Tipos de documentos da Área da Contabilidade

Na Área da Contabilidade, todo arquivo que o escritório envia ao cliente entra classificado por um TIPO de documento. É essa classificação que faz a guia cair na tela certa e o cliente achar o que procura sem ligar para o escritório.

ONDE FICA
Documentos › Opções auxiliares › Tipos de documentos. A tela lista o que já existe e permite buscar por nome, por departamento e pela marcação de disponível para o cliente.

A LISTA JÁ VEM PRONTA
Quando o escritório é criado, o sistema já traz uma lista padrão separada por departamento. Alguns do que vêm:
- Contábil: Balancete, Balanço Patrimonial, DRE, Livro Razão, Diário de Transações.
- Fiscal: DARF IRPJ, DARF CSLL, DARF PIS, DARF COFINS.
- Pessoal: Folha de Pagamento, Guia FGTS, Guias de INSS - GPS, RAIS, CAGED, DIRF, TRCT, Aviso / Recibo de Férias, Convenção Coletiva.
- Administrativo: Honorários Contábeis.
- Registro de empresas: Contrato Social, Cartão CNPJ, Inscrição Estadual, Inscrição Municipal, alvarás e certidões negativas.

Ou seja: na maioria dos escritórios não é preciso cadastrar nada para começar a enviar documento. Você mexe aqui quando trabalha com algo que a lista padrão não previu.

OS CINCO DEPARTAMENTOS
Administrativo, Fiscal, Contábil, Pessoal e Registro de empresas — os mesmos cinco que aparecem no menu Documentos.

O departamento decide em qual tela o tipo vai aparecer na hora de enviar o arquivo, porque cada tela de documentos mostra só os tipos do seu departamento.

É o motivo mais comum de "cadastrei o tipo e ele não aparece": ele existe, só está listado em outra tela.

O PERÍODO DE APURAÇÃO
Quatro opções: Sem período de apuração, Mensal, Trimestral e Anual. Ele diz de que competência é o documento — balancete e folha são mensais, RAIS e DIRF são anuais, contrato social não tem competência.

Vale escolher com atenção: é o período que organiza o histórico do cliente por competência, e não por data de envio.

DISPONÍVEL PARA O CLIENTE
Cada tipo tem essa marcação, e a listagem permite filtrar por ela. Serve para revisar de uma vez o que o escritório considera material do cliente e o que é de uso interno.

COMO CADASTRAR UM TIPO NOVO
Na tela de Tipos de documentos, clique em adicionar e informe:
- o nome do documento;
- o departamento a que ele pertence;
- o período de apuração;
- se ele fica disponível para o cliente.

Salve, e o tipo já aparece na hora de enviar arquivo naquele departamento. Na própria listagem dá para visualizar, editar e excluir.

UM CUIDADO ANTES DE EXCLUIR
O tipo é a etiqueta dos arquivos que você já enviou. Se ele está em uso e o nome ficou ruim, prefira renomear a excluir — assim o histórico do cliente continua fazendo sentido.