veja a seção da mudança de versão acima.

ONDE CADA COISA SE RESPONDE

Forma de pagamento, recebimento e cadastro de cliente são conceitos do ERP e se explicam nas fontes do ERP. Deste aplicativo são só as telas de cobrança: a tela inicial, a listagem, o cadastro, a edição e a visualização.

Gestão de Cobranças, régua, WhatsApp, SMS, Área do Cliente e boleto por banco se respondem pela pasta da Gestão de Cobranças.

Quem pode listar, cadastrar, editar e excluir cobrança está na fonte de permissões desta pasta. O endereço que o cliente recebe, o erro que aparece para ele e a prova de envio e de visualização estão na fonte do link público de pagamento.