Situação de compra: o que ela controla

A situação da compra decide se a compra tem efeito ou fica só registrada. O cadastro fica em Estoque › Opções auxiliares › Situações de compras.

A LISTA DE SITUAÇÕES
As colunas são Nome, Cor, Lançamento (o que a situação lança), Edição (Permite ou Bloqueia) e Listagem (Exibe ou Oculta). A situação padrão tem o selo Padrão ao lado do nome. Arraste as linhas pela alça ≡ para definir a ordem. A lixeira (Excluir) não funciona na situação padrão.

O QUE SE CONFIGURA EM CADA SITUAÇÃO
O formulário tem três cards: "Informe a situação da compra" (Nome, Cor, Padrão, Exibir na listagem), "Defina as automações desta situação" (Lançar estoque e financeiro, Permite edição) e "Bloqueie grupos de usuários nesta situação".
- Nome e cor.
- Permite edição — com "Não", a compra naquela etapa fica travada para alteração.
- Padrão — a situação que vem sugerida em compras novas.
- Exibir na listagem — com "Não", as compras naquela situação somem da listagem padrão. Não foram apagadas: é filtro. É a explicação de "minha compra sumiu".
- Lançar estoque e financeiro — a opção principal.
- Bloqueio de grupos de usuários.

AS QUATRO OPÇÕES DE LANÇAR ESTOQUE E FINANCEIRO
- NÃO LANÇA — a compra fica só registrada, sem mexer em nada.
- LANÇA ESTOQUE E FINANCEIRO — dá entrada na mercadoria e cria o contas a pagar.
- LANÇA SOMENTE ESTOQUE — a mercadoria entra e nenhuma conta a pagar é criada.
- LANÇA SOMENTE FINANCEIRO — cria o contas a pagar sem mexer no estoque.

O MECANISMO VALE NOS DOIS SENTIDOS, PARTE POR PARTE
A cada troca de situação o sistema olha a opção da NOVA situação e resolve estoque e financeiro separadamente — um não depende do outro:
- Nova situação lança estoque ("Lança estoque e financeiro" ou "Lança somente estoque") → a mercadoria ENTRA no estoque.
- Nova situação não lança estoque ("Não lança" ou "Lança somente financeiro") → se a compra já tinha dado entrada, essa entrada é DESFEITA e o saldo volta ao que era antes.
- Nova situação lança financeiro ("Lança estoque e financeiro" ou "Lança somente financeiro") → cria o contas a pagar.
- Nova situação não lança financeiro ("Não lança" ou "Lança somente estoque") → se a compra já tinha gerado contas a pagar, elas são EXCLUÍDAS do financeiro, inclusive as que já estavam baixadas (pagas).

O NOME DA SITUAÇÃO NÃO TEM EFEITO: uma situação chamada "Cancelada" só desfaz a entrada e as contas se estiver configurada como "Não lança". Se estiver como "Lança somente estoque", por exemplo, ela desfaz as contas mas mantém a mercadoria no estoque.

Só se desfaz o que aquela compra realmente lançou antes. Se nunca lançou, nada muda.

DAR ENTRADA SEM GERAR FINANCEIRO
É uma dúvida frequente, e a resposta está na lista acima: crie uma situação com LANÇA SOMENTE ESTOQUE e use essa situação na compra. Serve para a compra que você já pagou à vista, ou cujo pagamento você controla por fora do sistema.

Vale igual para a compra digitada à mão e para a compra gerada a partir de um XML importado. Se a compra já foi criada com outra situação, dá para trocar depois: na listagem de compras, clique sobre a situação da linha (dica "Alterar situação") ou use ⋮ › Alterar situação; escolha a nova e clique em Alterar. O campo Observação é opcional e fica no histórico. O Histórico de situações aparece no fim da janela, recolhido: clique nele para abrir. Na visualização da compra, o mesmo vale clicando na situação ao lado do número.

EDIÇÃO
Quem impede abrir a compra para edição é o campo Permite edição. Já enquanto a compra estiver numa situação que LANÇA estoque e/ou financeiro, os produtos e as parcelas não podem ser alterados — para mexer neles, mova a compra para uma situação que não lança.

COMO MONTAR O FLUXO
O arranjo comum é: uma situação inicial que não lança (a compra foi pedida mas a mercadoria não chegou), e uma de recebimento que lança — porque é quando a mercadoria entra de fato que o estoque deve subir.

BLOQUEIO POR GRUPO
Dá para bloquear grupos de usuários numa situação, de modo que quem está neles não consegue alterar a situação de uma compra vinculada a ela. Serve para reservar o recebimento a quem confere a mercadoria.

As opções valem daí em diante: mudar a configuração não refaz o que já aconteceu nas compras antigas.