MDF-e: emitir, encerrar e cancelar — as quatro etapas até a SEFAZ e o que cada situação permite
Emitir um MDF-e não é um clique só. São quatro etapas encadeadas, e o sistema mostra um aviso diferente na tela em cada uma, sempre com o título Processo em andamento. Quando alguém diz que "mandei emitir e travou" ou "deu erro e não sei em que passo", a primeira pergunta é sempre a mesma: em qual aviso parou? A resposta já entrega o passo com problema.
AS QUATRO ETAPAS DA EMISSÃO
Processando manifesto. O servidor confere os campos do manifesto e monta o XML. É aqui que aparecem as validações do próprio sistema, do tipo "O campo Tipo de Rodado é obrigatório." Parou aqui, o problema é preenchimento ou montagem do XML — não é a SEFAZ.
Assinando XML. O XML montado é assinado com o certificado digital da loja. Parou aqui, o assunto é certificado.
Enviando para SEFAZ. O XML assinado vai para a SEFAZ e o sistema espera a resposta. Parou aqui, a conversa com a Receita é que não se completou. E há um detalhe que muda o diagnóstico: qualquer falha nesta etapa grava o manifesto como Reprovada, com o texto do erro guardado no registro. Não é só a recusa da SEFAZ — falha de comunicação, problema de certificado ou erro que o sistema não soube classificar caem todos em Reprovada. Reprovada, sozinha, não prova que a Receita rejeitou: o que resolve é o texto gravado.
Atualizando status do manifesto. O sistema lê a resposta, grava o número do protocolo e a chave, e passa o manifesto para Aprovada. Se a resposta não vier autorizada, grava a situação Reprovada e guarda o motivo devolvido pela SEFAZ.
Depois de emitido com sucesso a lista mostra "Manifesto emitido com sucesso!".
CERTIFICADO A1 E A3: O QUE MUDA NO DIAGNÓSTICO
Isso muda tudo e é a segunda pergunta a fazer. Com certificado A1, a assinatura acontece no servidor: o navegador conversa só com o ERP. Com certificado A3, a assinatura acontece no aplicativo desktop instalado na máquina de quem está emitindo, e o navegador precisa alcançar esse aplicativo pelo IP e pela porta configurados.
Por isso existe a mensagem "O aplicativo desktop não está em execução!". Ela é exclusiva do A3 e significa uma coisa só: o aplicativo local está fechado, bloqueado ou não respondeu. Não é o ERP e não é a SEFAZ. Antes de o manifesto sequer começar a ser processado, o A3 ainda mostra o aviso "Validando certificado digital...", que é essa checagem.
No A1, a mensagem equivalente é "Ocorreu um erro, verifique sua conexão com a internet!". Ela aparece quando a chamada não chegou ao servidor.
AS SITUAÇÕES DO MANIFESTO E O QUE CADA UMA PERMITE
A lista de situações é fechada. São estas cinco e não existe outra: Em aberto, Aprovada, Reprovada, Encerrado, Cancelado.
Em aberto e Reprovada. Podem ser emitidas, editadas e excluídas. São as únicas duas nessa condição.
Aprovada. Aceita Encerrar, Cancelar manifesto e Enviar por email. Não pode ser editada nem excluída.
Reprovada. É o manifesto cujo envio não terminou em autorização. Continua editável de propósito.
Encerrado. Aceita Enviar por email. Não edita e não exclui.
Cancelado. Não edita e não exclui.
Fora dessa conta ficam as ações que valem em qualquer situação: Visualizar, Imprimir DAMDFE, Baixar XML e Compartilhar aparecem sempre.
Detalhe que confunde: os botões Editar e Excluir continuam visíveis na linha em toda situação. A trava não esconde o botão — ela responde com mensagem depois do clique. As mensagens exatas são: "Esse mdf-e foi emitido e não pode ser editado!" quando a situação é Aprovada; "Esse mdf-e não pode ser editado." quando é Encerrado ou Cancelado; e "Não é possível excluir este manifesto pois o mesmo encontra-se com a situação <situação>!" na tentativa de exclusão. Metade dos chamados nasce aí: o cliente vê o botão, clica e leva a recusa.
MANIFESTO REPROVADO SE CORRIGE NO PRÓPRIO REGISTRO
Não crie manifesto novo. Quando o envio não termina em autorização, o sistema grava a situação Reprovada no mesmo registro e guarda o motivo — seja a recusa da SEFAZ, seja a falha que impediu o envio. Você abre o manifesto, corrige o que a mensagem apontou e emite de novo, no mesmo registro.
Para descobrir o motivo sem depender da memória do cliente: na lista de manifestos, passe o mouse sobre a etiqueta de situação. Ela mostra o texto gravado nos manifestos Reprovada e Cancelado — no Reprovada é a recusa devolvida; no Cancelado é a justificativa que foi digitada no cancelamento. Ensine isso, porque o cliente costuma dizer só "deu erro" e o texto exato é o que resolve.
