MDF-e: baixar o XML, exportar em lote, imprimir o DAMDFE, enviar e importar de outro sistema
Quando o cliente diz "me manda o arquivo do manifesto", ele pode estar pedindo duas coisas bem diferentes: o XML, que é o arquivo eletrônico do MDF-e, ou o DAMDFE, que é o documento de impressão que vai com o motorista. São quatro caminhos no sistema, e o cliente troca um pelo outro o tempo todo. Comece perguntando qual dos dois ele quer.
BAIXAR O XML DE UM MANIFESTO
Na lista de manifestos, cada linha tem um menu de mais ações. Dentro dele está Baixar XML, que aparece em qualquer situação. Ele entrega o XML daquele manifesto, com nome no formato mdfe-numero.xml.
O que vem dentro do arquivo depende da situação em que o manifesto está agora:
Em aberto — vem o XML gerado, montado a partir do que foi preenchido. O sistema grava esse arquivo quando o manifesto é cadastrado e regrava quando é editado, então dá para baixar mesmo sem nunca ter transmitido. Só que ele não tem protocolo: não serve para o que a contabilidade costuma pedir.
Aprovada — vem o XML autorizado, com o protocolo da SEFAZ. É esse que o contador quer.
Encerrado e Cancelado — vem o XML com o evento correspondente, gravado no momento do encerramento ou do cancelamento.
Reprovada — quando a SEFAZ recusa, o sistema grava o motivo da recusa e não guarda o XML daquele envio. Enquanto ninguém mexer no manifesto, Baixar XML responde "Não foi possível baixar o XML!" e o DAMDFE também falha. Se você abrir esse manifesto reprovado em Editar e salvar de novo, o sistema regrava o XML montado a partir do que está preenchido, e o download volta a funcionar — sem protocolo, como no Em aberto. Esse arquivo não substitui o XML autorizado: o caminho continua sendo corrigir o manifesto e transmitir de novo.
A mensagem "Não foi possível baixar o XML!" quer dizer sempre a mesma coisa: o arquivo correspondente à situação atual do manifesto não foi encontrado no servidor. Antes de tratar como erro do sistema, pergunte em que situação o manifesto está.
EXPORTAR VÁRIOS XMLs DE UMA VEZ
No topo da lista, o botão Mais ações traz Exportar XML's. É o caminho para pegar muitos manifestos de uma vez, e não um a um.
A tela pede Período, e ele é obrigatório: sem período o sistema recusa com "É necessário informar o período!". Além dele, você pode filtrar por Loja (o campo só aparece para quem tem mais de uma loja), por Situação e por Número. Em Situação, a lista é fechada: Todas, Aprovada, Reprovada, Encerrado e Cancelado — manifesto Em aberto não entra na exportação de jeito nenhum.
O pacote é montado a partir do XML autorizado de cada manifesto, e só entram manifestos que já foram transmitidos e têm chave de acesso. Isso tem duas consequências práticas. Manifesto Reprovada fica de fora mesmo quando é escolhido no filtro, porque não existe XML autorizado dele. E, em Encerrado e Cancelado, o que vem no pacote é o XML autorizado, não o XML com o evento — o arquivo com o evento sai pelo Baixar XML do manifesto, um a um.
O resultado é um arquivo compactado com os XMLs dentro, que o navegador baixa ao final.
A exportação roda em páginas, processando um bloco de manifestos por vez até terminar, e mostra o progresso na tela. Com muitos manifestos ela demora. O processo roda na própria página: se você fechar a aba ou sair dela antes do fim, ele para e o arquivo não é gerado. Se acontecer, é só repetir.
Quando nenhum manifesto é encontrado, ou quando nenhum dos encontrados tem XML guardado, a resposta é "Não foi encontrado nenhum Mdfe para baixar!".
IMPRIMIR O DAMDFE
Ainda no menu de mais ações da linha, Imprimir DAMDFE abre o documento em uma nova aba, em PDF. Ele funciona também para manifesto Em aberto: nesse caso o documento é montado na hora, a partir dos dados cadastrados.
