Cobranças (aplicativo antigo, por e-mail): cadastrar a cobrança — os 15 prazos, a mensagem, as variáveis e o limite de 10
ANTES DE MAIS NADA: EXISTEM DUAS COBRANÇAS
O GestãoClick tem hoje dois produtos com o nome "cobrança", e confundir os dois é o erro mais comum deste assunto.
Este documento é do aplicativo Cobranças, a versão 1: o antigo. Ele faz uma coisa só, e faz automaticamente: envia lembrete de pagamento por e-mail, em massa, a partir dos recebimentos do seu financeiro. A tela principal é uma listagem chamada Cobranças, com as colunas Responder para, Assunto, Enviar cobrança, Forma de pagamento e Cadastrado por, e um botão Adicionar cobrança.
O outro produto é a Gestão de Cobranças, a versão 2: novo, fica dentro do Financeiro, trabalha com régua de etapas, mais de um canal (e-mail, WhatsApp, SMS) e área do cliente. Se o que você vê na tela é régua, etapas ou envio por WhatsApp/SMS, você está na Gestão de Cobranças e este documento não vale para você.
Como saber qual é a sua: pela tela. Se a sua tela é uma listagem simples de cobranças com aquelas cinco colunas e o cadastro tem cinco campos, é o aplicativo antigo. Por baixo, o que decide é uma configuração da empresa: versão 1 é este aplicativo, versão 2 é a Gestão de Cobranças. Isso importa na prática: o envio automático deste aplicativo só roda para empresa marcada como versão 1. Se a sua empresa foi migrada para a Gestão de Cobranças, o cadastro e o envio passam a ser feitos lá.
O QUE É UMA COBRANÇA AQUI
Uma linha da listagem é uma regra de envio, não um e-mail avulso. Ela guarda um prazo, uma forma de pagamento e um texto de e-mail. Todo dia o sistema pega essa regra, procura no financeiro os recebimentos em aberto que casam com ela e dispara um e-mail para cada um, usando o e-mail cadastrado do cliente (ou fornecedor, transportadora ou funcionário, conforme quem está no recebimento).
Cadastrar a cobrança é, portanto, escrever uma regra que vai valer para muitos recebimentos, não escrever uma mensagem para um cliente específico.
ANTES DE CADASTRAR: A FORMA DE PAGAMENTO
Este é o passo que quase todo mundo pula, e ele tem uma armadilha. O formulário não deixa você digitar uma forma de pagamento livre: ele busca as formas já cadastradas no financeiro do ERP. Só que a lista que ele oferece é montada pelo lado das saídas. Na prática, ela traz as formas de pagamento e as que servem para os dois lados, e deixa de fora justamente a forma marcada só como recebimento.
É um recorte estranho para uma tela que só olha contas a receber, mas é o que o sistema faz hoje, e é a explicação de "a forma que eu uso não aparece aqui". A boa notícia é que isso não trava nada: o campo é opcional. Deixando em branco, a cobrança passa a considerar recebimentos de qualquer forma de pagamento.
Forma de pagamento é cadastro do ERP, não deste aplicativo. Criar ou corrigir forma é na tela de formas de pagamento do ERP.
OS CINCO CAMPOS DO CADASTRO
Responder para. Já vem preenchido com o e-mail do usuário que está logado. É o endereço que recebe a resposta quando o cliente responde o e-mail de lembrete. Se quem cadastrou não é quem atende o financeiro, troque aqui, senão a resposta do cliente vai para a pessoa errada.
Assunto. Já vem preenchido com "Lembrete de pagamento". É o assunto do e-mail que o cliente vê na caixa de entrada. É o único campo que o servidor confere no salvamento: sem ele, a resposta é "É necessário informar o campo assunto.". Guarde este detalhe: na hora do disparo, o sistema exige três campos preenchidos, o assunto, o responder para e a mensagem. Cobrança que ficou sem um deles simplesmente não manda nada, e ninguém avisa.
Enviar cobrança. É o prazo, e é o campo que define tudo. Ao adicionar, ele já vem em "5 dias antes do vencimento". Na edição, vem o que está salvo.
Forma de pagamento. Amarra a cobrança a uma forma de pagamento. Com ela preenchida, só entram no envio os recebimentos daquela forma — é assim que você faz, por exemplo, uma cobrança só para boleto sem mexer nos recebimentos em dinheiro. Em branco, entram os de qualquer forma. Este campo não é obrigatório para o envio funcionar; quem precisa ter forma de pagamento é o recebimento, lá no financeiro.
