Importar contas a pagar e a receber por planilha

Quando você tem muita conta para lançar — migração de outro sistema, início de uso, uma leva de despesas do mês — dá para trazer tudo de uma vez por planilha, em vez de digitar uma por uma.

ONDE FICA
Em Financeiro › Contas a receber (ou Contas a pagar), no botão MAIS AÇÕES do topo da listagem, opção IMPORTAR PLANILHA.

É a mesma tela nas duas telas: o que você importa em Contas a pagar vira despesa; o que importa em Contas a receber vira receita. Quem decide isso é por qual tela você entrou, não a planilha.

Também dá para importar contas pela tela Importação, que aceita a planilha que você já usa e traz mais opções: veja PELA TELA IMPORTAÇÃO, mais adiante.

COMECE PELA PLANILHA PADRÃO
Ao lado da área de envio fica o cartão Veja como funciona, com os três passos e o botão BAIXAR PLANILHA PADRÃO. Baixe, preencha os seus dados nela e envie de volta. É o passo que mais evita erro.

O arquivo precisa ser .xlsx, com no máximo 1.000 linhas ou 2 MB. Planilha maior que isso deve ser dividida em partes. Para enviar, clique em Selecionar planilha ou solte o arquivo na área tracejada do cartão Envie a planilha.

No mesmo cartão Veja como funciona há o atalho para importar os seus pagamentos (ou recebimentos) pelo extrato bancário, quando é isso que você tem em mãos.

AS COLUNAS
Descrição, Plano de contas, Data de vencimento, Data de competência, Data do pagamento, Forma de pagamento, Conta bancária, Valor, Destinado à e Centro de custo.

Só DESCRIÇÃO vem marcada com asterisco, mas na prática o VALOR também é obrigatório: linha sem valor (ou com valor zero) não é importada. O resto é opcional.

DEPOIS DE ENVIAR O ARQUIVO
Aparece o cartão Defina o que é cada coluna da planilha, com a sua planilha numa tabela. Em cima de cada coluna, escolha o campo correspondente do sistema, e deixe em NÃO IMPORTAR as colunas que não interessam. Se a primeira linha for de títulos, ligue a chave MINHA PLANILHA POSSUI CABEÇALHOS — senão ela vira um lançamento. Por fim, clique em IMPORTAR.

AS DATAS
Todas em dia/mês/ano. Data em outro formato faz a linha falhar.

  • Data de vencimento em branco: o sistema usa a data de hoje.
  • DATA DO PAGAMENTO PREENCHIDA JÁ TRAZ A CONTA QUITADA. Este é o detalhe que pega muita gente: se você preencher essa coluna, a conta entra confirmada, como se o dinheiro já tivesse entrado (ou saído), e é essa data que vale no fluxo de caixa. Se você quer as contas em aberto, deixe a coluna vazia.

O QUE O SISTEMA FAZ COM OS NOMES QUE VOCÊ ESCREVEU
Esta parte explica quase todo "importou mas ficou estranho":

  • PLANO DE CONTAS — tem que bater com o nome de um plano que já existe. Se não bater, o lançamento cai na categoria de ajuste de caixa; ele não cria plano novo.
  • FORMA DE PAGAMENTO e CENTRO DE CUSTO — se o nome não existir, o sistema CRIA o cadastro na hora. Por isso erro de digitação vira cadastro duplicado ("Dinheiro" e "dinhero" viram dois). Confira a grafia antes de importar.
  • DESTINADO À — o sistema procura pelo nome ou pela razão social, entre os clientes (em contas a receber) ou entre os fornecedores (em contas a pagar). Se não achar, a conta entra com a entidade Outros e o texto que você escreveu. Ele não cria cliente nem fornecedor novo — quem precisa disso importa os cadastros primeiro.

NO FINAL
Aparece uma janela com o resultado: Importação concluída, ou Importação concluída com pendências quando alguma linha não entrou. Se aparecer o botão BAIXAR PLANILHA, ele traz as linhas com problema para você corrigir e importar de novo.

Mesmo assim, a recomendação prática continua: teste com 5 ou 10 linhas antes de mandar a planilha inteira, confira o resultado na listagem e só então suba o resto.