Nas demais situações o DAMDFE é montado a partir do XML gravado. Se esse arquivo não estiver lá — o caso típico é o manifesto Reprovada —, a resposta é "Não foi possível imprimir o DAMDFE!".
Abrir o DAMDFE tem um efeito colateral útil de saber: se a coluna de e-mail do manifesto estava como Não enviado ou Enviado, ela passa para Visualizado. A lista dessas situações de e-mail é fechada e tem três valores: Não enviado, Enviado e Visualizado. A pré-visualização automática do link dentro do WhatsApp não conta como visualização.
COMPARTILHAR E ENVIAR POR E-MAIL
Compartilhar, no mesmo menu, gera o link do DAMDFE daquele manifesto e abre a tela de compartilhamento comum do ERP, a mesma usada em outros documentos, para mandar pelo WhatsApp. O link aponta para a página do DAMDFE. Se o destinatário disser que não consegue abrir, a saída prática é imprimir o DAMDFE e mandar o PDF.
Enviar por email aparece apenas em manifesto com situação Aprovada ou Encerrado. Em outra situação o item simplesmente não é exibido — confira a situação antes de suspeitar de permissão. A tela tem os campos E-mails, Responder para, Assunto do e-mail, Mensagem do e-mail e Link do MDF-e. O assunto já vem preenchido com "Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais" e o número do manifesto, a mensagem também vem pronta, e os dois podem ser alterados. O campo do link vem preenchido, é somente leitura e tem um botão que copia o endereço, útil para colar em outro canal.
A mensagem sai em nome da loja, com o e-mail do usuário logado como remetente. O campo Responder para está na tela, mas não prometa ao cliente que as respostas serão desviadas para ele.
A tela avisa que dá para informar mais de um endereço separando por vírgula. Não conte com isso: o sistema entrega o conteúdo do campo ao servidor de e-mail como UM endereço só, e por isso dois e-mails separados por vírgula fazem o envio falhar. Mande um de cada vez, ou copie o link e distribua por outro canal.
Aqui está a confusão clássica, e ela precisa ser dita com todas as letras: o e-mail leva o LINK do documento, não o XML anexado. A mensagem que vem pronta diz "Segue em anexo, o link do MDF-e", e essa frase engana. Não há anexo. Dentro do e-mail há um botão "Visualizar manifesto", um "clique aqui" e até um link escrito "Baixar arquivo" — os três levam para o mesmo DAMDFE na web, nenhum deles é o XML. Quem precisa do XML tem que usar Baixar XML ou a exportação em lote.
Depois do envio, o manifesto passa a marcar Enviado na coluna de e-mail. O sistema registra que enviou; ele não confirma entrega nem leitura, e não reenvia sozinho.
IMPORTAR XML DE OUTRO SISTEMA
Se a empresa já emitia MDF-e em outro sistema e quer os manifestos aqui, use Mais ações no topo da lista e escolha Importar XML's. A tela permite arrastar os arquivos ou clicar em Selecionar arquivos, e avisa o limite na própria tela: até 50 arquivos por vez. Acima disso vem "Envie no máximo 50 arquivos!" e nada é enviado. Arquivo grande demais é recusado com "Arquivo não suportado, envie arquivos em formato XML de até 5 MB.".
O manifesto importado entra na loja em que você está logado, no seu usuário, e a situação vem do protocolo que está dentro do XML: com protocolo de autorização entra como Aprovada, com o de cancelamento como Cancelado, com o de encerramento como Encerrado. XML sem protocolo entra como Em aberto.
Três regras conferidas no sistema:
Só arquivo com extensão .xml é processado. Arquivo de outro tipo é ignorado, sem aviso individual.
O XML precisa ser mesmo um MDF-e. Documento de outro tipo, ou arquivo quebrado, não é aceito.
