Contas fixas: a despesa que se lança sozinha todo mês
Aluguel, internet, energia, mensalidade do contador. São contas que se repetem sempre, e digitar cada uma toda semana é trabalho perdido — além de ser onde mais se esquece de lançar. A conta fixa é um molde: você cadastra uma vez e o sistema vai gerando os pagamentos.
Isto descreve as contas fixas na versão antiga, que continua valendo para as empresas que não ativaram a nova. Se na sua tela o pagamento tem a opção Recorrente ao lado de Único e Parcelado, ou aparece o alternador Previstas, a sua empresa está na nova versão — veja o artigo da nova versão.
ONDE FICA
Financeiro › Contas a pagar. No topo da tela há o botão CONTAS FIXAS (ele também está dentro de Mais ações). Para criar, ADICIONAR. Da listagem de contas fixas, o botão CONTAS A PAGAR leva de volta.
Uma coisa importante de entender antes: a conta fixa NÃO é um pagamento — ela é o molde que cria os pagamentos. Quem aparece no seu contas a pagar, e onde você dá baixa, são os lançamentos gerados por ela. Por isso as duas coisas ficam em listagens diferentes.
OS QUATRO CAMPOS QUE DEFINEM A REPETIÇÃO
Além dos dados normais de um pagamento (descrição, fornecedor, valor, plano de contas, centro de custo, forma de pagamento, conta bancária), a conta fixa tem quatro campos próprios, no cartão Defina a recorrência do formulário:
OCORRÊNCIA — de quanto em quanto tempo a conta acontece. As opções são a cada 1 dia, 7 dias, 15 dias, 20 dias, 1 mês, 2 meses, 3 meses, 6 meses ou 1 ano.
PRÓXIMO VENCIMENTO — a data de vencimento da próxima parcela a nascer. Depois de cada geração, o sistema empurra essa data conforme a ocorrência.
GERAR PAGAMENTO — com quanta antecedência o lançamento deve aparecer no contas a pagar. Vai de "no dia do vencimento" até "1 mês antes do vencimento", passando por 1, 3, 5, 7, 10, 15 e 21 dias. É este campo que resolve a pergunta "por que a conta de março ainda não apareceu": ela só nasce quando chega essa antecedência.
QUANTAS VEZES — até quando repetir. Três opções: Para sempre; Até a data (aí você informa a Data de término); ou Algumas vezes (aí você informa o número).
ATIVO OU PAUSADO
Toda conta fixa tem uma situação: Ativa ou Pausada. Só as ativas geram pagamento sozinhas. Se um contrato foi suspenso por dois meses, pause em vez de excluir — assim você não perde a configuração nem o histórico, e retoma depois.
Na listagem de contas fixas, a situação aparece em cada linha como Ativa ou Pausada. No menu Mais ações da linha ficam PAUSAR CONTA FIXA e ATIVAR CONTA FIXA.
QUANDO VOCÊ NÃO QUER ESPERAR
No mesmo menu existe GERAR PRÓXIMA FATURA. Ele cria o próximo pagamento na hora, sem esperar a data. Útil quando você acabou de cadastrar a conta e quer o lançamento já no financeiro. Na hora do cadastro dá para fazer isso direto: ligue GERAR A PRÓXIMA FATURA AGORA, no fim do cartão da recorrência, e o primeiro lançamento entra em contas a pagar assim que a conta fixa for salva.
No mesmo menu da linha ficam ainda VER NO FINANCEIRO, que abre o contas a pagar só com os lançamentos gerados por aquela conta fixa, e DUPLICAR CONTA FIXA, para cadastrar outra parecida sem começar do zero.
Se o sistema responder que não foi possível gerar porque já existe um pagamento com as mesmas características, não é erro: aquela parcela já tinha sido criada. Procure no contas a pagar antes de tentar de novo — essa trava existe justamente para você não pagar duas vezes.
RATEIO E CENTRO DE CUSTO
A conta fixa aceita rateio entre planos de contas e centros de custo, igual a um pagamento comum. O rateio configurado no molde vai junto nos lançamentos gerados — é o jeito de manter o custo de aluguel dividido entre as áreas sem refazer a conta todo mês.