O.S.: o que preencher no formulário
O formulário da O.S. (Ordens de serviços › Gerenciar O.S., botão Adicionar) é o mais completo do sistema. Os campos obrigatórios são Cliente, Situação, Entrada e Canal de venda — e o canal já vem preenchido com o canal padrão.
INFORME OS DADOS DA ORDEM DE SERVIÇO
Sempre aparecem: Cliente, Situação e Entrada (com data e hora). Os demais ficam escondidos até você ligá-los: Número (o sistema sugere), Saída, Canal de venda, Centro de custo e Prioridade.
Para mostrar ou esconder um campo, clique no botão de três linhas no canto do card (dica "Exibir campos") e marque o que quer ver ("Escolha o que aparece neste card."). A escolha é sua, de usuário, e vale também para a venda e o orçamento. Na primeira vez que você abre o formulário, o sistema já liga sozinho os campos que você usou em pelo menos duas das suas últimas ordens.
A PRIORIDADE tem cinco níveis: Baixa, Média, Alta, Urgente e Muito urgente. Se o campo não aparece, ligue "Prioridade" em Exibir campos. Não é enfeite: o Painel conta as O.S. por prioridade, e a listagem filtra por ela. Quem tem bancada cheia usa isso para decidir o que pega primeiro.
A data de SAÍDA é o prazo de entrega. Deixar em branco joga a O.S. no grupo "Sem prazo" do Painel — ela não some, mas some do controle de prazos. Se o campo não aparece, ligue "Saída" em Exibir campos.
DEFINA OS RESPONSÁVEIS PELA ORDEM DE SERVIÇO
Dois campos separados: Vendedor / Responsável e Técnico. Podem ser pessoas diferentes na mesma O.S., e a comissão segue quem estiver configurado na regra da empresa. O card aceita mais de um Técnico, pelo botão Adicionar técnico no rodapé dele.
DESCREVA OS EQUIPAMENTOS DA ORDEM DE SERVIÇO (ou OS VEÍCULOS, em oficina)
Aqui está o que faz a O.S. ser O.S. Cada equipamento tem: Equipamento (obrigatório), Marca, Modelo, Série, Condições, Defeitos, Acessórios, Solução, Laudo e Termos.
Dá para acrescentar mais de um equipamento na mesma ordem, pelo botão Adicionar equipamento; cada um vira um bloco (EQUIPAMENTO 1, EQUIPAMENTO 2…) com a lixeira Remover equipamento.
Todos esses campos são de DIGITAÇÃO LIVRE. Não existe um cadastro de equipamentos para escolher numa lista, nem autocompletar, nem árvore de patrimônio: em cada O.S. você digita o equipamento e os seus dados. Quem precisa controlar bens próprios da empresa usa outro caminho, o aplicativo de Controle de Bens.
A divisão entre os campos importa no atendimento: Condições e Defeitos descrevem como o aparelho chegou; Solução e Laudo, o que foi feito; Acessórios registra o que veio junto — e é esse campo que evita discussão na entrega sobre carregador, capa ou cabo.
ADICIONE OS PRODUTOS E PEÇAS / ADICIONE OS SERVIÇOS E MÃO DE OBRA
Duas listas separadas, com item, quantidade, valor e subtotal. As colunas Detalhes (só em produtos) e Desconto ficam escondidas até você ligá-las no botão "Exibir colunas" do card; mesmo escondidas, o lápis da linha abre a janela do item com todos os campos. O desconto por item pode ser em reais ou porcentagem.
CONFIRA O TOTAL DA ORDEM DE SERVIÇO
O total da O.S. é quebrado em Mão de obra, Peças, Frete, Outros e Desconto (este, na O.S., só em reais). Essa separação é própria da O.S. — e é ela que permite responder "quanto foi de peça e quanto foi de serviço?" sem abrir item por item.
No fim do card fica a chave Exibir valor total na impressão ("Desligado, a impressão sai sem o valor total."), para quando você prefere entregar o documento sem o total fechado.
ENDEREÇO DE ENTREGA, OBSERVAÇÃO E ANEXOS
Dá para informar endereço de entrega diferente do cadastro. No fim do formulário, o card "Insira as informações de observação e anexos" reúne o botão Adicionar anexo (até 5MB por arquivo; o aviso do limite não aparece mais na tela, mas o limite continua) e dois campos de observação: Observação ("Sai na impressão") vai no documento; Observação interna ("Uso interno, não sai na impressão") fica só para a equipe.