Cobranças por e-mail: quem recebe, quando sai e o que chega
ANTES DE TUDO: EXISTEM DUAS COBRANÇAS, E ESTA É A ANTIGA
Esta fonte fala do aplicativo Cobranças "versão 1": o antigo, que manda lembrete de pagamento por e-mail, em massa, a partir dos recebimentos do financeiro. Ele não é a Gestão de Cobranças, que é o módulo novo, com régua de etapas, outros canais e telas próprias de envios.
Como você sabe qual está usando. A escolha é da empresa inteira, não da loja nem do usuário. Se a sua tela é uma lista simples de cobranças, cada uma com prazo de vencimento, assunto, mensagem, forma de pagamento e um campo "responder para", e o único canal é e-mail, você está na versão 1 e esta fonte serve. Se a sua tela tem régua com etapas e mensagens por canal, você está na Gestão de Cobranças e precisa das fontes dela.
Isso importa muito: a rotina de disparo deste aplicativo só processa empresa que está marcada como versão 1. Empresa migrada para a Gestão de Cobranças continua vendo as cobranças cadastradas aqui na tela, mas elas param de enviar. Essa é a causa mais comum de "parou do nada sem eu mexer em nada". A marcação é técnica, feita no cadastro da empresa: se a tela é a antiga e mesmo assim nada dispara, vale pedir ao suporte técnico que confira em qual versão a empresa está marcada.
QUANDO SAI
O disparo é uma rotina automática do sistema. Não existe campo de horário na tela e não existe botão de enviar agora. Não prometa horário para o cliente.
A rotina trabalha em lotes: a cada execução ela pega um conjunto de cobranças e, para cada uma, um conjunto de recebimentos. Uma cobrança com muitos recebimentos elegíveis pode ser concluída em execuções seguintes do mesmo dia. O que é garantido é o outro lado: o mesmo recebimento nunca recebe dois e-mails da mesma cobrança no mesmo dia.
Para a cobrança ser processada, o plano da empresa precisa estar com o recurso de cobranças liberado e dentro da validade. Recurso vencido ou desligado no plano, nada sai.
QUEM ENTRA NA SELEÇÃO
Esta é a dúvida real. A regra é estreita, e é por isso que muita gente acha que "não funciona".
A cobrança olha somente recebimentos, ou seja, contas a receber. Pagamento nenhum entra.
Olha somente os recebimentos da mesma empresa e da mesma loja em que a cobrança foi cadastrada. Se você cadastrou a cobrança na loja A, recebimento lançado na loja B nunca entra. Em empresa com várias lojas, você precisa cadastrar a cobrança em cada loja.
Olha somente recebimentos ainda em aberto. Recebimento já baixado, mesmo que baixado hoje, sai da seleção.
Olha somente a forma de pagamento escolhida na cobrança. Se você deixar esse campo em branco, entram os recebimentos de qualquer forma de pagamento.
E, o ponto que mais gera confusão: o vencimento tem que bater na data exata que o prazo aponta. Não é intervalo, não é "de 5 dias para trás". Se o prazo é 5 dias antes do vencimento, entram só os recebimentos que vencem exatamente daqui a 5 dias. Quem vence daqui a 4 ou daqui a 6 não entra hoje. Quem já venceu há 6 dias não entra no prazo de 5 dias depois: aquele dia já passou. Se a rotina não rodou num dia, aquele dia não é recuperado depois.
Os prazos disponíveis são uma lista fechada, com 15 opções: 21 dias antes, 15 dias antes, 10 dias antes, 7 dias antes, 5 dias antes, 3 dias antes, 1 dia antes, no dia do vencimento, 1 dia depois, 3 dias depois, 5 dias depois, 7 dias depois, 10 dias depois, 15 dias depois e 21 dias depois do vencimento. Não existe outro prazo, nem prazo digitado à mão. Se você quer avisar antes e depois, cadastre uma cobrança para cada prazo. O limite é de 10 cobranças por loja (a mensagem do sistema diz "por empresa", mas a contagem é por loja).
QUEM RECEBE
O destinatário é o e-mail do cadastro da pessoa vinculada ao recebimento. Não é um e-mail digitado na cobrança, e não tem campo para isso.
Os tipos de pessoa aceitos são uma lista fechada, com quatro: cliente, fornecedor, transportadora e funcionário. Recebimento lançado sem pessoa vinculada, ou lançado como outros, não tem para quem enviar e é ignorado.
