Expedição x ERP: o que é do aplicativo, o que é do sistema, e o que o app trava na venda e na OS
O CONTROLE DE EXPEDIÇÃO É UM APLICATIVO À PARTE
O Controle de expedição guarda os dados dele em um banco próprio, separado do banco do ERP. São registros do aplicativo: formas de envio, separações, itens da separação, expedições e os históricos de situação de cada uma. O ERP continua dono da venda, da ordem de serviço, do cliente, do produto, do estoque, da situação do pedido e da nota fiscal.
A ponte entre os dois é uma tabela de vínculo só, essa sim no banco do ERP, que guarda o tipo do registro do ERP (venda ou ordem de serviço), o pedido e a separação correspondente. É esse vínculo que faz tudo o mais acontecer.
TRANSPORTADORAS NA EXPEDIÇÃO É O CADASTRO DO PRÓPRIO ERP
O item Transportadoras dentro da expedição não é um cadastro do aplicativo: ele cai no cadastro de transportadoras do próprio ERP, mesmos registros, mesmas regras. Não existe lista de transportadoras separada da expedição. Quem cadastra, edita ou não encontra uma transportadora está mexendo no cadastro do ERP, e é por lá que se resolve.
As formas de envio, essas sim, são do aplicativo. Cada forma de envio pode ter transportadoras vinculadas, mas só aceita transportadora que já exista no cadastro do ERP da mesma empresa; o que não existir é ignorado sem aviso.
COMO UM PEDIDO ENTRA NA SEPARAÇÃO
Pela opção Separação no Mais ações do pedido, na listagem de vendas ou de ordens de serviço (na OS, também pelo Mais ações do kanban), com uma confirmação antes.
A lista é fechada: só dois tipos de lançamento entram, Vendas e Ordem de serviço. Do lado das vendas, a opção existe nas três listagens de venda — venda de produtos, venda de serviços e venda balcão —, e todas entram na separação como Vendas. Compra, orçamento, contrato e locação não têm essa opção.
A opção Separação só aparece com três condições ao mesmo tempo: o recurso de expedição liberado para aquela loja, o pedido ainda sem separação, e o pedido já com o estoque lançado. Faltando qualquer uma delas a opção simplesmente não é exibida — não é erro nem falha de permissão.
Além disso, o pedido precisa ter produto. Pedido só de serviços é recusado com a mensagem "Não é possível separar um pedido que não possui produtos.".
O QUE É COPIADO DO PEDIDO
Só os itens do tipo produto. De cada um vão nome, código, código de barras, variação de grade, unidade e quantidade. E vão como cópia: mexer no produto, na quantidade ou no cadastro depois não altera a separação já criada.
Junto vêm o cliente, o número do pedido, a previsão de entrega do pedido (que vira o prazo de entrega), a transportadora do pedido e o valor. A separação nasce na situação Aguardando separação.
A forma de envio gravada na separação é deduzida na hora do envio, e não sai do cadastro de formas de envio: fica Correios quando a transportadora do pedido se chama Correios, Transportadora quando há qualquer outra, e Retirar na loja quando o pedido não tem transportadora.
O valor gravado é o valor TOTAL do pedido — produtos, serviços, outros e frete, já descontado o desconto — e não a soma dos produtos. É por isso que a separação de um pedido com serviço, frete ou desconto mostra um valor diferente da soma dos itens que aparecem para separar.
O ÍCONE NA LISTAGEM DE VENDAS E DE OS
Com o recurso ligado, a listagem mostra um ícone ao lado do cliente, que abre a tela do aplicativo já filtrada pelo número do pedido. Ele nasce do vínculo: sem vínculo, sem ícone.
Na venda são dois: enviado para separação enquanto a separação ainda não foi para uma expedição, e enviado para expedição depois que ela entrou em uma.
Na ordem de serviço existe só o primeiro. Quando a separação da OS entra em uma expedição, o ícone deixa de aparecer na listagem de OS. Isso não quer dizer que a OS saiu da separação nem que o vínculo caiu — ela continua travada do mesmo jeito. Se a expedição for excluída, a separação volta para a lista de separação e o ícone reaparece.
AS DUAS TRAVAS QUE O APLICATIVO CRIA NO ERP
A primeira é a edição. Enquanto existir o vínculo, abrir a venda ou a OS para editar devolve "Pedidos enviados para separação não podem ser alterados. Remova o pedido da lista de separação para poder editá-lo.".
A segunda é a troca de situação, e essa é condicional. Só barra quando a situação nova tem comportamento de lançamento de estoque diferente da situação atual, com a mensagem "Alteração de status incompatível com o já cadastrado. Remova o pedido da lista de separação para poder editar o status.". Trocar entre duas situações que se comportam igual quanto ao estoque passa normalmente. Qual situação lança estoque é assunto do ERP, definido no cadastro de situações.
As duas travas valem para a venda de produtos, a venda de serviços, a venda balcão e a ordem de serviço.
As duas só existem enquanto o recurso de expedição estiver liberado para aquela loja. Se o recurso for desligado, o sistema para de checar o vínculo: a venda volta a ser editável e a situação volta a trocar sem barreira, mesmo com o pedido ainda gravado na separação. Religando o recurso, as travas voltam — e por isso desligar o recurso não é caminho para destravar uma venda.
COMO LIBERAR A VENDA OU A OS
Excluindo o pedido da lista de separação, dentro do aplicativo. Essa exclusão apaga o vínculo e devolve a venda para edição e para troca de situação.
Excluir a expedição não libera. Apagar uma expedição não apaga o vínculo do pedido com a separação: a separação apenas volta para a lista de separação, e a venda continua travada. O caminho é sempre remover o pedido da lista de separação.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
Não aparece a opção Separação. Diagnostique nesta ordem: recurso de expedição liberado para a loja, pedido já com estoque lançado, pedido ainda sem separação. Passando nos três, confira se o pedido tem produto.
Não consigo editar a venda, ou não consigo mudar a situação. O pedido está na separação. Remova-o de lá. Se a troca de situação foi barrada mas a edição não, é porque a situação nova se comporta de forma diferente quanto ao estoque.
Apareceram duas separações do mesmo pedido. Depois que a separação entra em uma expedição, a opção Separação volta a aparecer no Mais ações daquele pedido: ela só fica escondida enquanto a separação está fora de uma expedição. Quem clicar de novo cria uma segunda separação, independente da primeira, e o pedido continua travado. Exclua da lista de separação a que sobrou.
A transportadora que cadastrei não aparece. É o cadastro de transportadoras do ERP, não do aplicativo — resolva por lá. E, na forma de envio, transportadora que não exista na empresa é descartada em silêncio.
Tirei todas as transportadoras da forma de envio e elas continuam lá. A lista de transportadoras da forma de envio só é regravada quando fica pelo menos uma selecionada; esvaziar tudo não tem efeito. Para trocar, deixe a nova selecionada em vez de esvaziar.
Mandei a OS para separação e não foi. OS sem nenhum produto não separa; a mensagem é a de pedido sem produtos. Vale igual para venda só de serviços.
O valor da separação está diferente da venda. É o total do pedido, não a soma dos produtos.
Alterei o produto e a separação continua igual. Os itens são cópia do momento do envio.
O ícone sumiu da listagem de OS. Se a separação entrou em uma expedição, é o esperado: a listagem de OS só mostra o ícone enquanto ela está na separação.