A venda não entrou no caixa: as regras que ligam uma coisa à outra

"Vendi e o caixa não mexeu" é uma das dúvidas mais comuns do balcão. Quase sempre a venda está certa — o que falta é uma das condições que ligam a venda ao caixa.

O CAIXA É DE UMA PESSOA E DE UMA LOJA
Cada usuário pode ter um caixa aberto por vez, dentro da loja em que está. Não existe um caixa único da empresa: se três pessoas abrem caixa, são três caixas, cada um com o seu saldo e o seu fechamento.

O DINHEIRO CAI NO CAIXA DE QUEM REGISTROU, NÃO NO DO VENDEDOR
Este é o ponto que mais engana. Quando a venda gera o recebimento, o sistema procura o caixa que está aberto para o usuário QUE ESTÁ LOGADO naquele momento — e é nele que o valor entra.

O campo Vendedor da venda não manda nisso. Se o vendedor João lançou a venda mas foi a Maria quem mudou a situação para a que gera financeiro, o dinheiro foi para o caixa da Maria.

AS TRÊS CONDIÇÕES
Para a venda virar dinheiro no caixa:

1. A SITUAÇÃO DA VENDA precisa lançar financeiro. Situação que não lança não cria conta a receber, e sem conta a receber não há nada para entrar no caixa.

2. PRECISA HAVER CAIXA ABERTO para quem está registrando, na loja em que ele está. Sem caixa aberto, a conta nasce normalmente no financeiro — só não fica amarrada a caixa nenhum. E isso não se conserta abrindo o caixa depois.

3. A CONTA PRECISA ESTAR CONFIRMADA (baixada) para entrar na conferência do fechamento. Venda a prazo, com vencimento lá na frente, fica em aberto — e só aparece no caixa do dia em que você der baixa nela.

NO FECHAMENTO SÓ CONTA O QUE É DINHEIRO DE GAVETA
A conferência do fechamento existe para bater com o que há fisicamente na gaveta. Por isso ela soma apenas as formas de pagamento do tipo Dinheiro, Cheque, Vale alimentação, Vale refeição, Vale presente e Vale combustível.

Cartão de crédito, cartão de débito, Pix, boleto e transferência ficam ligados ao caixa e aparecem quando você visualiza ou imprime o caixa — mas não entram na soma do fechamento, porque esse dinheiro não está na gaveta.

Então "vendi 3.000 no dia e o fechamento mostra 800" costuma ser exatamente isso: 2.200 foram no cartão.

COMO TRABALHAR COM UM CAIXA SÓ
Quem tem vários vendedores mas quer um único caixa — o do operador — monta assim:

  • Em Vendas › Opções auxiliares › Situações, deixe como PADRÃO uma situação que NÃO lança estoque nem financeiro. Assim toda venda nova nasce sem gerar recebimento.
  • Em Configurações › Usuários, no botão de permissões, tire dos vendedores a permissão ALTERAR SITUAÇÃO da tela de venda que eles usam (por exemplo, Vendas no balcão). Eles registram, mas não confirmam.
  • Quem opera o caixa faz login com o próprio usuário, abre o caixa e só ele muda a situação para a que lança financeiro. Todo o dinheiro cai num caixa só.

Depois de mexer em permissão, a pessoa precisa sair do sistema e entrar de novo.