Se o cadastro da pessoa está sem e-mail, aquele recebimento não gera envio nenhum. Nada de erro na tela, nada de aviso: simplesmente não sai. Antes de reclamar da cobrança, abra o cadastro do cliente e confira o campo de e-mail.
O e-mail vai para um destinatário só, o do cadastro. A cobrança não tem campo de cópia.
Se o endereço estiver na lista de e-mails bloqueados do sistema, aquele envio não acontece.
O QUE CHEGA, E POR QUE PARECE QUE VEIO DE OUTRA PESSOA
O remetente do e-mail é o endereço que você digitou em "responder para". Ele é as duas coisas ao mesmo tempo: o endereço de quem envia e o endereço de resposta. E o nome de exibição é o nome da loja do recebimento.
Então o seu cliente vê algo como "Nome da sua loja", e o endereço por trás é o "responder para" que você configurou. Se você colocou ali o e-mail pessoal de alguém do time, é esse endereço que vai aparecer como remetente para todo mundo. É daí que vem a queixa "chegou como se fosse de outra pessoa" ou "chegou no nome errado". Para mudar, mude o "responder para" da cobrança.
Se a empresa tiver servidor de SMTP próprio configurado nas configurações, o e-mail sai por ele. Se não tiver, sai pelo serviço de envio do sistema. Usar como remetente um endereço de domínio que não é o do envio é o que costuma jogar a mensagem no spam.
O assunto do e-mail é o assunto da cobrança, igualzinho ao que você escreveu.
O corpo é a sua mensagem, com as variáveis já substituídas, e embaixo um rodapé com os dados da loja do recebimento: nome fantasia, CNPJ ou CPF, endereço, telefone e e-mail. É um modelo simples, sem logomarca e sem layout montado por você.
Entre a sua mensagem e o rodapé, o sistema acrescenta uma linha com o endereço de pagamento daquele recebimento, no formato "Para efetuar o pagamento, acesse o seguinte endereço:" seguido do endereço. Essa linha só aparece quando a forma de pagamento do recebimento está marcada como boleto, pix ou cartão. Se não estiver, não há endereço para mostrar e a linha some.
AS VARIÁVEIS DA MENSAGEM
A lista é fechada, com sete. Escreva exatamente assim, com colchetes e em maiúsculas:
[NOME_ENTIDADE], o nome da pessoa do recebimento.
[DESCRICAO], a descrição do recebimento.
[DATA_VENCIMENTO], o vencimento do recebimento.
[FORMA_PAGAMENTO], o nome da forma de pagamento do recebimento.
[VALOR_TOTAL], o valor total do recebimento.
[LINK_PAGAMENTO], um link clicável, escrito "Visualizar link de pagamento" quando a forma de pagamento é de cartão, e "Visualizar boleto de pagamento" nos demais casos.
[NOME_USUARIO], o nome do usuário que cadastrou a cobrança.
Qualquer coisa fora dessa lista fica no texto do jeito que você escreveu, com colchetes e tudo. Se o cliente diz que chegou "[NOME_CLIENTE]" escrito no e-mail, é variável inventada.
Dois cuidados com o [LINK_PAGAMENTO]:
Ele é montado sempre, mesmo quando a forma de pagamento do recebimento não é de boleto nem de cartão. Nesse caso o cliente clica e a página responde que o lançamento não está disponível. Use a variável quando os recebimentos daquela cobrança realmente têm boleto ou link de pagamento.
Se você usar a variável, o e-mail vai ter dois endereços: o seu, no meio do texto, e o que o sistema acrescenta acima do rodapé. Os dois são do mesmo recebimento, mas não são necessariamente o mesmo endereço, e podem abrir páginas diferentes (a do boleto, a do pix ou a do pagamento). Se isso confunde o seu cliente, tire a variável do texto e deixe só a linha que o sistema já acrescenta.
O RASTRO QUE FICA DE CADA DISPARO
Cada e-mail enviado com sucesso deixa marcas, e é por elas que você confere o que saiu.
A primeira é uma notificação, com o texto "Foi enviado um e-mail de cobrança referente ao recebimento de nº X", em que X é o código do recebimento, e o link leva direto para a visualização dele. Ela vai para quem cadastrou a cobrança. E vai também para quem lançou o recebimento, quando for outra pessoa. Ou seja, o vendedor que lançou a conta fica sabendo que a cobrança dele saiu, mesmo sem ter acesso à tela de cobranças.
