Compra: nota fiscal, assinatura e envio ao fornecedor

Cada compra tem um menu de ações que vai além de editar e excluir: emitir nota de entrada, vincular o XML do fornecedor, pedir assinatura e enviar a compra ao fornecedor.

Caminho

As ações ficam em dois lugares, com o mesmo conteúdo:

  • Na lista: Estoque › Compras › Produtos, botão ⋮ (dica "Mais ações") no fim da linha da compra. Ao lado dele ficam a lupa (Visualizar) e o lápis (Editar).
  • Na visualização da compra (lupa da linha): no topo, a seta do botão Editar e o botão Compartilhar.

O menu ⋮ da linha é organizado assim:

  • Alterar situação e Ver no financeiro (este só aparece se você tem acesso ao financeiro e a situação da compra lança financeiro);
  • grupo Compartilhar: Por e-mail, Por WhatsApp, Imprimir;
  • grupo Documentos: Emitir nota fiscal, Importar XML, Solicitar assinatura ou Ver assinatura;
  • Excluir, por último, em vermelho. Não existe mais o botão vermelho "Deletar" na linha: excluir é o último item do ⋮.

Na visualização, a seta do Editar traz Editar compra, Alterar situação, Ver no financeiro, o grupo Documentos e Excluir compra. O Compartilhar traz Por e-mail, Por WhatsApp, Copiar link e Imprimir.

Emitir nota fiscal a partir da compra

A ação Emitir nota fiscal abre o formulário da nota já preenchido com os dados daquela compra. Serve para a nota de entrada: quando você compra de quem não emite nota (produtor rural, pessoa física, pequeno fornecedor) e precisa gerar o documento para dar entrada na mercadoria.

Não confunda com a nota que o seu fornecedor emitiu: essa você recebe, e o número dela vai no campo Número da NF-e da compra (no formulário, ligue em Exibir campos se não estiver aparecendo). A coluna NF-e da lista mostra esse número, ou um traço quando não há.

Importar o XML numa compra que já existe

Documentos › Importar XML, no ⋮ da linha ou na seta do Editar, aproveita o XML do fornecedor numa compra que você já começou. O botão final da conferência é Atualizar.

Não confunda com a importação que cria uma compra nova: essa fica no Mais ações do topo da lista, opção Importar XML.

A ação só aparece enquanto a compra está numa situação que não lança estoque nem financeiro. Importar reescreveria itens e valores que já viraram estoque e conta a pagar. Para importar depois de lançado, volte a compra para uma situação que não lança, ou gere uma compra nova pela nota.

Assinatura digital

Em Documentos, a opção troca de nome conforme o estado:
- Solicitar assinatura — enquanto não existe documento;
- Ver assinatura — depois de solicitada, para acompanhar.

Na visualização da compra, a aba Assinatura (antes "Solicitar assinatura") mostra o documento; ela fica desabilitada quando não há documento. A cotação também aceita assinatura digital.

Enviar ao fornecedor (pedido de compra)

Enviar a compra ao fornecedor é o que a transforma em pedido de compra: você manda o documento dizendo o que quer comprar, antes de a mercadoria chegar.

  • Por e-mail — abre a janela de envio. Se o fornecedor tem mais de um contato com e-mail, aparece o bloco Outros e-mails deste fornecedor: clique para incluir ou tirar do envio. O link da compra vai junto com a mensagem.
  • Por WhatsApp — abre a janela Enviar por WhatsApp com Número de celular e Mensagem (já vem "Olá, segue a compra nº …"). O link da compra vai junto. Clique em Enviar e o WhatsApp abre com o texto pronto.
  • Imprimir — abre o documento da compra para imprimir ou salvar em PDF.
  • Copiar link (só na visualização) — copia o endereço público da compra. O mesmo link aparece no cartão Link da compra, à esquerda da visualização.

O envio por e-mail e por WhatsApp fica registrado:
- na aba Envios da visualização, com cada e-mail e WhatsApp enviado;
- na aba Histórico, numa linha do tempo com o cadastro, cada troca de situação (e o que ela lançou), os envios, as falhas de envio e "O fornecedor visualizou a compra" quando ele abre o link.

Na lista, a coluna E-mail mostra a situação do envio por cor: não enviado, enviado ou visualizado (a data aparece ao passar o mouse).

A visualização da compra mudou

Não existe mais a aba "Dados gerais". O resumo fica à esquerda (número, emissão, valor total e sua composição, situação, fornecedor, pagamento, loja) e as abas à direita: Produtos, Serviços, Pagamento, Detalhes, Histórico, Campos extras, Anexos, Envios, Assinatura, Interações. A aba Detalhes reúne NF-e, Arquivo XML (para baixar), Transportadora, Pagar frete, Centro de custo, E-mail, Chave da NF-e e Observações. Abas que não cabem na largura vão para o menu Mais.

Quando dá errado

  • Não aparece Por e-mail nem Por WhatsApp — falta a permissão de enviar compra por e-mail; ela vale para os dois canais. Sem ela e sem a de imprimir, o botão Compartilhar da visualização some.
  • Não aparece Importar XML — a compra está numa situação que lança.
  • Não aparece Ver no financeiro — a situação da compra não lança financeiro, ou você não tem acesso ao financeiro.
  • "Não é possível excluir uma compra com a situação …" — a compra está numa situação que lança estoque e financeiro. Mude a situação antes de excluir, lembrando que isso desfaz a entrada e as contas a pagar.