Numeração das notas: série, última nota e inutilização

Cada nota fiscal tem um número único dentro de uma série, e essa sequência é controlada pelo sistema. Quando ela sai do lugar, as notas param com aviso de duplicidade.

ONDE FICA A NUMERAÇÃO
Fiscal › Opções auxiliares › Configurações, nos campos:
- Última NF-e — o número da última nota emitida; a próxima sai com o seguinte
- Série NF-e

A NFC-e tem os campos equivalentes, próprios dela: Última NFC-e e Série NFC-e.
A numeração é por loja: em empresa com filiais, cada uma tem a sua.

DUPLICIDADE: CONFIRA ANTES DE MEXER
Se a nota volta dizendo que o número já existe, a primeira coisa é procurar aquele número na listagem de notas.
Acontece bastante de a nota ter sido autorizada e a tela não ter atualizado, ou de alguém refazer a nota achando que a primeira falhou. Nesse caso não há nada a consertar: a nota válida já existe, e a segunda é que deve ser descartada.
Emitir de novo por cima cria duas notas para a mesma operação — e aí o problema deixa de ser técnico e passa a ser fiscal.

SE O NÚMERO PRECISA MESMO AVANÇAR
Ajuste o campo Última NF-e para um número que ainda não tenha sido usado e transmita de novo.
Dois cuidados: número pulado não volta atrás, e repetir um número já usado traz a mesma recusa. Confira a listagem antes de escolher.

QUANDO DUAS FONTES USAM A MESMA NUMERAÇÃO
Duas lojas com a mesma série e a mesma faixa vão colidir sempre. O mesmo vale se a empresa emite notas por outro sistema em paralelo.
Aí não adianta corrigir a numeração toda semana: o conserto é cada fonte usar uma série diferente.

NÚMEROS QUE FICARAM PARA TRÁS: A INUTILIZAÇÃO
Quando uma faixa de números foi pulada e nenhuma nota daquela faixa chegou a ser autorizada, o correto é declarar isso ao órgão emissor — e não simplesmente seguir em frente.

O caminho é: na listagem de notas fiscais, menu Mais ações no topo, opção Inutilizar numeração.
A tela pede Numeração inicial, Numeração final, Série, Ano e uma Justificativa.

Inutilizar não é apagar: é informar oficialmente que aquela faixa não será usada. Por isso só vale para números que nunca tiveram nota autorizada. Confirme isso antes.

O QUE JÁ FOI AUTORIZADO NÃO SE INUTILIZA
Nota autorizada com erro não entra em inutilização. Os caminhos são outros — cancelamento, que tem prazo, ou carta de correção, para ajustes pontuais que a legislação permite. Ambos ficam no mesmo menu Mais ações, e a escolha entre eles é assunto para a sua contabilidade.