Lançar uma conta à mão (e as três datas)

Nem toda conta nasce de uma venda. Aluguel, energia, pro-labore, um recebimento avulso — esses você lança direto no financeiro, pelo botão Adicionar de Financeiro › Contas a pagar ou Financeiro › Contas a receber.

O formulário é uma página só, dividida em cartões, de cima para baixo. Não há abas nem passos. À direita fica o cartão Confira o resumo, que mostra o que será lançado quando você salvar.

1 — OS DADOS DO LANÇAMENTO
Descrição (obrigatória, com pelo menos 3 caracteres), Data de competência e Valor. Em empresa com mais de uma loja, aparece também a Loja.

2 — A QUEM SE REFERE
O cartão pede o cliente (em contas a receber) ou o fornecedor (em contas a pagar). Se a conta é de outra pessoa, use o link no canto do cartão — "Não é um cliente?" ou "Não é um fornecedor?" — e escolha entre Cliente, Fornecedor, Funcionário, Transportadora ou Outros.

3 — A CLASSIFICAÇÃO
Plano de contas e Centro de custo. Ao lado deles, o botão Ratear divide o valor entre mais de um plano de contas.

4 — A FORMA DE PAGAMENTO
No canto do cartão você escolhe Único ou Parcelado.

Em Único: Vencimento, Forma de pagamento e Conta bancária. Embaixo vem Recebido (ou Pago), com Sim ou Não — ou, conforme as situações cadastradas na sua empresa, o campo Situação. Marcando a conta como recebida, abre ao lado a Data do recebimento (ou Data do pagamento).

Na mesma linha ficam Desconto e Juros, em reais. Juros e desconto entram aqui, no lançamento — não só na hora da baixa. Em contas a receber, o ícone ao lado de Juros calcula os juros pela forma de pagamento. Quando a forma de pagamento tem taxa, aparece também o campo Taxas, só para leitura: ela entra no total sozinha.

5 — OBSERVAÇÃO E ANEXOS
O último cartão traz a Observação, os campos extras da sua empresa (quando existem) e o botão Adicionar anexo — o comprovante, o boleto, o contrato, o que der respaldo ao lançamento.

O TOTAL
O total, já com desconto, juros e taxas, aparece no alto do cartão Confira o resumo, como Total a pagar ou Total a receber.

AS TRÊS DATAS, E POR QUE ELAS EXISTEM
Esta é a parte que mais confunde, e é específica do financeiro:

  • VENCIMENTO — quando a conta vence. É o que manda nos cartões de Vencidos / Vencem hoje / A vencer.
  • DATA DE COMPENSAÇÃO — quando o dinheiro ficou disponível de fato. No formulário, é o campo Data do recebimento (ou Data do pagamento), que aparece quando você marca a conta como recebida. É o que manda no fluxo de caixa.
  • DATA DE COMPETÊNCIA — a que período aquela receita ou despesa PERTENCE. É o que manda no DRE.

O exemplo clássico: a conta de energia de janeiro, que vence em fevereiro e você paga em março. Competência janeiro, vencimento fevereiro, compensação março. Preencher as três é o que faz o DRE e o fluxo de caixa contarem histórias diferentes — e corretas.

PARCELAMENTO E RECORRÊNCIA
No cartão da forma de pagamento, escolha Parcelado. Aparecem:
- Intervalo entre as parcelas — Mensal, Trimestral, Semestral, Anual ou Personalizado (aí você informa a cada quantos dias). Para quinzenal, use Personalizado com 15 dias;
- Nº de parcelas e Data da 1ª parcela;
- Como aplicar o valor — Dividir ou Multiplicar (mesma lógica do contrato: dividir reparte um total; multiplicar repete um valor em cada parcela).

Não existe botão Gerar: as parcelas aparecem sozinhas numa tabela logo abaixo, assim que os campos estão preenchidos, e se refazem quando você muda algum deles. Na tabela você confere e ajusta cada parcela — Data, Valor, Forma de pagamento, Pago (ou Situação) e Observação — e inclui mais com Adicionar parcela.

Repare que, no Parcelado, vencimento e situação saem do cartão — passam a valer por parcela. Voltar para Único apaga as parcelas.

LANÇAR A PARTIR DE UM DOCUMENTO (IA)
No cabeçalho do primeiro cartão existe Adicionar com IA — só ao adicionar; ao editar uma conta, o botão não aparece. Você envia o arquivo de um boleto, cupom ou comprovante — PDF, PNG, JPG, JPEG, TIFF ou TIF —, clica em Processar com IA e o sistema lê e preenche os campos sozinho.

É o caminho mais rápido para a pilha de boletos do mês. Confira o que veio preenchido antes de salvar: o documento manda no que a leitura encontra.