Mensagem. É o corpo do e-mail. Já vem com um texto padrão, que é este: "Olá [NOME_ENTIDADE]," na primeira linha, "Este é um lembrete de pagamento com vencimento em [DATA_VENCIMENTO] no valor de R$ [VALOR_TOTAL]." na segunda e "Atenciosamente, [NOME_USUARIO]." na terceira. Você pode reescrever tudo, desde que mantenha as variáveis que quiser aproveitar.
OS 15 PRAZOS (LISTA FECHADA)
A lista do campo Enviar cobrança é fechada. Não existe campo para digitar um número de dias, não dá para pedir 2 dias, 30 dias ou 45 dias. São exatamente estas 15 opções, nesta ordem:
21 dias antes do vencimento
15 dias antes do vencimento
10 dias antes do vencimento
7 dias antes do vencimento
5 dias antes do vencimento
3 dias antes do vencimento
1 dia antes do vencimento
No dia do vencimento
1 dia depois do vencimento
3 dias depois do vencimento
5 dias depois do vencimento
7 dias depois do vencimento
10 dias depois do vencimento
15 dias depois do vencimento
21 dias depois do vencimento
O prazo é lido em relação ao dia de hoje. "5 dias antes do vencimento" procura os recebimentos que vencem daqui a 5 dias. "5 dias depois do vencimento" procura os que venceram há 5 dias. "No dia do vencimento" procura os que vencem hoje. É sempre um dia exato, não é um intervalo: um recebimento que venceu há 4 dias não entra na cobrança de 5 dias depois.
UMA COBRANÇA, UM PRAZO. E O LIMITE DE 10
Cada cobrança tem um único prazo. Não existe marcar dois prazos na mesma cobrança. Quem quer avisar antes e cobrar depois precisa de mais de uma cobrança cadastrada: uma para "3 dias antes", outra para "no dia do vencimento", outra para "5 dias depois", e assim por diante. Cada uma com o seu texto, se você quiser textos diferentes (e normalmente você quer: lembrete antes do vencimento e cobrança depois do vencimento não se escrevem igual).
Daí vem o teto. São no máximo 10 cobranças, contadas na loja em que você está trabalhando (a mensagem do sistema fala em empresa, mas a conta é da loja). Quando você chega nesse número, o sistema recusa com esta mensagem: "Não é possível cadastrar mais do que 10 cobranças por empresa." Repare que a recusa acontece antes: no limite, a tela de adicionar nem abre, já devolve o aviso. Para cadastrar outra, exclua ou reaproveite (edite) uma das existentes. Dez prazos cobrem bem mais do que a maioria das empresas usa, então na prática o teto só aparece quando alguém cadastrou cobranças duplicadas por engano.
AS VARIÁVEIS DA MENSAGEM: SÃO SETE
Variável é o pedaço do texto que o sistema troca pelo dado real do recebimento na hora do envio. Escreva sempre com os colchetes e exatamente como está aqui, tudo em maiúsculas e com underline. Se você escrever errado (sem colchete, com acento, em minúsculas, [DATA VENCIMENTO] com espaço), o sistema não reconhece e o texto sai literal no e-mail do cliente, do jeito que você digitou.
O formulário tem um link chamado "Ver variáveis que podem ser utilizadas na mensagem" que abre uma janela com as variáveis. Essa janela lista seis. O envio, na verdade, substitui sete. Estas são as sete:
[NOME_ENTIDADE] - nome do cliente, fornecedor, transportadora ou funcionário do recebimento.
[DESCRICAO] - descrição do recebimento.
[DATA_VENCIMENTO] - data de vencimento do recebimento.
[FORMA_PAGAMENTO] - forma de pagamento do recebimento.
[VALOR_TOTAL] - valor total do recebimento.
[NOME_USUARIO] - o nome do usuário que cadastrou a cobrança.
[LINK_PAGAMENTO] - esta é a sétima. Não aparece na janela de variáveis, mas funciona.
Vale insistir na sétima, porque ela é a mais útil e quase ninguém sabe que existe. [LINK_PAGAMENTO] não imprime um endereço em texto: vira um link clicável dentro do e-mail. E preste atenção em como o sistema escolhe o destino, porque a regra é mais crua do que parece: ele olha uma coisa só, se a forma de pagamento do recebimento está marcada como cartão. Se estiver, o link sai como "Visualizar link de pagamento" e leva para a página de pagamento. Em todos os outros casos, sai como "Visualizar boleto de pagamento" e leva para o boleto.
