Orçamento: o que preencher no formulário
O formulário do orçamento (Orçamentos › Produtos ou Orçamentos › Serviços, botão Adicionar) é dividido em cards, e só três campos são realmente obrigatórios: Cliente, Data e o canal de venda — e o canal já vem preenchido com o canal padrão.
INFORME OS DADOS DO ORÇAMENTO
Sempre aparecem: Cliente, Data e Situação. Vêm ligados de início: Validade e Vendedor. Os demais ficam escondidos até você ligá-los: Número (o sistema sugere), Prazo de entrega, Aos cuidados de, Canal de venda, Centro de custo e Introdução da proposta.
Para mostrar ou esconder um campo, clique no botão de três linhas no canto do card (dica "Exibir campos") e marque o que quer ver ("Escolha o que aparece neste card."). A escolha é sua, de usuário, e vale também para a venda e a ordem de serviço. Na primeira vez que você abre o formulário, o sistema já liga sozinho os campos que você usou em pelo menos dois dos seus últimos orçamentos.
O canal de venda não é uma lista fixa do sistema: é um cadastro seu, em Vendas › Opções auxiliares › Canais. A conta nova já nasce com alguns canais prontos, e você cria, renomeia e organiza os seus.
A Introdução da proposta é um texto que aparece no início da proposta enviada ao cliente. Se você não quiser nenhuma abertura, basta deixar em branco. Se o campo não aparece, ligue "Introdução da proposta" em Exibir campos.
Vale preencher a Validade: orçamento sem prazo vira discussão quando o cliente volta três meses depois cobrando o preço antigo.
ADICIONE OS PRODUTOS / ADICIONE OS SERVIÇOS
São duas listas no mesmo documento — dá para orçar a peça e a instalação juntas. Em cada linha você informa o item, a quantidade e o valor, e o sistema calcula o subtotal. As colunas Detalhes (só em produtos) e Desconto ficam escondidas até você ligá-las no botão "Exibir colunas" do card; mesmo escondidas, o lápis da linha abre a janela do item com todos os campos, inclusive o desconto. O desconto por item pode ser em reais ou em porcentagem.
INFORME O TRANSPORTE / INFORME O ENDEREÇO DE ENTREGA
Transportadora e Valor do frete. Há também a opção de informar um endereço de entrega diferente do endereço do cadastro do cliente.
CONFIRA O TOTAL DO ORÇAMENTO
Mostra o subtotal de produtos, o de serviços, o desconto geral (um campo só, com o seletor R$ ou % ao lado) e o valor total. No fim do card fica a chave Exibir valor total na impressão ("Desligado, a impressão sai sem o valor total.") — útil quando você prefere mostrar só os itens.
Atenção ao desconto: existe o desconto por item e o desconto geral. Quando a conta não fecha, normalmente os dois foram usados ao mesmo tempo.
DEFINA O PAGAMENTO DO ORÇAMENTO
Dá para gerar as condições de pagamento, escolhendo o cartão À vista ou Parcelado, e o botão Gerar parcelas.
INSIRA AS INFORMAÇÕES DE OBSERVAÇÃO E ANEXOS
Um card só, no fim. Anexos entram pelo botão Adicionar anexo e aceitam até 5MB por arquivo (o aviso do limite não aparece mais na tela, mas o limite continua). E há dois campos de observação que é importante não confundir: Observação ("Sai na impressão") vai no documento que vai ao cliente; Observação interna ("Uso interno, não sai na impressão") fica só para a sua equipe.