Importar vendas, ordens de serviço e orçamentos por planilha

Dá para trazer vendas, ordens de serviço e orçamentos de uma planilha, por exemplo o histórico de outro sistema. Os três usam a mesma tela de importação.

Onde fica

A importação fica no botão Mais ações, no topo da lista de cada módulo, opção Importar:

  • vendas: Vendas › Produtos ou Vendas › Serviços › Mais ações › Importar;
  • ordens de serviço: Ordens de serviços › Gerenciar O.S. › Mais ações › Importar;
  • orçamentos: Orçamentos › Produtos ou Orçamentos › Serviços › Mais ações › Importar.

Na venda e no orçamento, a mesma importação traz pedidos de produtos e de serviços: o tipo de cada pedido sai dos itens da planilha.

Em Vendas › Balcão não há importação.

Para importar, você precisa da permissão de cadastrar aquele tipo: vendas de produtos ou de serviços, ordens de serviço, ou orçamentos de produtos ou de serviços.

Antes de começar

Os produtos e serviços precisam estar cadastrados. A importação de vendas não cria produto: se o item da planilha não existir, aquele pedido fica de fora. Importe primeiro os produtos e serviços.

Como montar a planilha

Cada linha é um item. Uma venda com três produtos ocupa três linhas, com o mesmo número do pedido. Essas linhas precisam estar juntas (uma embaixo da outra): ordene a planilha pelo número do pedido.

Colunas que a importação reconhece: Número do pedido, Data, Cliente, CPF/CNPJ do cliente, Vendedor, Técnico (só na ordem de serviço), Código e Nome do produto/serviço, Quantidade, Valor unitário, Desconto do item (R$), Desconto do pedido (R$), Frete, Forma de pagamento, Vencimento, Observações e Total do pedido.

  • Data é obrigatória, no formato dia/mês/ano.
  • Número do pedido: se for só números, vira o número do pedido no sistema. Se tiver letras, o sistema numera o pedido e guarda o número antigo como "Número de origem" na observação interna. Sem coluna de número, cada linha vira um pedido de um item.
  • Data, cliente, vendedor e técnico precisam ser iguais em todas as linhas do mesmo pedido.
  • Valor unitário em branco usa o preço do cadastro do produto.
  • Total do pedido serve só para conferência: o sistema calcula o total pelos itens e recusa o pedido se a diferença passar de um centavo.

Situação e loja

Na conferência você escolhe a Situação dos pedidos importados e a Loja. As duas valem para a planilha inteira e são obrigatórias.

A situação decide o que acontece com cada pedido importado, conforme a configuração de cada situação na sua empresa. Ao lado de cada uma, a tela mostra o que ela faz: baixar o estoque, gerar contas a receber e comissão, emitir nota fiscal, enviar mensagem ao cliente, ou "não lança nada".

Se a situação lança alguma coisa, cada pedido importado faz isso como se tivesse sido lançado agora, e a tela pede para você marcar Entendi e quero importar com esta situação.

Para trazer vendas antigas sem mexer no estoque e no financeiro, escolha uma situação que não lance nada. As situações se configuram em Vendas › Opções auxiliares › Situações (e nas Opções auxiliares de Ordens de serviços e de Orçamentos).

Cliente, vendedor e forma de pagamento

  • Cliente: o sistema procura pelo CPF/CNPJ e depois pelo nome. Para o cliente que não existir, você escolhe na conferência: cadastrar, deixar sem vínculo (o pedido entra como consumidor, com o nome da planilha) ou não importar a linha.
  • Vendedor: precisa ser um usuário ativo, com o nome igual. Sem vínculo, fica como vendedor quem está importando.
  • Forma de pagamento: precisa existir com o mesmo nome; a importação não cria forma de pagamento.
  • O pagamento entra em uma parcela, com o valor total, vencendo na data de vencimento da planilha ou, sem ela, na data do pedido.
  • Os pedidos importados e as contas deles não entram no caixa aberto de quem importa.

Limites

Até 20.000 linhas por planilha e 1.000 linhas (itens) por pedido.

Quando dá errado

Um erro tira de fora o pedido inteiro; os outros pedidos entram normalmente. Baixe a planilha com os erros no resultado, corrija e envie de novo. Mensagens comuns:

  • As linhas do pedido X não estão juntas — ordene a planilha pelo número do pedido e envie de novo.
  • A coluna X muda dentro do mesmo pedido — cliente, data ou vendedor diferente entre as linhas de um mesmo número.
  • O produto/serviço "X" não está cadastrado — cadastre ou importe o item e envie essas linhas de novo.
  • O total da planilha não bate com o calculado pelos itens — confira quantidade, valor unitário, descontos e frete.
  • O pedido de número de origem "X" já foi importado — esse pedido já entrou numa importação anterior.
  • Escolha a situação dos pedidos importados / Escolha uma das suas lojas — falta escolher na conferência.

Importou errado? O Desfazer do Histórico vale por 10 minutos. Pedido que já mudou de situação, foi editado, virou nota ou lançou estoque ou financeiro fica onde está.