Nota fiscal: vínculo com a venda e cancelamento
COMO CHEGAR
As notas ficam em Fiscal › Notas de produtos (NF-e), Fiscal › Notas de serviços (NFS-e) e Fiscal › Notas do consumidor (NFC-e). As vendas ficam em Vendas › Produtos e Vendas › Serviços. O vínculo entre as duas nasce na venda, nunca na tela da nota.
A NOTA e a VENDA são documentos diferentes, ligados entre si. Entender isso resolve a maior parte das dúvidas.
A venda registra o negócio (itens, valores, financeiro, comissão). A nota é o documento fiscal enviado à SEFAZ ou à prefeitura. Gerar a nota a partir da venda cria o vínculo: a venda passa a mostrar a nota, a nota traz os dados da venda já preenchidos, e as contas daquela venda passam a apontar para a nota.
COMO SE CRIA O VÍNCULO
Só de um jeito: abra a venda em Vendas › Produtos (ou Vendas › Serviços) e, no menu Mais ações da linha, escolha EMITIR (NF-e, NFC-e ou NFS-e). O formulário abre com os dados e os itens da venda já preenchidos.
Nota emitida direto pelo módulo Fiscal, ou tirada por DUPLICAR de outra nota, nasce sem origem: fica só no Fiscal, sem venda, sem financeiro e sem comissão. Duplicar serve para repetir o preenchimento, não para reapontar a venda.
UMA NOTA VÁLIDA POR VENDA
Se a venda já tem nota e essa nota não está cancelada, o sistema recusa a segunda emissão: aparece "Já existe uma nota fiscal vinculada a este pedido!" e ele leva você para a nota que já existe. Vale para NF-e, NFC-e e NFS-e.
Quando a nota vinculada está CANCELADA, a trava sai do caminho e a venda aceita emitir de novo. Não existe (nem é preciso) desvincular à mão: ao emitir a nova nota pela venda, o vínculo passa para ela, junto com as contas daquela venda. A nota cancelada continua guardada no Fiscal, como manda a regra.
Ordem prática de quem emitiu a nota errada: cancele a nota (ou emita a devolução, se o prazo já passou) e depois emita a nova pela própria venda.
CANCELAMENTO
A opção Cancelar só aparece para nota APROVADA — ou corrigida por carta de correção. Nota em aberto, reprovada, denegada ou já cancelada não tem o que cancelar; numeração que se perdeu é caso de inutilização.
O sistema pede o motivo do cancelamento, com no mínimo 15 caracteres, e é esse texto que vai para o órgão.
O PRAZO É DO ÓRGÃO, NÃO DO SISTEMA. Na NF-e são 24 horas da autorização; na NFC-e o prazo é bem menor, geralmente 30 minutos; na NFS-e quem manda é a prefeitura, e varia — há cidade que só permite dentro do mês e há cidade que exige pedido no portal. O botão continua aparecendo enquanto a nota estiver aprovada, mas quem recusa é a SEFAZ depois do envio.
Passou do prazo da NF-e, o caminho é a nota de DEVOLUÇÃO (ou o cliente emite a devolução dele). Cancelamento fora do prazo não existe. E se o destinatário já registrou a confirmação da operação dele, a SEFAZ também recusa o cancelamento, mesmo dentro das 24 horas.
O QUE O CANCELAMENTO NÃO FAZ
- Cancelar a venda NÃO cancela a nota. A nota já autorizada só sai do ar sendo cancelada na SEFAZ ou na prefeitura.
- Cancelar a nota NÃO desfaz a venda, nem o financeiro, nem o estoque.
Cada cancelamento é um ato separado, e a ordem certa é primeiro a nota, depois a venda.
NA NFS-E HÁ AINDA A SUBSTITUIÇÃO: emitir uma nota no lugar de outra já aprovada. A opção só aparece nas cidades cuja prefeitura permite esse recurso.
Carta de correção serve para acertar informação acessória (dados do transporte, observação) e existe só para NF-e aprovada. Ela NÃO corrige valor, quantidade, item, CNPJ do destinatário nem data — nesses casos, cancelar ou devolver.