Compra: o que preencher no formulário

O formulário da compra é onde você registra o que comprou, de quem e como vai pagar. Desde o fim de setembro de 2026 ele mostra de fábrica só o essencial: campos e colunas que nem todo mundo usa ficam escondidos e você liga o que quiser, card por card.

Caminho

  • Estoque › Compras › Produtos › botão Adicionar
  • Estoque › Compras › Serviços › botão Adicionar

Para editar, use o lápis na linha da compra.

Os cards do formulário, de cima para baixo

1. Informe os dados da compra — Fornecedor, Data de emissão e Situação ficam sempre na tela.
2. Preencha os campos extras da compra — só aparece se a sua empresa criou campos extras para compras.
3. Adicione os produtos da compra e Adicione os serviços da compra — na compra de produtos, o card de produtos vem primeiro; na de serviços, o de serviços.
4. Informe o transporte da compra — Transportadora, Valor do frete e a opção Somar ao total.
5. Aplique impostos e desconto na compra — Impostos (com Somar ao total) e Desconto.
6. Defina a forma de pagamento da compra — À vista ou Parcelado.
7. Insira as informações de observações e anexos — as duas observações lado a lado e os anexos embaixo.

O valor total não é mais um campo: ele fica no rodapé fixo da tela, junto do resumo (Produtos, Serviços, + Frete, + Impostos, − Desconto) e do botão Cadastrar ou Atualizar.

Não encontro um campo ou uma coluna

Quase sempre ele está só escondido. Cada card com opções tem, no canto direito do cabeçalho, um botão de ícone:

| Card | Botão | O que liga |
|---|---|---|
| Informe os dados da compra | Exibir campos | Número, Centro de custo, Número da NF-e |
| Adicione os produtos da compra | Exibir colunas | Detalhes, Unidade, Desconto |
| Adicione os serviços da compra | Exibir colunas | Desconto |
| Defina a forma de pagamento da compra | Exibir colunas | Plano de contas (vem ligado), Observação |

A escolha fica guardada para o seu usuário: na próxima compra o card abre do jeito que você deixou.

Na primeira vez que você abre o formulário, o sistema já liga o que você costuma usar. Ele olha as suas últimas 20 compras (ou as da loja, se você lançou poucas) e liga Centro de custo, Número da NF-e, Detalhes, Unidade, Desconto e a Observação das parcelas quando eles aparecem em pelo menos duas dessas compras. O Número da compra nunca é ligado sozinho, porque o sistema já numera. Depois disso, quem decide é você.

Três casos que aparecem sozinhos, sem precisar ligar:
- A coluna Variação / detalhes aparece quando algum produto da compra tem variação — é nela que você escolhe a variação.
- Largura e Altura aparecem quando algum produto é vendido por área (metro quadrado).
- Desconto de item com a coluna escondida aparece como um ícone de etiqueta dentro do Subtotal; passe o mouse para ver o valor.

O item completo pelo lápis

Na coluna Ações de cada produto há o lápis Editar item. Ele abre o item inteiro numa janela: produto, variação ou detalhes, lote, quantidade, unidade, largura e altura (para produto por área), valor de custo e desconto. Tudo o que está escondido na tabela continua ali e continua sendo salvo. A lixeira ao lado remove o produto.

Nos serviços é igual: lápis Editar serviço e lixeira Remover serviço.

Passo a passo

1. Em Informe os dados da compra, escolha o Fornecedor, a Data de emissão e a Situação. Se a sua empresa usa, ligue em Exibir campos o Número da NF-e (o número da nota do fornecedor) e o Centro de custo.
2. Para não digitar item por item, use o botão de ícone ao lado do Fornecedor (dica Carregar produtos deste fornecedor ou Carregar serviços deste fornecedor). Ele traz os itens vinculados àquele fornecedor no cadastro. Enquanto não há fornecedor escolhido, o botão fica desabilitado.
3. Em Adicione os produtos da compra, clique em Adicionar produto, busque o produto e informe Quantidade e Valor de custo. Se o produto tem controle de lote, clique no botão de lista ao lado da quantidade (dica Informar lote) e preencha Número do lote, Fabricação, Validade e Quantidade — é na entrada que o lote nasce.
4. Em Informe o transporte da compra, informe a Transportadora e o Valor do frete. Marque Somar ao total se o frete entra no valor da compra.
5. Em Aplique impostos e desconto na compra, informe os Impostos (e se somam ao total) e o Desconto. O desconto é um campo só: escolha R$ ou % dentro do próprio campo. Trocar o tipo zera o valor do outro.
6. Em Defina a forma de pagamento da compra, escolha À vista (uma conta a pagar no vencimento) ou Parcelado (divide o total em várias contas a pagar). No parcelado, preencha Forma de pagamento, Intervalo em dias, Nº de parcelas e Data da 1ª parcela e clique em Gerar parcelas. Dá para incluir parcela em Adicionar parcela e remover pela lixeira.
7. Em Insira as informações de observações e anexos, use Observações (sai impressa na compra) e Observações internas (não sai na impressão). Em Adicionar anexo você guarda boleto, comprovante ou a nota — até 5 MB cada e no máximo 10 arquivos.
8. Confira o valor total no rodapé e clique em Cadastrar (ou Atualizar, na edição).

O contas a pagar só nasce das parcelas quando a situação escolhida lança financeiro. O mesmo vale para a entrada no estoque.

O Plano de contas da parcela é o que faz a despesa cair na categoria certa do DRE. Ele vem ligado de fábrica; não o esconda se você usa o DRE.

Na primeira vez: o tour

Na primeira vez que você abre o formulário aparece uma apresentação curta com quatro balões: onde escolher o que aparece, o lápis do item, o desconto em R$ ou % e o À vista ou Parcelado. Clique em Entendi para seguir ou Cancelar para fechar. Ela aparece uma vez só por usuário.

Quando dá errado

  • "Algumas informações não poderão ser alteradas, pois esta compra encontra-se com a situação …" — a compra está numa situação que já lançou estoque ou financeiro. Ficam travados os produtos, os serviços, o valor do frete, os impostos e desconto e o pagamento; o resto continua editável. Para mudar o que está travado, a compra precisa voltar para uma situação que não lança — veja o alerta no artigo sobre situação de compra antes de fazer isso.
  • "As informações não podem ser alteradas, pois existe documento digital vinculado a este registro." — a compra tem documento de assinatura digital; a edição fica bloqueada.
  • Escondi um campo obrigatório e não salva — se faltar algo obrigatório num campo escondido, o sistema traz o campo de volta na hora de salvar para você preencher.
  • "Escolha à vista ou parcelado" — falta escolher a condição de pagamento.