PELA TELA IMPORTAÇÃO
Para chegar nela, abra Cadastros › Clientes, clique no botão Mais ações, na opção Importar de uma planilha, e depois em Importação, no caminho que aparece no topo da tela. Escolha Contas a pagar ou Contas a receber, no grupo Financeiro. O passo a passo comum a todos os cadastros (enviar a planilha, conferir as colunas, ver o resultado, baixar a planilha com os erros e desfazer pelo Histórico) está no artigo geral de importação. O que muda no financeiro:

  • Aceita a planilha que você já usa, em .xlsx ou .xls de até 10 MB. O sistema identifica o que é cada coluna e você confere antes de importar. Também há uma planilha modelo para baixar, se preferir.
  • Além das colunas de sempre, entram Situação, Valor pago, Juros, Desconto e Observações.
  • SITUAÇÃO DAS CONTAS: se a planilha tem a coluna Situação, aparece o card Situação das contas, com cada situação escrita na planilha e quantas linhas ela tem. Para cada uma, você escolhe como ela entra: Pela data do pagamento, uma das situações da sua empresa ou, se a planilha tem a coluna Valor pago, Pago em parte (duas parcelas).
  • Situação de conta paga sem data do pagamento: a conta entra paga, com a data do vencimento como data do pagamento.
  • Situação em aberto com data do pagamento: a conta entra em aberto e a data é ignorada.
  • Pago em parte: a conta vira duas parcelas, a 1/2 paga com o valor pago e a 2/2 em aberto com o restante.
  • DESTINADO À: o nome é procurado entre os fornecedores (contas a pagar) ou entre os clientes (contas a receber), pelo nome ou pela razão social. Para o que não existir, você escolhe: CADASTRAR O QUE NÃO EXISTIR (o padrão; cria o fornecedor ou o cliente, como pessoa jurídica quando o nome termina em LTDA, ME, MEI, EPP, EIRELI ou S/A, e como pessoa física nos outros casos) ou GUARDAR SÓ O TEXTO (como faz o botão Importar planilha). Quem não tem permissão para cadastrar fornecedores ou clientes fica com o texto.
  • CENTRO DE CUSTO: Cadastrar o que não existir ou Deixar sem vínculo.
  • Valor zerado ou em branco recusa a linha ("A coluna Valor é obrigatória.", com o nome da coluna da sua planilha). Valor negativo também: "A coluna Valor não pode ser negativa: informe o valor positivo (o tipo da conta já diz se é a pagar ou a receber)."
  • QUEM PODE: é preciso ter a permissão de importar do financeiro e também a de cadastrar contas a pagar (ou a receber). Sem a segunda, aparece "Você não tem permissão para cadastrar contas a pagar." (ou "a receber"). O financeiro precisa estar no seu plano.
  • DESFAZER: pelo botão Histórico da tela, até 10 minutos depois de a importação terminar, por quem importou (com permissão para excluir contas) ou pelo usuário master. Conta já confirmada ou já usada não é removida, e o sistema avisa quantas ficaram.

IMPORTOU ERRADO OU EM DUPLICIDADE: EXCLUIR EM LOTE
A importação pelo botão Importar planilha não tem desfazer (pela tela Importação, o prazo é de 10 minutos), mas dá para apagar várias contas de uma vez, sem ir linha a linha:

1. Abra Financeiro › Contas a receber (ou Financeiro › Contas a pagar).
2. Filtre o período e, se ajudar, busque pela descrição, para a lista mostrar só o que veio da planilha.
3. Marque a caixa de seleção de cada conta. A seleção continua valendo quando você troca de página, mas é zerada se você mudar o filtro, a busca ou o mês.
4. Com uma ou mais contas marcadas, aparece uma barra no rodapé da tela com a quantidade, o total e as ações. Clique em Excluir e confirme.

O que você precisa saber antes:
- Só o USUÁRIO MASTER vê o botão Excluir nessa barra e consegue excluir várias de uma vez. Os outros usuários continuam excluindo uma conta por vez, pela linha, se tiverem permissão para isso.
- Conta já confirmada (paga ou recebida) não é excluída: o sistema avisa e desmarca. Cancele a confirmação antes, se for o caso.
- Conta que nasceu de uma compra não sai por aqui: a mensagem manda alterar a situação da compra.
- Conta conciliada com o extrato não sai no lote. Exclua essa pela linha: o sistema pergunta se pode desfazer a conciliação.
- Conta prevista (de conta fixa que ainda não foi lançada) não tem caixa de seleção.