A armadilha está aí: forma marcada só como Pix cai nesse "todos os outros casos" e o link vai para a página do boleto, que recusa a forma e devolve ao seu cliente "Este lançamento não está disponível!". Se a sua cobrança é de recebimentos em Pix, tire a variável do texto: abaixo da sua mensagem o próprio sistema já acrescenta uma linha de endereço de pagamento, e essa respeita a marcação da forma. Se você usar a variável de qualquer jeito, o e-mail vai com dois endereços, o seu e o do sistema, e eles podem abrir páginas diferentes.
Duas observações sobre o texto. [NOME_USUARIO] é o nome de quem cadastrou a cobrança, e ele fica gravado na cobrança: editar a cobrança depois não troca esse nome, então, se a pessoa saiu da empresa, a assinatura continua saindo com o nome dela — nesse caso, escreva o nome direto na mensagem no lugar da variável. E o valor entra só como número: o "R$" do texto padrão é digitado por você, faz parte da mensagem.
DEPOIS DE SALVAR: LISTAGEM, EDIÇÃO E EXCLUSÃO
Tudo se resolve na listagem. Cada linha tem três ações: visualizar (mostra Responder para, Assunto, Enviar cobrança, Forma de pagamento, Cadastrado por e a mensagem, só para leitura), editar e excluir. Editar abre o mesmo formulário do cadastro, já preenchido, e a alteração vale a partir do próximo envio. Excluir pede confirmação ("Deseja remover esta cobrança?") e é definitivo.
Não existe botão de pausar: o cadastro não tem campo de ativar/desativar. Se você precisa parar os envios de uma regra, o caminho é excluir — e, se pretende voltar com ela depois, guarde antes uma cópia do texto da mensagem, porque a exclusão não tem volta.
A listagem tem busca avançada com quatro filtros: Responder para, Assunto, Forma de pagamento e Periodicidade (que é a mesma lista fechada dos 15 prazos). O filtro Forma de pagamento usa exatamente o mesmo recorte do campo do cadastro, aquele das saídas: se a forma não aparece em um, também não aparece no outro. Quando isso acontecer, busque pelo assunto ou pela periodicidade, que dá no mesmo, e confira a forma abrindo a própria cobrança.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
"Cadastrei e não chegou e-mail nenhum." A causa mais comum é não existir recebimento casando com a regra naquele dia. O envio exige, ao mesmo tempo: ser um recebimento (não um pagamento), estar em aberto (não baixado), vencer exatamente na data que o prazo aponta e ter forma de pagamento no recebimento — e, se a cobrança tem forma amarrada, ser aquela mesma. Se o recebimento já foi baixado, ele não é mais cobrado, e é isso que você quer.
"Não chega para alguns clientes." Quem não tem e-mail no cadastro não recebe. O e-mail sai para o endereço do cadastro do cliente, fornecedor, transportadora ou funcionário ligado ao recebimento. Cadastro sem e-mail é pulado em silêncio.
"Chegou só para uma parte da lista." Cada cobrança é processada uma vez por dia e o envio sai em lotes; quando o dia tem muitos recebimentos casando com a regra, o restante segue nas execuções seguintes. O mesmo recebimento não é cobrado duas vezes pela mesma cobrança no mesmo dia.
"A forma de pagamento que eu quero não aparece." É o recorte da lista, explicado lá em cima: ela sai pelo lado das saídas e deixa de fora a forma marcada só como recebimento. Não é erro de cadastro nem de permissão. Deixe o campo em branco e a cobrança considera qualquer forma.
"Funcionava e parou do nada." Duas causas reais. A primeira: a empresa foi migrada para a Gestão de Cobranças. Aí este aplicativo para de enviar mesmo com tudo cadastrado, e o trabalho passa a ser feito na régua da Gestão de Cobranças. A segunda: o acesso ao aplicativo não está liberado para aquela loja — a validação é por loja, então pode abrir numa e avisar de plano em outra; nesse caso a própria tela deixa de abrir e o sistema mostra um aviso ao entrar. Fale com o suporte para entender a situação da sua conta.
"O e-mail saiu com [NOME_ENTIDADE] escrito." Variável digitada errada. Compare com a lista das sete acima, letra por letra, e confira os colchetes.
"Quero cobrar de 2 em 2 dias" ou "quero 30 dias depois". Não dá: os prazos são os 15 da lista e nada além disso. O que dá para fazer é combinar mais de uma cobrança dentro do teto de 10.
"Não consigo adicionar mais nenhuma." Você chegou nas 10. Abra a listagem e veja se não há cobranças repetidas ou herdadas de um teste antigo.
Recebimento, baixa, forma de pagamento e cadastro de cliente são assunto do ERP, não deste aplicativo. Para essas dúvidas, use as fontes do próprio ERP.