Separação por dentro: situações, separar, embalar, volumes e a diferença entre excluir e remover

A tela de Separação é a fila de trabalho do estoque: cada linha é um pedido que foi enviado para separar. Ela guarda uma cópia dos produtos do pedido, uma situação e o número de volumes. Nada mais. Entender esses três elementos resolve quase toda dúvida da etapa.

AS QUATRO SITUAÇÕES DA SEPARAÇÃO
A lista é fechada e tem exatamente quatro situações, nesta ordem: Aguardando separação, Em separação, Separado e Embalado. Não existe outra, e não dá para cadastrar situações próprias aqui.
Toda separação nasce em Aguardando separação, no momento em que o pedido é enviado para a separação.
Separado e Embalado são gravados pelas ações Separar produto e Embalar produto. Em separação só é alcançada trocando a situação na mão: nenhuma ação do sistema coloca o pedido nela sozinha. É o rótulo para quem quer marcar "estou mexendo neste agora".
A situação é acompanhamento. Ela não trava nada, não movimenta estoque e não muda o pedido.

O QUE É A LISTA DE ITENS
Quando o pedido entra na separação, o sistema copia os produtos dele para a separação: nome, variação, unidade, quantidade e código. É uma cópia congelada daquele momento. Só entram itens do tipo produto; serviço não entra. Por isso, pedido que só tem serviço devolve "Não é possível separar um pedido que não possui produtos" e não entra na lista.
A separação não tem tela de edição. Depois de criada, só mudam três coisas: a situação, os volumes e a marcação de enviado para expedição. Produto, quantidade, cliente, transportadora e prazo não são editáveis ali. Para corrigir qualquer um deles, exclua a separação, ajuste o pedido e mande para a separação de novo.

O QUE "SEPARAR PRODUTO" FAZ, E O QUE ELE NÃO FAZ
Separar produto faz uma coisa só: muda a situação para Separado. Vale para vários pedidos selecionados de uma vez.
Ele não confere quantidade, não aceita baixa parcial e não permite marcar item faltante. Não existe campo de quantidade separada, de item em falta nem qualquer conferência gravada — separação parcial não existe no sistema.
A conferência é de papel. A lista impressa traz um quadradinho em branco na frente de cada item, para marcar à mão, e as colunas item, código, produto (com a variação), unidade e quantidade. Não sai código de barras na lista.
Você pode imprimir a lista de dois jeitos: por pedido, ou agrupada por produto — nesse segundo modo o sistema soma a quantidade do mesmo produto entre todos os pedidos selecionados, o que serve para buscar tudo de uma vez na prateleira. A tela também imprime a declaração de conteúdo e abre a DANFE quando o pedido já tem NF-e; a nota em si é emitida no ERP, não aqui.

O QUE "EMBALAR PRODUTO" GRAVA: VOLUMES
Embalar produto grava os volumes de cada pedido selecionado e muda a situação para Embalado. O padrão é 1.
Não existe campo de quantidade embalada por item. O que o sistema guarda do embalo é o número de volumes do pedido.
Volumes é o campo que decide quantas etiquetas saem depois: a impressão gera uma etiqueta por volume, numeradas Volume 1/3, 2/3, 3/3. Volume informado errado significa etiqueta a menos ou a mais na hora de despachar, e volume zero não gera etiqueta nenhuma.
Se só precisa corrigir o volume de um pedido que já está Embalado, repita o embalo: os volumes são regravados mesmo quando a situação não muda.
A etiqueta depende do endereço do cliente. Se um dos pedidos selecionados for de cliente sem endereço cadastrado, a impressão inteira para com "Cliente sem endereço cadastrado!" — cadastre o endereço e imprima de novo.

TROCAR A SITUAÇÃO NA MÃO
Além dos botões de separar e embalar, dá para trocar a situação diretamente, com observação. Cada troca grava uma linha no histórico com usuário, data e a observação digitada. O histórico começa vazio: a criação da separação não gera linha, só as trocas de situação.
Se você escolher a mesma situação em que o pedido já está, o sistema recusa com "Selecione uma situação diferente da atual!". É proteção contra registro repetido no histórico, não erro.

O QUE A LISTA MOSTRA — E POR QUE O PEDIDO SOME
A lista de Separação mostra apenas o que ainda não virou expedição. No instante em que a expedição é criada com aquele pedido, ele sai da lista de separação e passa a viver na tela de Expedição. Isso é o desenho, não falha. Se a expedição for excluída, o pedido volta para a lista de separação.
A lista também já vem filtrada pela loja em que você está logado; existe filtro de loja para olhar outra.
O relatório de separação se comporta diferente: ele filtra por empresa, não pela loja logada. Por isso o relatório traz pedidos de outras lojas e, a menos que você marque a opção de não listar os expedidos, traz também os que já viraram expedição.