A segunda é no próprio recebimento, que passa a constar como boleto ou link já enviado por e-mail, com a data e a hora do envio.
O envio também fica registrado no recebimento com assunto, mensagem, canal e destinatário. Quem enxerga isso em tela é a Gestão de Cobranças; neste aplicativo antigo não existe tela que liste esses registros. Se o cliente perguntar onde vê, ofereça verificar com ele o que a tela do recebimento dele mostra, em vez de garantir que não existe nada.
Tem ainda um efeito depois: quando o próprio destinatário abre o endereço que recebeu (de fora do sistema, sem estar logado na empresa), o recebimento passa a constar como visualizado e chega uma nova notificação, do tipo "Fulano visualizou o boleto de número #X", para quem disparou a cobrança. Serve como confirmação de que o e-mail chegou e foi aberto.
O mesmo recebimento nunca é enviado duas vezes pela mesma cobrança no mesmo dia. Se o mesmo recebimento está dentro do prazo de duas cobranças diferentes, aí sim ele recebe dois e-mails, um de cada cobrança: são cadastros distintos.
NÃO EXISTE REENVIO NEM AGENDAMENTO NESTE APLICATIVO
Neste aplicativo não há botão de enviar agora, de reenviar, de cancelar um envio, nem campo de horário. As telas são apenas: listar, visualizar, cadastrar, editar e excluir cobrança. Todo o disparo é da rotina automática.
Reenviar para um cliente específico se resolve na tela do recebimento, no Financeiro, que tem o envio de boleto ou link por e-mail. É outro recurso, de outra tela: aponte para as fontes do ERP.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
Cadastrei e não enviou nada. Antes de qualquer coisa, confirme se a empresa não foi migrada para a Gestão de Cobranças. Migrada, este aplicativo para de disparar. Se a tela é a antiga e mesmo assim nada sai, peça ao suporte técnico para conferir em qual versão a empresa está marcada.
"Responder para" ou mensagem em branco. Só o assunto é obrigatório no cadastro, mas o envio exige os três. Cobrança salva sem "responder para" ou sem mensagem não manda nada, e não aparece erro em lugar nenhum. Abra a cobrança e confira campo por campo.
Nenhum recebimento se encaixou. Quase sempre é a data exata. Escolha um cliente, veja o vencimento do recebimento dele e conte os dias: só entra quem bate na data cheia do prazo. Depois confira que o recebimento está em aberto, é da mesma loja da cobrança e é da forma de pagamento escolhida.
A forma de pagamento que eu uso não aparece na lista da cobrança. A lista dessa tela é montada com o mesmo critério das saídas, então forma marcada como exclusiva de recebimento não aparece ali. Enquanto isso, deixe o campo em branco, que a cobrança passa a considerar todas as formas.
Cliente diz que não recebeu. Cadastro sem e-mail é a primeira hipótese, e a mais comum. Depois: caixa de spam, endereço errado no cadastro, endereço na lista de bloqueados.
Chegou no nome errado, ou como se fosse de outra pessoa. É o "responder para" servindo de remetente, com o nome da loja como nome de exibição. Não é falha, é como funciona.
O endereço do e-mail diz que o lançamento já foi pago. O endereço é sempre do recebimento atual. Se alguém baixou o recebimento depois que o e-mail saiu, a página informa que já foi pago. Não dá para reenviar um endereço antigo.
O endereço diz que o lançamento não está disponível. As causas mais comuns são a forma de pagamento do recebimento não ser de boleto nem de cartão, ou o plano da loja não liberar a emissão de boleto. É assunto de forma de pagamento e plano, nas fontes do ERP.
Vou receber e-mail em duplicidade. Só se você tiver duas cobranças cobrindo o mesmo recebimento no mesmo dia. Confira a lista de cobranças cadastradas antes de acusar duplicidade.
O QUE NÃO É DESTA TELA
Forma de pagamento, conta bancária, boleto, lançamento de recebimento, cadastro de cliente e baixa são conceitos do ERP e se respondem pelas fontes do ERP. Esta tela só lê essas informações; ela não cria recebimento, não emite boleto e não dá baixa em nada.
Para a integração de meio de pagamento funcionar e existir link de pagamento, é preciso ter uma forma de pagamento cadastrada apontando para ela. É o passo que quase todo mundo pula. Isso está nas fontes compartilhadas da pasta Meios de pagamento, junto com o funcionamento geral do Pix. Não repita esse conteúdo, aponte para lá.