O plano de contas que o sistema preenche sozinho
Você lança uma venda e, no financeiro, a conta já nasce classificada. Ninguém escolheu aquele plano de contas — o sistema escolheu. Saber qual ele usa em cada situação explica boa parte dos "de onde veio essa categoria?".
COMO FUNCIONA
Dentro do seu plano de contas existe uma conta reservada para cada origem: uma para venda de produto, uma para venda no balcão, uma para compra, e assim por diante. Quando o financeiro nasce de um desses lugares, é essa conta que entra automaticamente.
Elas já vêm criadas na sua base, com nome pronto. Você pode RENOMEAR e MOVER cada uma delas de lugar no plano de contas — a ligação continua valendo, porque o que o sistema guarda é a reserva, não o nome. Foi isso que aconteceu se a sua venda cai numa categoria com nome diferente do que está aqui: alguém a renomeou em algum momento.
DE ONDE VEM CADA UMA
Nos RECEBIMENTOS:
- Vendas › Produtos usa VENDAS DE PRODUTOS.
- Vendas › Balcão (PDV) usa VENDAS NO BALCÃO.
- Vendas › Serviços e Ordens de serviços › Gerenciar O.S. usam PRESTAÇÕES DE SERVIÇOS.
- Contratos › Serviços usa CONTRATOS DE SERVIÇOS.
- Contratos › Locações usa LOCAÇÃO DE EQUIPAMENTOS.
- Contratos › Assinaturas usa PRESTAÇÕES DE SERVIÇOS quando a assinatura gera serviço, e CONTRATOS DE SERVIÇOS quando não gera.
- Abertura de caixa e reforço de caixa, quando você manda gerar o recebimento no financeiro, usam AJUSTE DE CAIXA.
Nos PAGAMENTOS:
- Estoque › Compras › Produtos e Estoque › Compras › Serviços sugerem COMPRAS — e, na própria compra, você escolhe outro plano de contas em cada parcela (veja abaixo).
- Devolução e troca, quando geram uma conta a pagar ao cliente, usam DEVOLUÇÃO DE VENDAS.
- Sangria e fechamento de caixa, quando você manda gerar o pagamento no financeiro, usam AJUSTE DE CAIXA.
Repare que AJUSTE DE CAIXA existe dos dois lados: uma versão de recebimento e uma de pagamento. São contas diferentes com o mesmo nome, e é normal.
COMISSÃO DE VENDEDORES É A EXCEÇÃO
Ela existe no seu plano de contas desde o começo, mas nada a preenche sozinho. É uma conta que você escolhe à mão ao lançar o pagamento da comissão. Ela está ali só para você não precisar criar.
IMPORTAÇÃO POR PLANILHA CAI EM AJUSTE DE CAIXA
Ao importar contas por planilha, o sistema procura o plano de contas pelo NOME escrito na coluna. Se o nome não bater com nenhum plano de contas seu — ou se a coluna ficou em branco — a conta entra como AJUSTE DE CAIXA.
É o motivo mais comum de uma importação inteira aparecer classificada em Ajuste de caixa. Não é erro de importação: é nome que não bateu. Vale conferir a grafia exata das categorias antes de importar de novo.
POR QUE ISSO IMPORTA NO DRE
Um monte de lançamento em Ajuste de caixa distorce o resultado, porque essa conta normalmente não representa nada do seu negócio. Se o DRE está estranho, olhar quanto foi parar em Ajuste de caixa costuma explicar.
VOCÊ PODE TROCAR DEPOIS
O plano de contas que entra sozinho é uma sugestão, não uma trava. Ao editar o lançamento você troca por outro à vontade, e ao lançar a venda dá para escolher o plano de contas de cada parcela antes de salvar.
Na COMPRA é igual: no formulário da compra, o quadro "Defina a forma de pagamento da compra" tem a coluna Plano de contas em cada parcela. Ela vem ligada de fábrica. Se não aparecer, alguém a escondeu: clique no botão Exibir colunas, no canto do quadro das parcelas, e marque Plano de contas. Cada parcela pode ir para uma categoria diferente.
OS NÚMEROS DO PLANO DE CONTAS MUDAM
A numeração (1.1.1, 2.1.3 e por aí) é posicional: ela se recalcula conforme as contas vão sendo criadas, movidas ou apagadas. Então o número que você viu num tutorial pode não ser o mesmo da sua tela. Guie-se pelo NOME e pela conta mãe, nunca pelo número.