Controle de expedição: visão geral, as etapas e onde encontrar cada resposta
O Controle de expedição é um aplicativo à parte, aberto por Meus aplicativos. Ele cuida do que acontece DEPOIS que a venda ou a ordem de serviço já foi lançada: tirar a mercadoria do estoque, embalar, agrupar e despachar. Ele não vende, não emite nota fiscal e não movimenta estoque — isso é tudo do ERP.
Esta fonte é o mapa do aplicativo. Cada assunto tem uma fonte própria com o detalhe; aqui você descobre para onde ir.
AS DUAS TELAS QUE SUSTENTAM TUDO
SEPARAÇÃO. A fila de trabalho do estoque. Cada linha é um pedido enviado para separar, com uma cópia dos produtos daquele momento, uma situação e o número de volumes. É aqui que se separa, embala, imprime a lista, as etiquetas e a declaração de conteúdo.
EXPEDIÇÃO. O despacho. Uma expedição junta VÁRIAS separações num envio só, com uma forma de envio, um número próprio e o código de rastreio de cada pedido.
A ordem é essa: primeiro o pedido vira separação, depois a separação entra em uma expedição. Quem procura o pedido na expedição e não acha, quase sempre ele ainda está na separação.
COMO O PEDIDO ENTRA
Pela opção Separação no menu de ações da listagem de vendas ou de ordens de serviço. Só esses dois tipos entram, e a lista é fechada: compra, orçamento, contrato e locação não têm essa opção.
A opção só aparece com três coisas verdadeiras ao mesmo tempo: o recurso de expedição liberado para aquela loja, o pedido já com o estoque lançado, e o pedido ainda sem separação. A segunda é a que mais falha — e quem manda nela é a SITUAÇÃO do pedido, no ERP, não o aplicativo.
COMO SABER ONDE O PEDIDO ESTÁ
Depois de enviado, a própria listagem do ERP mostra um ícone ao lado do nome do cliente, e ele abre o aplicativo já filtrado por aquele pedido. Na listagem de vendas são dois: enviado para separação enquanto a separação ainda não entrou em uma expedição, e enviado para expedição depois que entrou. Na listagem de ordens de serviço existe só o de separação.
AS ETAPAS SÃO OPCIONAIS
Separar e embalar são marcações de acompanhamento, não obrigações, e não existe ordem obrigatória: dá para mandar para a expedição um pedido que ainda está em Aguardando separação.
Separar grava a situação Separado. Embalar grava a situação Embalado e o número de VOLUMES do pedido — e é só isso que o embalo guarda. Não existe quantidade embalada por item, não existe conferência item a item e não existe leitura de código de barras. Quem precisa conferir peça por peça faz isso fora do sistema e depois marca o pedido.
O que os volumes decidem é a impressão: sai uma etiqueta por volume.
O QUE O APLICATIVO TRAVA NO ERP
Enquanto o pedido estiver na separação, a venda ou a OS não pode ser editada, e a troca de situação pode ser barrada. Para liberar, exclua o pedido da lista de Separação, dentro do aplicativo. Apagar a expedição não libera a venda.
NÃO CONFUNDA COM O MELHOR ENVIO
Melhor Envio é outra integração: cálculo e contratação de frete com aquela plataforma. O Controle de expedição é o seu processo interno de separar e despachar, e a etiqueta impressa por ele é uma etiqueta do próprio aplicativo, sem rastreio dos Correios ou da transportadora.
ONDE PROCURAR CADA RESPOSTA
O que é do aplicativo e o que é do ERP, o que é copiado do pedido e as duas travas na venda e na OS: fonte da fronteira Expedição x ERP.
As quatro situações da separação, separar, embalar, volumes, e a diferença entre excluir da separação e remover da expedição: fonte da Separação por dentro.
Número da expedição, forma de envio, situações, código de rastreio e o aviso ao cliente por e-mail e WhatsApp: fonte de criar a expedição.
As três formas de envio padrão, o vínculo com lojas e as transportadoras: fonte das formas de envio.
Etiqueta por volume, romaneio, declaração de conteúdo e DANFE: fonte das impressões.
Os três relatórios, seus filtros e por que o relatório mostra mais que a tela: fonte dos relatórios.
Permissões, botões que somem e como o aplicativo é liberado: fonte das permissões.
ONDE O APLICATIVO MAIS RENDE
Em quem despacha muitos pedidos pequenos, como e-commerce e marketplace; em quem tem estoque grande, onde achar o item já é parte do trabalho; e em operação com mais de uma pessoa no processo, porque cada etapa fica registrada com usuário e data. Se o volume é baixo e quem vende é quem entrega, a venda sozinha já resolve.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
Não aparece a opção Separação. Na maioria dos casos o pedido está numa situação que ainda não lançou estoque. Depois disso, veja se ele já não foi enviado antes e se o recurso está liberado para a loja.
Não consigo mais editar a venda. Ela está na separação. Remova o pedido de lá.
O pedido sumiu da lista de Separação. Ele virou expedição — procure na tela de Expedição.
Não acho o pedido na listagem, mas ele aparece no relatório. As telas mostram só a loja em que você está logado; os relatórios são por empresa.