Compras: como lançar e importar XML
O menu Estoque › Compras tem duas telas: Produtos e Serviços.
A compra registra a entrada da mercadoria e a obrigação de pagar. Mas isso não é automático por natureza: depende da SITUAÇÃO em que a compra está. A situação de compra tem uma opção que decide se ela lança estoque e financeiro, ou não lança nada.
Então "lancei a compra e o estoque não entrou" ou "a compra não apareceu em contas a pagar" quase sempre é a situação — não é falha.
PRODUTOS OU SERVIÇOS: É O MESMO FORMULÁRIO
As duas telas não são formulários diferentes. É o mesmo, com a ordem dos blocos invertida: em Compras › Produtos o bloco de produtos vem primeiro; em Compras › Serviços o de serviços vem primeiro. Os dois blocos existem nas duas telas.
Na prática isso significa que você pode incluir um serviço numa compra de produtos (a instalação que veio junto) e um produto numa compra de serviços (a peça usada na manutenção), sem lançar duas compras.
A compra de serviços é o caminho para frete, manutenção, consultoria e tudo que a empresa contrata e não é mercadoria. Se ela não tem nenhum produto, não há o que entrar no estoque — o efeito dela é no contas a pagar e nos relatórios de custo, e mesmo assim só se a situação escolhida lançar financeiro.
IMPORTAR XML — O CAMINHO MAIS RÁPIDO
Em vez de digitar item por item, você envia o XML da nota fiscal do fornecedor e o sistema monta a compra sozinho, com produtos, quantidades e valores.
COMO CHEGAR: em Estoque › Compras › Produtos, no topo da listagem, clique no botão Mais ações e escolha Importar XML. Na tela de Compras › Serviços o mesmo Mais ações importa o XML da nota de serviço que você tomou. Não procure um item "Importar XML" no menu lateral: dentro de Compras existem só Produtos e Serviços, e a importação mora nesse botão.
A tela tem o card Envie o XML da nota de compra: arraste o arquivo para a área tracejada ou clique em Selecionar arquivo XML. Ao lado, o card Veja como funciona resume os três passos e, no fim, traz o botão Importar da Sefaz — ele busca as NF-e emitidas nos últimos 90 dias para o CNPJ da sua empresa e guarda na sua conta. É a saída para "o fornecedor não me mandou o XML".
Depois do envio, o sistema pergunta se você quer gerar a compra: Gerar compra abre a conferência da nota; Agora não deixa a nota guardada em Notas de compras para depois. A conferência (fornecedor, produtos sem cadastro, conversão de unidade, lotes e pagamento) está no artigo sobre gerar a compra a partir da nota.
O mesmo Mais ações tem a opção Notas de compras, que é onde as notas importadas ficam guardadas e de onde se usa o Gerar compra.
Se a compra já foi lançada à mão, ainda dá para vincular o XML a ela: no menu ⋮ da linha da compra, grupo Documentos, opção Importar XML. Ela só aparece enquanto a compra está numa situação que não lança.
Importar serve também para trazer produtos que ainda não existem no seu cadastro: o XML traz os itens, e você vincula ou cria.
Dá para importar o XML sem gerar o lançamento financeiro, quando a compra já foi paga ou será controlada por fora.
CARREGAR PRODUTOS DO FORNECEDOR
Ao escolher o fornecedor na compra, use o botão de ícone ao lado do campo Fornecedor (dica "Carregar produtos deste fornecedor" ou "Carregar serviços deste fornecedor"): ele traz de uma vez os itens já vinculados àquele fornecedor no cadastro de produtos. É o pagamento do trabalho de ter vinculado os fornecedores lá atrás — e o motivo prático de fazer isso.
AS OPÇÕES AUXILIARES
Em Estoque › Opções auxiliares ficam as Situações de compras, os Campos extras, o Modelo de e-mail e as Configurações.