ENCERRAR
Encerrar é o evento que informa à SEFAZ que a viagem acabou. No menu de ações do manifesto Aprovada existe o item Encerrar. O sistema pergunta "Deseja realmente encerrar este manifesto?" e é só isso: não pede motivo, não pede justificativa. Confirmado, aparecem os avisos Enviando para SEFAZ e Atualizando status do manifesto, e a situação vira Encerrado.
CANCELAR
Cancelar manifesto também aparece só para a situação Aprovada. Ele abre uma janela chamada Cancelar MDF-e com um único campo, Motivo do cancelamento. O motivo é obrigatório e precisa ter no mínimo 15 caracteres escritos. Menos que isso, o sistema não deixa concluir. Depois de Concluir, vêm os mesmos dois avisos e a situação vira Cancelado.
Cancelar na SEFAZ não é a mesma coisa que excluir do sistema. Cancelar é um evento enviado à Receita; excluir apaga o registro do ERP e só funciona em Em aberto e Reprovada.
EMITIR VÁRIOS MANIFESTOS DE UMA VEZ
No botão Mais ações do topo da lista existe o item Emitir manifestos, que emite os manifestos marcados.
Detalhe que gera chamado: a coluna com as caixinhas de seleção não fica visível o tempo todo. Ela só aparece depois que você abre o menu Mais ações, e some de novo a cada recarga da lista (nova busca, troca de página, atualização depois de uma emissão). Antes disso não há como marcar manifesto nenhum, e o cliente jura que a tela está quebrada.
Só entram na emissão em lote os manifestos selecionados que estejam Em aberto ou Reprovada. Se nenhum dos marcados estiver nessas situações, o sistema avisa "Você deve selecionar no mínimo um manifesto Em aberto ou Reprovado." Havendo manifestos válidos, ainda vem a confirmação "Deseja realmente emitir os manifestos selecionados?" — sem confirmar, nada é emitido.
Durante o processo o aviso mostra o andamento, do tipo Emitindo manifesto 2 de 5. No fim, o sistema devolve um resumo linha a linha, um por número de MDF-e, dizendo qual foi emitido com sucesso e qual falhou e por quê. Peça esse resumo ao cliente: ele separa o problema de um manifesto do problema de todos. Linha que diz apenas "A emissão não foi concluída." é o caso em que o processo parou antes de gerar mensagem própria — no A3, olhe primeiro o aplicativo desktop.
EXCLUIR VÁRIOS DE UMA VEZ
Em Mais ações existe também Excluir manifestos. Se algum dos marcados não estiver Em aberto ou Reprovada, o aviso é "Apenas manifestos com a situação Em aberto e Reprovada podem ser removidos."
Além da regra de situação, há uma segunda trava: apagar dois ou mais registros de uma vez é privilégio do usuário master. Para os demais, o sistema responde "Somente o usuário master pode deletar registros em massa!!". Com um único manifesto marcado a exclusão segue a regra normal, sem exigir master.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
O aviso parou em Enviando para SEFAZ e voltou "O sistema da receita está fora do ar ou o certificado digital não está configurado corretamente." Não repita para o cliente que a SEFAZ caiu. Essa frase é um balde: o sistema a usa quando a resposta não veio no formato esperado, e nele caem também falhas de certificado e erros que o sistema não soube classificar — no cancelamento, em especial, qualquer falha interna chega ao cliente com esse mesmo texto. Mande conferir se o certificado digital está válido e configurado na loja e tentar de novo.
Emissão em lote que devolve falha em todos os manifestos. Se todos falharam no mesmo passo, o problema não é dos manifestos: é certificado, aplicativo desktop ou comunicação. Se falharam alguns, leia o motivo de cada linha do resumo.
O cliente clicou em Emitir e não apareceu nada. Emitir manifesto pede confirmação antes ("Deseja realmente enviar este manifesto?"). Sem confirmar, nada acontece.
O item Emitir manifesto sumiu do menu do manifesto. Ele só é exibido em Em aberto e Reprovada. Se o manifesto já está Aprovada, no lugar dele aparecem Encerrar e Cancelar manifesto.
Manifesto que ficou Reprovada e o cliente jura que não recebeu rejeição nenhuma. Causa real: qualquer falha na etapa de envio grava Reprovada. Passe o mouse na etiqueta de situação e leia o texto guardado antes de procurar código de rejeição — se ele fala em conexão, aplicativo desktop ou certificado, não houve rejeição da SEFAZ.
"Você não possui acesso a esta ação!" não é erro de emissão, é permissão.
DE ONDE VEM O QUE JÁ ESTÁ EM OUTRA FONTE
Pré-requisitos de emissão, ambiente em produção e o erro clássico de esquecer de encerrar o manifesto anterior estão na fonte dos aplicativos CT-e e MDF-e. Obrigatoriedade e conceito do MDF-e, na fonte de quem é obrigado a emitir. Os campos do formulário, na fonte dos blocos do manifesto. Códigos de rejeição, na pasta Rejeições MDF-e. Quem pode fazer cada ação, na fonte de permissões do MDF-e.
O aplicativo CT-e tem um fluxo de emissão parecido, com avisos de nome semelhante trocando o nome do documento, mas é código próprio dele e as etapas não são idênticas: o que vale para o MDF-e está escrito aqui.