Enviar a pesquisa: link copiado, e-mail e WhatsApp - o que cada caminho faz e o que registra
Depois que a pesquisa está criada, existem três formas manuais de ela chegar até quem vai responder. Elas não são equivalentes. Só uma delas registra o envio e amarra a resposta a quem recebeu. É por isso que a mesma pesquisa pode ter respostas na tela e a aba Envios continuar vazia.
OS TRÊS CAMINHOS MANUAIS
Os três partem da lista de pesquisas: copiar o link, no ícone ao lado do título; Enviar por e-mail, no menu Mais ações da linha; Enviar por WhatsApp, no mesmo menu. Esses dois botões existem só na lista - a tela de visualização da pesquisa não tem opção de envio.
Além dos três, o módulo tem os Gatilhos, que enviam a pesquisa por e-mail sozinhos quando um registro é salvo com uma situação escolhida. Os gatilhos são um assunto à parte; aqui basta saber que o gatilho também registra na aba Envios. O que não existe é envio por planilha, agendamento de data e hora para o disparo, nem anexo no e-mail.
COPIAR O LINK
Na lista de pesquisas, ao lado do título, há um ícone de copiar (ele aparece quando a pesquisa já tem o código único dela). Ele copia para a área de transferência o endereço público da pesquisa - a página que o cliente final abre para responder, terminada no código único daquela pesquisa - e mostra a mensagem "Link copiado para área de transferência!". O mesmo endereço também fica visível em Visualizar › Dados gerais, no campo "Link para resposta", com um atalho para abrir a pesquisa.
Esse link é o mesmo para todo mundo. Você pode colar onde quiser: assinatura de e-mail, grupo, site, QR Code.
Duas consequências que geram chamado. Primeira: copiar é uma ação da tela, não passa pelo servidor e não depende da situação da pesquisa. Segunda: o sistema não guarda para quem você mandou. Quem responde por esse link entra em Respostas, mas não aparece na aba Envios, e a resposta não casa com nenhuma linha de envio. Identificar quem respondeu, aí, depende só dos campos que a própria pesquisa pede (nome, e-mail, telefone) - se ela não pedir nenhum, a resposta fica sem identificação.
ENVIAR POR E-MAIL
Esta opção só aparece no menu Mais ações quando a pesquisa está Ativa (as situações são Ativa, Pausada e Cancelada). Se a pesquisa estiver em outra situação, ao abrir a tela de envio o sistema recusa com a mensagem "A pesquisa precisa estar ativa!". Se você quer enviar e a opção não está no menu, mude a situação da pesquisa primeiro.
A tela de envio pede: Nome do destinatário, E-mail do destinatário, Responder para (já vem preenchido com o e-mail do usuário logado), Assunto do e-mail (já vem com o título da pesquisa), Mensagem do e-mail (já vem com a descrição da pesquisa; se a pesquisa não tem descrição, vem um convite padrão escrito pelo sistema, que você pode trocar) e mostra o Link da pesquisa em campo somente leitura, com botão de copiar. O link é acrescentado ao corpo do e-mail automaticamente, você não precisa colar na mensagem. É um destinatário por envio: para mandar para dez pessoas, são dez envios.
O que o cliente recebe: a sua mensagem e um botão verde "Visualizar pesquisa" com o link. Logo abaixo vai a alternativa "Se o botão acima não estiver visível, clique aqui.", para o caso de o programa de e-mail bloquear o botão. Se o cliente disser que "não veio link nenhum", é esse texto que você pede para ele procurar.
Dos três caminhos manuais, este é o único que grava uma linha na aba Envios, com a referência "Envio direto". E é o único que vincula a resposta ao envio, porque o link que vai no e-mail é exclusivo daquele envio. É exatamente por isso que a coluna Data de resposta só se preenche neste caminho. Quando dá certo, a tela responde "Email enviado com sucesso.".
Quem entrega o e-mail é o servidor de e-mail da empresa: se houver SMTP próprio cadastrado nas configurações, ele é usado; se não houver, o e-mail sai pelo serviço padrão do sistema. Configuração de e-mail e SMTP é assunto do ERP, não deste módulo: o ajuste é feito nas configurações de e-mail da empresa.
Se o endereço estiver na lista de e-mails bloqueados, o envio é recusado com "Este e-mail encontra-se bloqueado!". Se aparecer "Ocorreu um erro ao enviar o e-mail, atualize a página e tente novamente", trata-se da verificação de segurança da página: recarregue e repita, não é permissão. Já "Ocorreu um erro ao enviar o e-mail!" é falha na hora da entrega em si.
ENVIAR POR WHATSAPP
Também só aparece no menu quando a pesquisa está Ativa. O que o sistema faz aqui é montar a mensagem e abrir o WhatsApp para você. Nada mais.
A tela pede o Número de celular, que começa em branco, no formato (xx) xxxxx-xxxx, e o Texto da mensagem, que já vem pronto com o link da pesquisa dentro. Ao confirmar, o sistema abre o WhatsApp Web no computador, ou o aplicativo no celular, com a conversa e o texto prontos. Quem aperta o botão enviar é você. O número é sempre montado com o DDI 55.
Consequências: o sistema não envia nada por conta própria, não usa um número da empresa, não consome créditos nem carteira, e não registra esse envio. Por isso o WhatsApp não aparece na aba Envios e a resposta que vier por ele fica sem vínculo com o envio, igual ao link copiado.
O QUE FICA REGISTRADO
Só o envio por e-mail entra na aba Envios: o manual, com a referência "Envio direto", e o do gatilho, com links para o registro e para o cliente. A aba mostra "Nenhum envio realizado" quando não há nada. O que cada coluna dessa aba significa, como ler a Data de resposta e como exportar fazem parte da leitura dos resultados da pesquisa.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
"Enviei por WhatsApp e a aba Envios está vazia." Comportamento esperado. O WhatsApp não registra envio. Se você precisa de controle de quem recebeu e quem respondeu, use o envio por e-mail.
"O cliente respondeu pelo link que eu copiei e a Data de resposta não preencheu." Também é esperado. O link copiado é o mesmo para todos e não identifica o envio. A resposta entra na aba Respostas normalmente, só não casa com nenhuma linha de Envios.
"A opção de enviar não aparece no menu." A pesquisa não está Ativa. Altere a situação e a opção volta.
"Quero mandar para a minha lista de clientes de uma vez." Não dá: é um destinatário por envio. Para volume, distribua o link copiado.
"O e-mail não chegou." Confira nesta ordem: a mensagem exata que a tela devolveu; a caixa de spam do destinatário; se o endereço está na lista de e-mails bloqueados; e a configuração de e-mail da empresa, que é do ERP.
"Aparece uma linha em Envios, mas o cliente diz que não recebeu nada." A linha de envio é gravada antes da tentativa de entrega - inclusive antes da checagem de e-mail bloqueado. Ela existir não prova que o e-mail saiu: vale sempre olhar a mensagem que a tela devolveu no momento do envio e a caixa de spam.