O emitente do XML precisa bater com o CNPJ ou o CPF da loja em que você está logado.
Uma advertência importante sobre a mensagem de erro: quando a importação não grava nada, o sistema responde sempre "Insira um arquivo XML válido.", qualquer que seja o motivo. Essa mensagem não distingue XML inválido de emitente divergente. Por isso, diante dela, a primeira pergunta é: em qual loja você está logado? Loja errada é a causa mais comum, e a mensagem não vai dizer isso.
TRÊS ADVERTÊNCIAS DA IMPORTAÇÃO
A primeira: se o XML importado é de um manifesto que já existe na empresa, com a mesma chave, o registro antigo é apagado e substituído pelo que veio no arquivo — vale para qualquer loja da empresa, não só a atual. Não use a importação para "atualizar" manifesto emitido aqui dentro: você perde o registro original.
A segunda: a importação grava um manifesto por envio. Mesmo mandando vários arquivos de uma vez, o sistema conclui no primeiro que importa e responde "Mdf-e importado com sucesso!". Depois de importar, confira a lista de manifestos e reenvie os que faltaram, um a um.
A terceira, e é a que mais engana: mensagem de sucesso nem sempre quer dizer que o manifesto entrou. Quando o arquivo passa nas conferências mas o registro não chega a ser gravado, o sistema ainda responde com uma mensagem de sucesso escrita em outro nome — "Nota fiscal importada com sucesso!", ou "2 notas fiscais foram importadas com sucesso!" no plural. Sucesso que fala em nota fiscal, e não em MDF-e, é sinal de que o manifesto pode não ter sido gravado. Confira a lista antes de dar o caso por resolvido.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
XML que não baixa, com "Não foi possível baixar o XML!". Causa real: não existe arquivo guardado para a situação atual do manifesto. Confira a situação. Em Reprovada, só existe arquivo se o manifesto tiver sido editado e salvo depois da recusa.
Cliente pediu "o XML" e recebeu um arquivo sem protocolo. Causa real: o manifesto está Em aberto, e o XML gerado não tem protocolo. Só depois de aprovado é que existe o XML que a contabilidade quer.
Exportação que volta vazia, com "Não foi encontrado nenhum Mdfe para baixar!". Causa real: os filtros. O período ou a situação escolhida eliminaram tudo. Refaça com Situação em Todas e um período mais largo. Manifesto Em aberto não entra, e Reprovada não tem XML autorizado para empacotar.
Exportação que trava no meio. Causa real: a página foi fechada ou abandonada antes do fim. Refaça e espere terminar.
Importação recusada com "Insira um arquivo XML válido.". Causa real: na maioria das vezes, loja errada — o emitente do XML não é o CNPJ nem o CPF da loja logada. Troque de loja e importe de novo. Se persistir, o arquivo não é um XML de MDF-e ou está corrompido.
Importou dez arquivos e só apareceu um manifesto. Causa real: é assim que funciona, um por envio. Reenvie os demais separadamente.
A importação disse que deu certo e o manifesto não está na lista. Causa real: a mensagem de sucesso que fala em "nota fiscal" sai mesmo quando o registro não foi gravado. Confira a lista, e se não estiver lá, importe o arquivo de novo, sozinho.
Manifesto que já existia sumiu ou mudou depois da importação. Causa real: o XML importado tinha a mesma chave e substituiu o registro. Não há como desfazer pela tela.
Destinatário diz que não recebeu o e-mail. Causa real: na maioria das vezes o endereço digitado. Confira o campo, olhe a caixa de spam do destinatário e reenvie. O sistema registra apenas que enviou; ele não reenvia sozinho e não informa se a mensagem chegou. Uma alternativa rápida é copiar o link do MDF-e na própria tela de envio e mandar por outro canal.
O que cada situação do manifesto significa e o que ela permite fazer está na fonte de emissão do MDF-e. Recusa com a mensagem "Você não possui acesso a esta ação!" é permissão, e está na fonte de permissões do MDF-e.