Gerar a compra a partir da nota fiscal do fornecedor (XML)

Com o XML da nota do fornecedor no sistema, você não digita a compra: a tela Gerar compra lê a nota e monta tudo — fornecedor, produtos, transportadora, duplicatas e totais. O seu trabalho é conferir, dizer o que fazer com o que ainda não tem cadastro e definir o pagamento.

Caminho

Há três jeitos de chegar à tela de gerar compra:

  • Logo depois de importar o XML: Estoque › Compras › Produtos › Mais ações › Importar XML. Envie o arquivo (arraste para a área ou clique em Selecionar arquivo XML). Na mensagem "Nota fiscal importada com sucesso!", clique em Gerar compra.
  • Depois, pela lista de notas: Fiscal › Notas de compras (ou Estoque › Compras › Produtos › Mais ações › Notas de compras), botão Gerar compra na linha da nota. É o caminho para quem clicou em Agora não ou trouxe as notas pelo Importar da Sefaz.
  • Para uma compra que você já lançou à mão: na lista de compras, menu ⋮ da linha › Documentos › Importar XML. A tela é a mesma, e o botão final vira Atualizar. Essa opção só aparece quando a compra está numa situação que não lança estoque nem financeiro.

Passo a passo

A tela tem um card por assunto, de cima para baixo.

1. Confira os dados da NF-e — natureza da operação, série / número, emissão e chave de acesso. São lidos do XML e não mudam aqui.
2. Confira o fornecedor — o selo no canto diz Cadastrado ou Sem cadastro. Sem cadastro, responda "Este fornecedor não tem cadastro. Deseja cadastrá-lo?":
- Sim — o sistema cadastra o fornecedor com os dados da nota;
- Não — a compra sai sem fornecedor vinculado;
- Buscar no sistema — escolha em Fornecedor cadastrado um fornecedor que você já tem (útil quando o CNPJ ou o nome está diferente no seu cadastro).
3. Um card por produto da nota ("Item 1 de 5 da nota", com o selo Cadastrado ou Sem cadastro). Para produto sem cadastro, responda "Este produto não tem cadastro. Deseja cadastrá-lo?" com Sim, Não ou Buscar no sistema (aí escolha o Produto cadastrado e, se ele tiver grade, a Variação). Ao cadastrar:
- o lápis ao lado do nome deixa trocar o Nome do produto no cadastro (o botão Voltar ao nome da nota desfaz);
- Conversão de unidade — quanto 1 unidade de entrada (compra) equivale na unidade de saída (venda). Ex.: 1 CX equivale a 12 UN;
- Valores de venda — sugeridos pelo custo da nota e pela margem de cada tabela de preço; ajuste se quiser.
4. Lotes — se a sua empresa usa controle de lote e a nota traz lote, marque os lotes da nota que entram no estoque.
5. Confira a transportadora — mesma lógica do fornecedor: Sim, Não ou Buscar no sistema.
6. Confira as duplicatas da nota e Confira os totais da nota — o que o fornecedor emitiu, para comparar.
7. Defina o pagamento da compra — escolha a Condição de pagamento (À vista ou Parcelado), a Forma de pagamento, o Intervalo, as Parcelas e a Data da 1ª parcela e clique em Gerar parcelas. Na tabela de parcelas dá para ajustar vencimento, valor, forma de pagamento, Plano de contas e Observação.
8. Clique em Gerar (ou Atualizar, se a nota é de uma compra já lançada).

A nota passa a mostrar a compra na coluna Compra da lista de Notas de compras.

O que acontece com o estoque e o financeiro

A compra gerada entra na situação marcada como Padrão em Estoque › Opções auxiliares › Situações de compras. Se essa situação lança estoque e financeiro, a mercadoria entra e as parcelas viram contas a pagar na hora; se não lança, a compra fica registrada e você muda a situação depois. Confira a sua situação padrão antes de gerar.

O custo que vai para cada produto (com ou sem frete, impostos, desconto e outras despesas) e o jeito como o sistema reconhece um produto que você já tem dependem das configurações de importação de XML — veja o artigo sobre essas configurações.

Nota de serviço (NFS-e)

A nota de serviço tomado segue o mesmo desenho: Confira os dados da NFS-e, um card por serviço ("Serviço 1 de 2 da nota", com Sim, Não ou Buscar no sistema), Confira os totais da nota, pagamento e o botão Gerar. Ela gera uma compra de serviços.

Quando dá errado

  • "Você não tem permissão para acessar este registro." ao abrir a importação — o seu usuário não tem permissão de importar XML de compra. Peça a quem administra o sistema.
  • Gerei e o estoque não entrou / as contas a pagar não apareceram — a situação padrão da compra não lança. É configuração, não falha.
  • Criou produto repetido — o item da nota não casou com o seu cadastro. Use Buscar no sistema no card do produto e reveja o critério de filtragem nas configurações de importação.
  • Não aparece Importar XML no ⋮ da compra — a compra está numa situação que lança. Volte-a para uma situação que não lança antes (com o cuidado descrito no artigo de situação de compra) ou gere uma compra nova pela nota.
  • Cliquei em Agora não — a nota ficou guardada. Gere a compra em Fiscal › Notas de compras, botão Gerar compra na linha.