Pipedrive: transformar um negócio em venda, serviço ou OS

Esta fonte é sobre a operação: o que a lista de Negócios mostra, o que cada botão faz e por que a venda às vezes nasce sem ficar amarrada ao negócio. Ligar a conta e a visão geral da integração estão em "Pipedrive: usar um CRM externo junto do ERP"; quem pode ver e usar estas telas está em "Pipedrive: as permissões do aplicativo".

A LISTA DE NEGÓCIOS
Os negócios trazidos do Pipedrive aparecem numa lista dentro do aplicativo. As colunas são estas, e são só estas: Título, Data, Valor, Situação, Pessoa/Organização, Pedido e Ações. No topo da tela há dois atalhos, Pessoas e Organizações, que levam às outras duas listas do aplicativo. Quando nada é encontrado, a tela avisa que nenhum negócio foi encontrado.

Não existe campo de busca por texto nesta lista. O que existe é a busca avançada, e nela há um único filtro: Situação. As opções desse filtro chegam prontas junto com a lista — não são digitadas nem cadastradas nesta tela.

A coluna Situação mostra a situação do negócio como uma etiqueta colorida. A coluna Pessoa/Organização mostra o nome da pessoa do negócio e, se aquele negócio também tiver organização, mostra pessoa/organização separadas por barra. Atenção: a coluna parte da pessoa. Negócio sem pessoa fica com a coluna vazia mesmo que tenha organização.

A coluna Pedido é o marcador de vínculo. Se o negócio já virou pedido no ERP, aparece o número do pedido como link. Se ainda não virou nada, aparece um X vermelho.

OS TRÊS BOTÕES
Na coluna Ações de cada negócio existem três botões de ícone, e a lista é fechada: Gerar venda (verde), Gerar serviço (azul) e Gerar OS (vinho). O nome de cada um aparece ao passar o mouse. Não há editar nem excluir — a tela só lista os negócios e oferece essas três ações.

O FLUXO TEM DUAS ETAPAS, E DONOS DIFERENTES
Este é o ponto que explica quase todo chamado desta tela.

Primeira etapa: você clica no botão e o aplicativo do Pipedrive abre uma tela de cadastro de pedido para conferência. Confira e complete o que faltar. Nada foi criado ainda.

Segunda etapa: quando você conclui o cadastro, o pedido não é gravado pelo aplicativo. Ele é enviado para o ERP e cadastrado exatamente pelo mesmo caminho de uma venda, venda de serviço ou OS que você cadastra na mão, sem passar por Pipedrive nenhum. Só depois que o ERP responde que criou o pedido é que o aplicativo faz um segundo envio, para gravar o vínculo entre o negócio e o pedido. Dando tudo certo, você vê a mensagem de sucesso e volta para a lista de Negócios, agora com o número do pedido na coluna Pedido.

Três consequências práticas saem daí.

A primeira: tudo que vale para cadastrar venda ou OS no ERP vale aqui igual — cliente, situação, itens, forma de pagamento e parcelas, baixa de estoque e lançamento no financeiro. Essas regras não mudam por ter vindo do Pipedrive, e se resolvem pelas orientações de venda e de ordem de serviço do sistema.

A segunda: a criação do pedido e a gravação do vínculo são dois envios separados. Se o segundo falhar, o primeiro não é desfeito.

A terceira é de acesso: como quem grava é o cadastro de venda ou de OS do sistema principal, a permissão cobrada na hora de salvar é a daquele cadastro no ERP, e não uma permissão do Pipedrive. Conseguir clicar no botão do negócio não garante conseguir concluir: quem não pode adicionar venda no sistema até abre o formulário, mas é barrado ao salvar. As caixas de permissão estão em "Pipedrive: as permissões do aplicativo".

O QUE COSTUMA DAR ERRADO
Venda criada e negócio ainda com o X. Foi o segundo envio que falhou: aparece uma mensagem de erro, você continua na tela de cadastro e não volta para a lista — mas o pedido já existe no ERP, só o negócio não sabe disso. O sintoma é o cliente tentar de novo e reclamar que o sistema criou duas vendas. Antes de gerar de novo, procure em Vendas ou em Ordens de serviço pelo cliente e pela data. Se o pedido estiver lá, ele é válido e é o que deve ser usado; gerar outra vez apenas cria um segundo pedido.

Clicar no número do pedido e cair numa página em branco. O link consulta o pedido antes de abrir. O problema é que essa consulta responde como sucesso mesmo quando aquele pedido não é mais encontrado — foi excluído, por exemplo — e aí o endereço montado não existe, a tela abre em branco e nenhum aviso aparece. Não insista no link: abra Vendas ou Ordens de serviço e procure o pedido pelo número. Com o pedido normal, o link abre a tela do tipo certo (venda de produtos, venda de serviços ou ordem de serviço) já naquele pedido.

Negócio já vinculado que o cliente quer refazer. Os três botões continuam ali mesmo depois do vínculo, e não existe botão para desvincular ou desfazer. Gerar de novo cria outro pedido no ERP, que você vai ter que cancelar ou excluir depois pelas regras normais de venda.

O formulário não salva. Leia a mensagem: se ela fala de cliente, situação, estoque insuficiente (o sistema lista o produto e o estoque atual), crédito do cliente (com total em aberto e total previsto) ou forma de pagamento e parcelas, é regra do ERP barrando o cadastro, não a integração. Corrija o que a mensagem pede na própria tela e cadastre de novo — o negócio continua na lista, nada se perde.

Ao usar Gerar serviço, o título da tela diz Adicionar venda. É só o rótulo da tela: o que está sendo cadastrado é a venda de serviço. Gerar OS mostra Adicionar OS.

O SENTIDO DA VIA
O caminho é um só: do Pipedrive para o ERP. O pedido criado aqui é um pedido do ERP como outro qualquer e não volta para o funil do Pipedrive.