MDF-e: quem é obrigado a emitir, e onde está cada assunto do aplicativo

O MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) agrupa, em um documento só, tudo o que está sendo transportado em um veículo numa viagem. Ele não substitui a nota nem o CT-e — ele os amarra.

Esta fonte responde ao "eu preciso emitir?" e diz onde está o resto. O passo a passo de cada assunto está nas outras fontes do MDF-e, listadas no fim.

QUEM EMITE, NA PRÁTICA
São dois perfis.
Quem emite NF-e e transporta a própria carga entre estados, em veículo próprio ou arrendado, ou contratando transportador autônomo (TAC). É o caso da empresa que entrega com o caminhão dela para outro estado — muita gente não sabe que precisa emitir MDF-e nessa situação.
Transportadora que emite CT-e em transporte interestadual, tanto de carga fracionada (mais de um CT-e no mesmo veículo) quanto de lotação (um CT-e por veículo).

A obrigatoriedade é interestadual na regra geral, mas há estados que exigem também em operação interna. Confirme com o contador o que vale no seu.

TRÊS CONCEITOS QUE APARECEM NO CADASTRO
Carga própria: transporte feito pelo remetente ou pelo destinatário, sem terceiro no meio.
Carga fracionada e lotação: mais de um conhecimento no veículo, ou um só.
Tipo de emitente: é ele que define qual documento o manifesto vai amarrar. Prestador de serviço de transporte amarra CT-e; transportador de carga própria amarra NF-e. A escolha errada aqui invalida o manifesto inteiro.

SITUAÇÕES QUE GERAM DÚVIDA NA ESTRADA
Carga recolhida em vários municípios na mesma viagem, mercadoria incluída no meio do percurso e transbordo, quando a carga muda de veículo. Cada uma tem procedimento próprio, e nenhuma se resolve emitindo um MDF-e novo do zero sem encerrar o anterior. É matéria fiscal: confirme com o contador.

ENCERRAR O MANIFESTO, E DE ONDE VEM A TRAVA
O MDF-e precisa ser encerrado ao fim da viagem. Esquecer disso é o problema mais comum de quem usa MDF-e, e ele volta como dor de cabeça na viagem seguinte.

Aqui vale uma correção que muda o atendimento. O sistema não confere se você tem manifesto em aberto. Ele deixa cadastrar e deixa mandar emitir o próximo normalmente. A recusa, quando vem, é da SEFAZ, na resposta da transmissão — e chega como qualquer outra rejeição: o manifesto fica com a situação Reprovada e o motivo devolvido é gravado no próprio registro. Para ler esse motivo, passe o mouse sobre a etiqueta de situação na lista de manifestos.

Ou seja: não diga que o sistema está travando. Peça o texto gravado no manifesto. Se ele apontar manifesto anterior não encerrado, encerre o anterior e emita de novo no mesmo registro — não crie manifesto novo.

Se ninguém da equipe consegue encerrar, a causa pode ser outra: falta a permissão Encerrar MDF-e. Isso está na fonte de permissões.

O QUE O MDF-E NÃO É
Ele não substitui a nota fiscal nem o CT-e. Ele os amarra na viagem. Use essa frase para desfazer a confusão de documentos: é comum o cliente achar que o manifesto dispensa um deles, ou que o CT-e sozinho basta na viagem interestadual.

ONDE ESTÁ CADA COISA NESTA PASTA
Preencher o manifesto, bloco a bloco: "MDF-e: os blocos do formulário do manifesto, do carregamento ao seguro".
O último bloco do formulário, o pagamento do frete: "MDF-e: informações de pagamento do frete".
Emitir, encerrar, cancelar, o que cada situação permite e as ações em lote: "MDF-e: emitir, encerrar e cancelar".
Mensagem que reclama de um campo e barra antes de transmitir: "MDF-e: o manifesto não passa nem da validação".
Manifesto que sumiu da lista, ambiente, loja, período, colunas e relatório: "MDF-e: sumiram os manifestos da lista".
XML, DAMDFE, exportação em lote, envio por e-mail e importação de outro sistema: "MDF-e: baixar o XML, exportar em lote".
Quem pode fazer cada ação: "Permissões do MDF-e".
Rejeição com código numérico: pasta Rejeições MDF-e.