Permissões do Financeiro: contas a pagar, contas a receber e baixa
Quando alguém da equipe não consegue fazer alguma coisa em Contas a pagar ou Contas a receber, confira nesta ordem. Na maioria dos casos a resposta aparece já nos dois primeiros passos. O Financeiro faz parte do ERP; não é um aplicativo daqueles que ficam em Meus aplicativos — não tem card, não tem teste grátis e não é vendido à parte.
1) De onde a lista de permissões foi aberta?
A lista muda conforme o aplicativo por onde você entrou nela. Aberta de dentro do Gestão de Cobranças (Organização › Usuários, ou Organização › Grupos), ela vem sem todo o lado de contas a PAGAR — Listar, Visualizar, Adicionar, Editar, Deletar, Confirmar e Cancelar confirmação de pagamento — e também sem Transferências entre contas, Imprimir recibo, Imprimir fatura, DRE gerencial e Consultar comissão de vendas. É de propósito: aquele aplicativo cuida de cobrança. Para liberar essas, abra a lista pelo ERP, em Configurações › Usuários.
2) O usuário (ou o grupo dele) tem a permissão?
Em Configurações › Usuários, o cadeado da linha abre as permissões daquela pessoa; o botão Grupos leva à lista de grupos, e lá o cadeado abre as do grupo. O que está marcado no usuário sobrepõe o que está no grupo — vale conferir os dois. As permissões desta fonte ficam na seção Movimentações financeiras. Depois de mexer, peça para a pessoa sair e entrar de novo.
3) As que mais geram chamado
Os nomes abaixo são os que aparecem na lista de permissões.
- Confirmar recebimento e Confirmar pagamento: são a baixa.
- Cancelar confirmação de recebimento e Cancelar confirmação de pagamento: são o estorno da baixa, e são separadas das de Confirmar. Quem recebeu só uma das duas consegue baixar e não consegue estornar.
- Essas mesmas quatro também são cobradas quando a baixa é feita trocando a situação da conta: se a situação escolhida confirma o lançamento, o sistema pede a permissão correspondente e responde "Você não possui permissão para confirmar recebimento!".
- Listar recebimentos e Listar pagamentos: abrem Contas a receber e Contas a pagar. Sem elas, o valor do dia na página inicial aparece riscado, o relatório daquele lado some de Relatórios › Financeiro e o atalho Ver no financeiro desaparece de dentro da venda, da ordem de serviço, do contrato e da locação (nesses, é Listar recebimentos) e de dentro da compra (aí é Listar pagamentos).
- Fluxo de caixa: além da tela de fluxo de caixa, é ela que faz aparecer os cartões de totais em cima da listagem de contas (Total do período, Vencidos, Vencem hoje, A vencer e Recebidos ou Pagos) — sem ela os cartões nem aparecem. E é ela, não a permissão de Centros de custos, que libera o relatório de Centros de custos.
- DRE gerencial e Consultar comissão de vendas: cada uma libera o seu relatório. Sem elas, o relatório nem aparece na lista de Relatórios › Financeiro.
- Editar pagamento: além de editar, é o que permite gerar a próxima fatura.
- Acessar de outros funcionários: esta não mexe em botão, mexe na lista. Sem ela a pessoa só enxerga os lançamentos que ela mesma criou — é a explicação mais comum para "sumiram as contas".
E uma que parece permissão e não é
"Não consigo mudar a situação da conta" quase nunca se resolve no cadeado. Cada situação financeira tem, no próprio cadastro dela, o bloco Bloqueio de grupos de usuários (Financeiro › Opções auxiliares › Situações). O grupo marcado ali fica proibido de aplicar aquela situação, e a pessoa recebe "Você não possui permissão para alterar esta situação!" mesmo com tudo marcado no cadeado. Tirar o grupo dessa lista resolve.
Para saber o que cada tela do Financeiro faz — e não quem pode usá-la — use as fontes do próprio módulo.