Numeração de vendas e orçamentos: o número que o sistema diz já estar em uso
"O número da venda já está sendo utilizado!" — esse aviso aparece ao salvar uma venda, e a versão dele para orçamento diz "O número do orçamento já está sendo utilizado!". Não é falha: é a proteção do sistema contra dois registros com o mesmo número. Já existe uma venda (ou um orçamento) com o número que está sendo gravado, e o caminho é descobrir quem está com ele — ou deixar o sistema numerar por você.
DE ONDE VEM O NÚMERO
A numeração é automática e sequencial. No formulário, o campo Número fica escondido por padrão — o sistema numera mesmo assim. Para vê-lo, no card "Informe os dados da venda" (ou do orçamento) clique no botão de três linhas do canto do card ("Exibir campos") e ligue Número. Ele aparece preenchido com o próximo da sequência e travado; para digitar um número à mão, destrave-o no botão ao lado do campo (dica "Alterar o número"). Se der erro no número ao salvar, o campo volta a aparecer sozinho, mesmo que você o tenha escondido. Com o campo travado, o sistema cuida de tudo — se houver conflito, ele mesmo troca para o próximo número livre, acima do maior já usado. O erro aparece quase sempre quando o número foi digitado manualmente, na criação ou na edição.
O NÚMERO ESTÁ EM USO, MAS VOCÊ NÃO ACHA A VENDA
Dois detalhes enganam muita gente:
1. A sequência de VENDAS é uma só para venda de produtos, venda de serviços, venda balcão e pedidos da loja virtual. O número que "não existe" pode estar numa venda de outro tipo — inclusive num pedido que entrou pelo e-commerce. Os orçamentos (de produtos e de serviços) têm a própria sequência, separada da de vendas.
2. Venda cuja situação está configurada para não aparecer na listagem (opção Exibir na listagem da situação, em Vendas › Opções auxiliares › Situações) some da tela, mas continua ocupando o número. Para encontrá-la, filtre a listagem por essa situação.
ONDE SE CONFIGURA A SEQUÊNCIA
Em Configurações › Gerais, aba Numerações, nos campos Vendas e Orçamentos. O valor informado é o número atual — a próxima venda sai com o seguinte. Se a sequência foi voltada para um número já usado, ajuste-a para um número igual ou acima do maior já registrado. A mudança vale daí em diante: o que já foi emitido mantém o número que recebeu.
MAIS DE UMA LOJA
Quem tem mais de uma loja vê nessa mesma tela o campo Configurar sequências, com três modos: Única (o número precisa ser inédito na empresa toda), Por lojas (cada loja tem a própria sequência, e o mesmo número pode existir em lojas diferentes) e Por CNPJ (lojas com o mesmo CNPJ compartilham a numeração). Se o erro aparece só numa loja, confira o modo escolhido e a sequência daquela loja.
VENDA EXCLUÍDA E BURACO NA NUMERAÇÃO
Excluir uma venda libera o número dela — dá para usá-lo de novo digitando manualmente. A sequência automática, porém, não volta atrás sozinha: ela segue adiante, e um número pulado na listagem não é erro.
Não confunda essa numeração com a da nota fiscal: são sequências independentes, e duplicidade de nota tem tratamento próprio.