Dar baixa: confirmar um recebimento ou pagamento

Dar baixa é registrar que o dinheiro entrou (ou saiu). Em Financeiro › Contas a receber (ou Contas a pagar), abra o menu Mais ações da linha da conta e escolha CONFIRMAR RECEBIMENTO (ou CONFIRMAR PAGAMENTO). Clicar na situação da conta, na própria listagem, abre a mesma janela.

Dependendo das situações cadastradas na sua empresa, no lugar desse item aparece ALTERAR SITUAÇÃO, e a janela pede primeiro a situação.

O QUE A TELA PEDE
- Valor recebido.
- Data da compensação.
- Forma de recebimento (ou Forma de pagamento).
- Conta bancária.
- Observações.

Na janela Alterar situação vêm também a Situação — Em aberto, Confirmado, Cancelado e as que a sua empresa criou — e as Informações complementares. Ali, valor, data, forma e conta só se liberam quando a situação escolhida confirma o lançamento.

Embaixo dos campos fica a seção ANEXOS, que abre e fecha com um clique — é onde entra o comprovante. Na janela Alterar situação há ainda o HISTÓRICO DE SITUAÇÕES, que mostra por onde aquela conta passou, quando e quem mudou.

TAMBÉM DÁ PARA LANÇAR JÁ PAGA
No formulário da conta, marcar Recebido (ou Pago) como Sim abre a Data do recebimento (ou Data do pagamento) e a conta já nasce confirmada.

DOIS CAMPOS QUE AS PESSOAS CONFUNDEM

VALOR RECEBIDO não é obrigatoriamente o valor da conta. É quanto entrou de fato. É assim que se registra o cliente que pagou a mais (juros) ou a menos (desconto, pagamento parcial).

DATA DA COMPENSAÇÃO não é a data de vencimento nem necessariamente a data em que o cliente pagou: é quando o dinheiro ficou disponível na conta. Cheque, boleto e cartão compensam depois. É essa data que faz o valor aparecer no lugar certo do fluxo de caixa — e é por isso que "paguei hoje mas não apareceu no caixa de hoje" quase sempre é a compensação, não um erro.

A CONTA BANCÁRIA IMPORTA
É ela que diz para onde o dinheiro foi. Baixa sem conta bancária certa deixa o saldo da conta errado, mesmo com o recebimento correto.

BAIXA EM MASSA
No Mais ações do topo da listagem existem Confirmar recebimentos e Cancelar recebimentos (em Contas a pagar, Confirmar pagamentos e Cancelar pagamentos). Ao abrir esse menu aparece a coluna de caixinhas: marque as contas e escolha a ação. É o caminho para o fim do dia, quando entraram várias.

DESFAZER
A baixa pode ser desfeita — veja o artigo sobre cancelar uma baixa.