Contas a receber e a pagar: a tela por inteiro

Contas a receber e Contas a pagar são a mesma tela, virada para lados opostos. Tudo que vale para uma vale para a outra.

O TOPO DA TELA
À esquerda ficam Adicionar, Contas fixas (só em Contas a pagar) e Mais ações, o menu com a engrenagem. À direita, o botão de escolher as colunas, o filtro de período e a lupa da busca avançada.

O campo de buscar pela descrição não fica mais ao lado do período: para achar uma conta pela descrição, abra a busca avançada.

OS CINCO CARTÕES DE TOTAIS
Total do período, Vencidos, Vencem hoje, A vencer e Recebidos (ou Pagos). São o resumo do PERÍODO filtrado — mudou o período, mudam os números. É a resposta mais rápida para "quanto tenho a receber?".

Cada cartão mostra, num anel, quanto aquele valor representa do total do período. Clicar em Vencidos, Vencem hoje, A vencer ou Recebidos (Pagos) filtra a lista por eles; o Total do período não filtra.

AS COLUNAS
Descrição, Entidade, Pagamento, Data, Situação, Envio, Valor e Ações. A coluna Envio só aparece quando alguma conta da lista já teve cobrança enviada. Pelo botão de colunas, no topo, dá para mostrar outras, como Nº, Plano de contas, Centro de custo, Conta bancária, NF-e, NFS-e e Loja.

A DESCRIÇÃO DIZ DE ONDE A CONTA VEIO
Ela é montada pelo sistema e traz a origem: "Venda de nº 90", "Venda de nº 92 (1/3)", "Locação nº 5 (3 parcela)", "Assinatura nº 1 (5 parcela)".

Ou seja: dá para saber, só de olhar, se aquela conta nasceu de venda, locação, contrato ou assinatura — e qual parcela é. Conta lançada à mão mostra a descrição que você escreveu. Quando a conta veio de uma venda, compra, contrato, locação ou devolução, um ícone ao lado da descrição abre o documento de origem.

A COLUNA ENVIO
Mostra por qual canal a cobrança foi enviada pela última vez: E-mail, WhatsApp ou SMS. A cor indica como está esse envio (enviado, visualizado, com erro ou ainda na fila) e, parando o mouse em cima, aparece a data. Conta sem nenhum envio mostra Não enviado. Serve para não cobrar duas vezes nem esquecer de cobrar.

ENTIDADE NÃO É SÓ CLIENTE
A conta pode estar ligada a Cliente, Fornecedor, Transportadora, Funcionário ou Outros. É diferente do resto do sistema, onde quase tudo é cliente ou fornecedor — aqui cabe o adiantamento ao funcionário, o frete da transportadora, e o "Outros" para o que não se encaixa.

QUANDO A ENTIDADE DA CONTA É DIFERENTE DO CLIENTE DA VENDA
A conta gerada por uma venda leva o cliente da venda. Se você editar a venda e trocar o cliente, as contas dela são refeitas com o novo cliente, desde que a situação da venda lance financeiro (isso depende de como a situação está configurada). Já trocar a entidade direto na conta a receber muda só a conta: a venda continua com o cliente dela, e as duas passam a mostrar nomes diferentes.

Na venda de balcão em que você só informou nome e CPF no PDV, sem cliente cadastrado, a conta é gerada sem entidade.

E se você muda o nome no cadastro do cliente, as contas dele passam a mostrar o nome novo. Para clientes com muitos lançamentos, a troca pode levar algum tempo para aparecer em todos.

O FILTRO DE PERÍODO
Sete opções: Hoje, Esta semana, Mês passado, Este mês, Próximo mês, Todo o período e Escolha o período. A tela abre no mês corrente — por isso conta antiga ou futura "não aparece". "Todo o período" mostra tudo.

BUSCA AVANÇADA
Abre pela lupa, à direita do período. Filtra por código, descrição, entidade, plano de contas, período, valor, situação, conta bancária, centro de custo, forma de recebimento (ou de pagamento), NF-e, NFS-e e pelos campos extras da sua empresa — e pela loja, quando há mais de uma.

Os filtros de NF-e e NFS-e são os que quase ninguém usa e resolvem muito: achar a conta a partir da nota.

AS AÇÕES DE CADA LINHA
Visualizar, Editar, Deletar e o menu Mais ações da linha, com: Imprimir boleto (ou Link de pagamento, conforme a forma de pagamento), Gerar Pix, Enviar por e-mail, Enviar por WhatsApp, a confirmação da conta (é a baixa), Imprimir fatura, Imprimir recibo, Emitir nota de serviço e Duplicar recebimento (ou Duplicar pagamento). Em Contas a pagar pode aparecer também Pagar com conta integrada.

A confirmação aparece como Confirmar recebimento (ou Confirmar pagamento) e, na conta já confirmada, como Cancelar confirmação. Dependendo das situações cadastradas na sua empresa, o item aparece como Alterar situação. Clicar na situação da conta, na própria listagem, abre a mesma janela.

Duplicar é o atalho para a despesa que se repete e não está em recorrência. E Emitir nota de serviço sai daqui mesmo, sem passar pela venda.

CONTA JÁ RECEBIDA NÃO TEM MAIS BOLETO NEM LINK DE PAGAMENTO
Esta é a explicação de um "sumiu" muito comum. No momento em que você confirma o recebimento — a conta passa a aparecer como recebida/paga — o sistema retira dali tudo que serve para cobrar: Imprimir boleto, Link de pagamento, Gerar Pix e os envios por e-mail e por WhatsApp saem do menu daquela linha.

Se você insistir por outro caminho, o próprio sistema avisa: "Este lançamento já foi pago!". E na impressão de boletos em massa a mensagem é "Não é possível gerar boletos que já foram pagos".

É de propósito. O link é um convite para pagar, e aquela conta já foi paga — reenviar convidaria o seu cliente a pagar duas vezes. O que continua disponível para conta paga é o comprovante: Imprimir recibo, Imprimir fatura e o histórico do lançamento, que mostra a data da baixa e quem confirmou.

Precisa mesmo cobrar de novo, porque a baixa foi por engano? Primeiro desfaça a confirmação — pelo Cancelar confirmação do menu da linha, ou por Alterar situação, conforme o que aparecer na sua tela —, devolvendo a conta para em aberto. Com ela em aberto, o boleto e o link voltam a aparecer normalmente.

E existe uma segunda razão para não haver link, que nada tem a ver com a baixa: link e boleto só existem quando a forma de pagamento da conta emite boleto, pix ou cartão. Conta em dinheiro, por exemplo, nunca teve link para enviar.