Inutilização de numeração: o que é, quando usar e como fazer

Inutilizar é avisar a SEFAZ de que uma faixa de números de nota NÃO vai ser usada, porque a sequência quebrou.

Exemplo real: você emitiu a nota 100, deu um problema técnico, e a próxima que saiu foi a 110. Os números de 101 a 109 ficaram no vazio. Para o fisco, número que sumiu sem explicação é indício de nota omitida — a inutilização é a explicação formal.

O prazo é até o DÉCIMO DIA DO MÊS SEGUINTE ao da quebra.

Só dá para inutilizar número que não tem vínculo fiscal nenhum: não pode estar ligado a nota autorizada, cancelada nem denegada. Em particular, número de nota DENEGADA não se inutiliza — ele já está consumido.

COMO FAZER NA TELA
Na listagem de NF-e ou de NFC-e, clique em MAIS AÇÕES › INUTILIZAR NUMERAÇÃO. Você vai para a tela INUTILIZAÇÕES DE NUMERAÇÕES, com o histórico do que já foi inutilizado. Ali, clique no botão INUTILIZAR NUMERAÇÃO e preencha:

  • NUMERAÇÃO INICIAL e NUMERAÇÃO FINAL — para inutilizar um número só, repita o mesmo número nos dois campos; para uma faixa, informe o primeiro e o último.
  • SÉRIE — vem preenchida com a série configurada, e você pode trocar se a quebra foi em outra série.
  • ANO — o ano das notas que ficaram para trás.
  • JUSTIFICATIVA — obrigatória, com no mínimo 15 e no máximo 255 caracteres. Escreva o motivo real, porque o texto vai para a SEFAZ.

Depois é só confirmar. O registro fica guardado nessa mesma tela, com número inicial, número final, série, ano, justificativa e loja.

CUIDADO COM O QUE A INUTILIZAÇÃO NÃO É
- não cancela nota emitida — para isso é o cancelamento;
- não corrige nota errada — para isso é carta de correção ou devolução;
- não "libera" um número para usar depois; ele fica queimado de vez.

A inutilização tem caráter de denúncia espontânea. Se o fisco entender que houve dolo, fraude ou simulação, pode não aceitar o pedido.

Um detalhe pouco conhecido: inutilizar numeração emitida em nome de PESSOA FÍSICA não está previsto nas regras nacionais. Só alguns estados permitem, em caráter excepcional — em outros, a tentativa volta como rejeição de schema.