OS FILTROS DISPONÍVEIS
Loja, número do pedido, cliente, tipo de lançamento (Vendas ou Ordem de serviço), forma de envio, transportadora, situação, já enviado para expedição, período de data e período de prazo de entrega.
Duas datas diferentes: a data da separação é o dia em que o pedido entrou na separação, não a data do pedido. E o prazo de entrega vem da previsão de entrega do pedido, copiada na criação — se o pedido não tinha previsão, o filtro de prazo não encontra aquela separação.
A forma de envio também é herdada do pedido: fica Correios quando a transportadora do pedido se chama Correios, Transportadora quando há outra transportadora, e Retirar na loja quando o pedido não tem transportadora. É sempre uma dessas três, mesmo que existam outras formas de envio cadastradas — a separação deriva o valor da transportadora do pedido.

EXCLUIR DA SEPARAÇÃO NÃO É REMOVER DA EXPEDIÇÃO
São duas ações diferentes e é aqui que mora a confusão.
Enquanto existe separação do pedido, o ERP recusa editar a venda ou a ordem de serviço com "Pedidos enviados para separação não podem ser alterados. Remova o pedido da lista de separação para poder editá-lo.", e recusa também mudar o pedido para uma situação de efeito diferente sobre estoque e financeiro.
Excluir apaga a separação: some a separação, os itens copiados e o histórico de situações, e o vínculo com a venda ou ordem de serviço é desfeito. É isso que libera o pedido para voltar a ser editado. A mensagem é "Pedido excluído com sucesso!", ou "Pedidos excluídos da separação com sucesso!" quando você exclui vários. Não tem volta: mandar o pedido de novo para a separação cria uma separação nova, do zero, em Aguardando separação.
Enviar para expedição e Remover da expedição só ligam e desligam uma marcação de "pronto para expedir" naquela separação. Essa marcação serve para você achar os pedidos pelo filtro da lista e nada mais: não cria nem apaga expedição, não impede nem libera nada na tela de Expedição. A expedição de verdade é criada lá, agrupando separações, e remover da expedição aqui não desfaz uma expedição já criada.
E não existe trava de ordem: dá para enviar para expedição um pedido que ainda está em Aguardando separação. O sistema não exige passar por Separado ou Embalado antes.

RASTREIO SÓ DEPOIS DA EXPEDIÇÃO
O código de rastreio é gravado no momento em que a expedição é criada, na tela de Expedição. Se você compartilhar por WhatsApp ou enviar o e-mail a partir da Separação, a mensagem sai com o campo de rastreio vazio, porque ainda não existe código. Espere a expedição para enviar o rastreio ao cliente.

O QUE COSTUMA DAR ERRADO
O pedido sumiu da separação. Quase sempre ele virou expedição — procure na tela de Expedição. As outras causas são filtro de situação ou de loja ativo, e alguém ter excluído a separação.
Marquei como separado e a situação não mudou, mas apareceu sucesso. Acontece quando o pedido já estava naquela situação: a troca é recusada por dentro e a tela ainda assim mostra a mensagem de sucesso. Confira a situação atual na linha do pedido.
Excluí da separação e a venda continua travada. Confirme que você excluiu a separação e não apenas removeu da expedição — remover da expedição não solta a venda. Se seguir travada, veja se o pedido não foi enviado para a separação outra vez.
O histórico da separação aparece todo como "Aguardando separação". Se acontecer, é falha de exibição do histórico: a situação atual do pedido, na linha da lista, é a informação confiável. Registre o caso no suporte.
O filtro "já enviado para expedição" só funciona para encontrar os enviados; escolher a opção de não enviados não filtra nada e a lista volta inteira.
Etiqueta saiu em quantidade errada, ou não saiu. Revise os volumes gravados no embalo daquele pedido: é ele que multiplica a etiqueta, e volume zero não imprime nada. Se a impressão parou com aviso de cliente sem endereço, cadastre o endereço do cliente e tente de novo.
O pedido não entrou na separação. Só produto entra: pedido que tem apenas serviço é recusado.

ONDE ISSO NÃO FICA
Baixa de estoque, edição da venda ou da ordem de serviço, previsão de entrega e emissão de nota fiscal são do ERP, não da Separação. Separar e embalar só gravam situação e volumes. O agrupamento em expedição, o código de rastreio e a expedição em si ficam na tela de Expedição.