Situação da nota, cancelamento e carta de correção
COMO CHEGAR
As notas ficam no menu Fiscal, uma tela para cada tipo: Fiscal › Notas de produtos (a NF-e), Fiscal › Notas de serviços (a NFS-e), Fiscal › Notas do consumidor (a NFC-e) e Fiscal › Notas de compras (as que o fornecedor emitiu contra você). Cancelar e fazer carta de correção se faz de dentro da listagem do tipo da nota — não existe uma tela única de cancelamento.
A situação importa mais que a existência: ela decide o que você consegue fazer com a nota, e é a explicação da maioria dos "sumiu o botão".
AS SITUAÇÕES
Na NF-e e na NFC-e: Em aberto, Enviando, Aprovada, Reprovada, Denegada, Cancelada e Corrigida.
Na NFS-e: Em aberto, Enviando, Aprovada, Reprovada, Cancelada e Denegada.
Só a APROVADA vale como documento fiscal. Nunca some nota cancelada junto com as aprovadas sem dizer.
O QUE CADA SITUAÇÃO LIBERA
- EM ABERTO e REPROVADA — a nota ainda não valeu, então aparece a opção de EMITIR. É o caso da nota rejeitada: você corrige o que a SEFAZ apontou e emite de novo, na mesma nota.
- APROVADA e CORRIGIDA — aí sim aparecem CANCELAR e CARTA DE CORREÇÃO.
- DENEGADA e CANCELADA — nota encerrada. Não emite, não cancela, não corrige.
Se o cliente não acha o botão de cancelar, a primeira coisa a olhar é a situação da nota — muito antes de pensar em permissão.
COMO CANCELAR
Abra a listagem do tipo da nota — Fiscal › Notas de produtos para uma NF-e, Fiscal › Notas do consumidor para uma NFC-e, Fiscal › Notas de serviços para uma NFS-e. Na linha da nota, no menu de ações verde, escolha CANCELAR. Abre a janela Cancelar nota fiscal, com o campo MOTIVO DO CANCELAMENTO. O motivo é obrigatório e precisa ter pelo menos 15 caracteres — "erro" não passa, e essa é a causa comum de "não deixa enviar". Escreva a razão real, porque o texto vai para a SEFAZ.
Depois de a SEFAZ registrar, a situação muda para Cancelada.
O cancelamento vale dentro do prazo do órgão: a referência geral é de 24 horas na NF-e e bem menos na NFC-e. O botão continua aparecendo enquanto a nota estiver aprovada, mas quem recusa fora do prazo é a SEFAZ, depois do envio. Passado o prazo, o caminho é outro — normalmente nota de devolução — e aí é assunto de contador.
A NFS-e também tem Cancelar, e só com a nota aprovada. As regras de prazo, porém, são da prefeitura, não da SEFAZ.
CARTA DE CORREÇÃO
Só existe na NF-e. NFC-e e NFS-e não têm — a correção de nota de serviço costuma ser cancelamento e reemissão, conforme a regra do município.
Em Fiscal › Notas de produtos, no menu de ações da linha, escolha CARTA DE CORREÇÃO. Abre a janela Corrigir nota fiscal, com o campo MOTIVO DA CORREÇÃO — também obrigatório e com mínimo de 15 caracteres. Escreva de forma clara e objetiva: o texto é o próprio conteúdo da correção e vai constar no documento.
Depois de aceita, a nota passa para a situação Corrigida e surge no mesmo menu a opção IMPRIMIR CORREÇÃO. Se houver mais de uma carta, aparece uma linha de impressão para cada.
Todas as cartas emitidas ficam listadas em MAIS AÇÕES › CARTAS DE CORREÇÕES, no topo da tela de NF-e (Fiscal › Notas de produtos) — e dali também dá para começar uma nova, informando o número da NF-e.
O QUE A CARTA DE CORREÇÃO NÃO RESOLVE
Ela corrige informação secundária: dados complementares, endereço de entrega, razão social, peso e volume. NÃO serve para mudar valor, quantidade, produto, imposto nem trocar o destinatário. Nesses casos a nota precisa ser cancelada ou substituída.
QUANDO A SEFAZ REJEITA
A rejeição vem com código e motivo, e o motivo quase sempre é cadastro — tributação, NCM, CFOP, dados do destinatário — e não falha do sistema. Corrija a origem, volte na nota e emita de novo.