Relatórios de estoque: quais existem e quando usar cada um

Em Relatórios › Estoque cada relatório é um cartão, com uma frase e o link Abrir relatório ›. São seis para todas as empresas e sete para quem usa controle de lote — o sétimo é Lotes. Eles se dividem em dois grupos: o que você TEM e o que você COMPROU.

Só aparecem os cartões que o seu grupo de usuários pode abrir. Sem nenhum, a tela mostra "Nenhum relatório disponível — Seu grupo de usuários não tem permissão para os relatórios de estoque."

O que você tem

ESTOQUE — a posição atual dos produtos. Os filtros são loja (para quem tem mais de uma), se o produto está ativo, nome e código do produto, situação do estoque, grupo e fornecedor. A situação do estoque tem as opções Independe, Somente com estoque menor ou igual a zero, Somente com estoque acima de zero, Somente com estoque mínimo alcançado e Somente com estoque máximo alcançado.

É a foto de agora: quanto tem de cada item, em cada loja. Serve para a reposição, para o pedido ao fornecedor e para responder "tem em estoque?" sem abrir produto por produto. Filtrando por estoque mínimo alcançado você tem, direto, a lista do que precisa comprar. Os totais aparecem em cartões no topo, e o card "Outros valores de venda" mostra o total do estoque em cada tabela de preço marcada nas colunas.

INVENTÁRIO — o movimento no período: estoque anterior, entradas, saídas e saldo de cada produto. Os filtros são loja, período, nome e código do produto, situação do estoque, grupo e fornecedor.

A diferença para o anterior é o TEMPO: o de estoque mostra o saldo de agora; o inventário mostra o que entrou, o que saiu e o que sobrou no período. É o documento da conferência física e o caminho para a posição em uma data passada.

LOTES — aparece só para quem usa controle de lote. Mostra cada lote com o saldo e a validade: Cód. interno, Produto, Nº do lote, Loja, Fabricação, Validade, Saldo e Situação. Os filtros são loja, nome e código do produto, número do lote, período de fabricação, período de validade e situação (Todas, Vencidos, Vence nos próximos 30 dias, Válidos, Sem data de validade). A chave Exibir lotes zerados traz também os lotes que já acabaram — desligada, só entram lotes com saldo.

No topo, quatro cartões: Lotes, Saldo total, Vencidos e Vencem em 30 dias. Na tabela, a situação de cada lote sai como Vencido (vermelho), Vence em breve (amarelo), Válido ou Sem validade. É o relatório para tirar de uma vez a lista do que venceu ou vai vencer, em vez de abrir produto por produto.

Localização — se a localização de estoque estiver ligada para a sua empresa, o relatório de Estoque ganha o filtro Localização e a coluna Localização, e o Inventário ganha a coluna. Sem ela ligada, filtro e coluna não aparecem.

O que você comprou

COMPRAS — as compras do período, por loja, fornecedor, situação e período. Os cartões do topo mostram quantas compras, o valor total e os fretes. Responde "quanto gastei com mercadoria" e "de quem eu mais compro".

PRODUTOS COMPRADOS — o detalhe por ITEM, e não por compra. Filtra por loja, fornecedor, produto e período. É o que permite ver a evolução do preço de um produto ao longo do tempo, e comparar quanto cada fornecedor cobrou pelo mesmo item.

SERVIÇOS CONTRATADOS — o equivalente para serviço comprado (manutenção, frete, terceiros), por loja, fornecedor, serviço e período.

COTAÇÕES — as cotações do período, por loja, fornecedor e período. Guarda o histórico de quem cobrou quanto, mesmo nas cotações que não viraram compra — e é esse histórico que dá argumento na próxima negociação.

Como escolher, em uma pergunta

  • Quanto tenho agora? Estoque.
  • O que movimentou no período? Inventário.
  • O que venceu ou vai vencer? Lotes.
  • Quanto gastei com fornecedores? Compras.
  • O preço deste item subiu? Produtos comprados.
  • Quem me cobrou mais barato? Cotações.

Quando dá errado

  • "Nenhum produto para estes filtros" (ou "Nenhum lote para estes filtros") — o filtro ficou apertado demais. Troque o período ou limpe a busca avançada.
  • Não aparece o cartão Lotes — o controle de lote não está ligado para a sua empresa. Ele é ligado em Estoque › Opções auxiliares › Configurações, no campo Controle de lote.
  • O número total não ajuda a repor — estoque é sempre por loja. Relatório sem filtro de loja soma todas; filtre a loja que você vai abastecer.