Agrupar vendas: as quatro regras

Agrupar reúne várias vendas em um documento só. É o caminho para quem atendeu o mesmo cliente várias vezes e quer fechar tudo junto — uma cobrança, uma entrega, uma nota.

COMO FAZER
Na listagem de vendas, marque as vendas nas caixinhas à esquerda e escolha Agrupar no menu Mais ações do topo. O sistema abre a tela de agrupamento com as vendas selecionadas.

AS QUATRO CONDIÇÕES
O sistema só agrupa se todas forem atendidas, e cada uma tem um aviso próprio:

1. Pelo menos duas vendas. Marcar uma só não agrupa nada.
2. Mesma situação. Vendas em etapas diferentes não se agrupam — faça as duas chegarem na mesma situação antes.
3. Mesma loja. Vendas de lojas diferentes não se agrupam.
4. Mesmo cliente. Vendas de clientes diferentes não se agrupam — e faz sentido, já que o documento agrupado é de um cliente só.

Há ainda um impedimento: venda que já tem um envio vinculado não pode ser agrupada. Se você já gerou o envio, o agrupamento deixa de ser possível para aquela venda.

A TELA DO AGRUPAMENTO ABRE TRAVADA
Passadas as condições, a tela do documento agrupado abre com os blocos de produtos, serviços, transporte, total e pagamento bloqueados para alteração — sempre, independentemente da situação em que as vendas estão. Aqui o bloqueio não depende de configuração nenhuma: é assim que a tela funciona. Se você precisa mexer nos itens ou no pagamento, o lugar é a venda de origem, antes de agrupar.

Então, quando o sistema recusa o agrupamento, a mensagem diz exatamente qual das condições falhou. Confira nesta ordem: quantidade, situação, loja, cliente, e por fim se alguma delas já tem envio.

A ação de agrupar existe também na listagem de orçamentos, com a mesma ideia.

NA TELA DE AGRUPAMENTO
Ela é o formulário de uma venda nova, já vindo com os itens de todas as vendas selecionadas. Dá para conferir os dados gerais, acrescentar mais itens, informar frete e transportadora, endereço de entrega, rever as condições de pagamento e escrever observações. Confirme no botão Agrupar.

AGRUPAR NÃO TEM VOLTA
Depois de agrupar, as vendas originais deixam de existir: no lugar delas fica uma única venda. Não há como desfazer e separar de novo. Confira tudo antes de confirmar.

A venda agrupada assume o número da primeira venda do grupo, e o histórico de situações e as atividades das vendas antigas passam para ela.

E O FINANCEIRO?
Depende do que já tinha sido lançado antes:

  • Se as vendas estavam numa situação que JÁ LANÇOU financeiro, os recebimentos continuam existindo, um para cada venda antiga. Eles passam a pertencer à venda agrupada e são renumerados como parcelas: 1/3, 2/3, 3/3. Ou seja, você junta os documentos, mas as cobranças seguem separadas.
  • Se as vendas estavam numa situação que NÃO LANÇA financeiro, não existe recebimento nenhum ainda. Aí você define a condição de pagamento na própria tela de agrupamento e, quando a venda agrupada chegar numa situação que lança financeiro, nasce a cobrança única.

Então, quem quer uma cobrança só no fim, precisa manter as vendas numa situação que não lança financeiro até o momento de agrupar.